Google-dokumenteilla ei ole täynnä Microsoft Office -ominaisuuksien ominaisuuksia, mutta sen hihassa on vain muutama hyödyllinen temppu. Et välttämättä löydä näitä ominaisuuksia ellei niitä etsiä.
Googlen verkkopohjainen toimistosarja on kypsynyt vuosien varrella ja tarjoaa nyt kaiken offline-yhteydestä kolmansien osapuolten lisäosien tukemiseen. Se on edelleen helppokäyttöinen toimistosarja, joka toimii kaikkialla erinomaisilla reaaliaikaisilla yhteistyöominaisuuksilla.
Google-dokumentit voivat toimia offline-tilassa. Näin voit luoda uusia asiakirjoja, jatkaa nykyisten asiakirjojen käsittelyä ja jopa katsella asiakirjoja, vaikka sinulla ei ole Internet-yhteyttä. Kun muodostat Internet-yhteyden uudelleen, muutokset synkronoidaan verkossa.
Tämä ominaisuus vaatii Google Chromea, joten se toimii Windows, Linux, Mac OS X ja Chromebookit. Voit määrittää tämän, avaa Google Drive -Web-sivusto, napsauta pyydystyspainiketta sivuston oikeassa yläkulmassa ja valitse Asetukset. Varmista Yleiset-ruudusta, että "Synkronoi työsi tähän tietokoneeseen, jotta voit muokata offline-tilassa" on käytössä ja valitse Valmis. Jos haluat käyttää Google-dokumentteja offline-tilassa, palaa Google Drive -sivustolle Chrome-laitteella, kun sinulla ei ole Internet-yhteyttä.
Google-dokumentit ovat parempia yhteistyöominaisuuksia kuin Microsoft Officen työpöydän versio. Voit työskennellä reaaliajassa, ja kaikki, joilla on pääsy dokumenttiin, voivat muokata sitä heti. Asiakirjassa näkyy muiden ihmisten kohdistimia ja ne voivat katsella niitä kirjoitettaessa reaaliaikaisesti.
Aloita tiedostojen jakaminen valitsemalla Tiedosto> Jaa. Voit kutsua yksittäisiä ihmisiä sähköpostiosoitteisiinsa tai sallia kenelle tahansa, jolla on erityinen linkki asiakirjaan muokata sitä.
Jakaminen ei ole pelkästään editointia - Share-ominaisuuden avulla voit jakaa asiakirjan yhdellä tai useammalla ihmisellä, jotta he voivat tarkastella sitä. Heillä on aina viimeisin kopio, joten tämä voi olla kätevämpää kuin sähköpostitse tiedosto. Voit myös antaa ihmisille mahdollisuuden jättää kommentteja asiakirjaan, jotta voit saada heidän panoksensa antamatta heille mahdollisuutta muokata asiakirjaasi.
Google-dokumenttien avulla voit nopeasti julkaista asiakirjan verkossa. Napsauta vain Tiedosto> Julkaise verkkoon ja napsauta Käynnistä julkaisu -painiketta. Saat julkisen linkin julkaistuun asiakirjaan, jotta voit jakaa sen muiden ihmisten kanssa ja nähdä sen. Sinun ei tarvitse isännöidä asiakirjaa omilla palvelimillasi missään.
Tämä ominaisuus on erillään jakamisen ominaisuudesta. Kun asiakirja julkaistaan, kuka tahansa, jolla on linkki, voi tarkastella sitä. Kun se on jaettu, se voidaan jakaa vain muutamien ihmisten kanssa. Kun ihmiset käyttävät yhteistä asiakirjaa, he näkevät Google-dokumenttien editori. Kun he pääsevät julkaistuun asiakirjaan, he näkevät asiakirjan tyypillisenä verkkosivustona.
Korjaavien virheiden korjaamiseksi käytä Ctrl + -näppäimistöpalkkia siirtyäksesi seuraavaan typoon nykyisessä asiakirjassa ja Ctrl +; siirtyä edelliseen typoon. Tämän avulla voit nopeasti korjata kirjoitusvirheitä vierittämättä nykyistä asiakirjaa ja etsimällä niitä punaisia korostuksia.
Google-dokumentit saivat myös äskettäin oikeinkirjoituksen tarkistusominaisuuden, jonka avulla voit nopeasti kuroa läpi nykyisen asiakirjan ongelmat. Se ominaisuus, jota se ei ollut pitkään aikaan, voit käyttää sitä vain valitsemalla Työkalut> Oikoluku.
Google-dokumentit sisältävät Google-haun voiman, jotta voit helposti lisätä linkit nykyiseen asiakirjaasi. Sen sijaan, että avaat uuden selaimen välilehden ja etsii sivua, jonka haluat linkittää, voit hakea suoraan linkin valintaikkunasta. Voit tehdä tämän napsauttamalla Lisää> Link-vaihtoehto. Kirjoita haku valintaikkunaan ja Google näyttää hakuasi vastaavia sivuja - napsauta sitä luodaksesi linkin valittuun osoitteeseen.
Sen sijaan, että käsittelisit käsin jokaisen tekstin manuaalisesti, sinun pitäisi muotoilla tekstiä tyyleillä. Tämä tarkoittaa, että sen sijaan, että asetat kaikki otsikot tiettyyn fonttikokoon ja lihavaan tekstiin, napsauta tyylilaatikkoa ja aseta ne otsikkoon 1. "
Voit myös muokata helposti eri tyylien fonttiasetuksia. Muodosta ensin jotain tekstiä, jos haluat käyttää muotoilutyyppiä, jota haluat käyttää tyyliin. Valitse tämä teksti, napsauta näytön yläreunassa olevaa tyylilaatikkoa ja napsauta sen tyylin oikealla puolella olevaa nuolta, jota haluat muokata. Napsauta "Päivitä tyylin nimi" vastaamaan -vaihtoehtoa ja tyyli käyttää nyt valitsemasi muotoilun tyyppiä.
Jos haluat tallentaa nämä räätälöidyt tyylejä ja käyttää niitä muissa asiakirjoissa, napsauta luettelon alalaidassa olevaa Asetukset-valikkoa ja valitse Tallenna nimellä oletustyylit.
Jos Google Docsin mielestä sana on typo, mutta tiedät sen olevan oikein, voit napsauttaa hiiren oikealla painikkeella kohtaa sanaa ja valita Lisää henkilökohtaiseen sanakirjaan. Voit sitten valita Työkalut> Henkilökohtainen sanakirja ja muokata sanakirjasi omassa sanakirjassasi. Jos vahingossa lisäät väärän sanan tähän luetteloon, sinun on poistettava se täältä, ennen kuin Google varoittaa sinua uudelleen.
Tämä vaihtoehto on melko uusi ominaisuus - aikaisemmin Google-dokumentit eivät sallisi poistaa tämän luettelon lisättäviä sanoja. Voit halutessasi antaa luettelon ulkoasun ja varmistaa, ettet ole vahingossa lisännyt vääriä sanoja luetteloon aiemmin.
Google Docsilla on leikepöydälle ominaisuus, joka jakaa sen koko Google-dokumentit, taulukot ja diat. Tämä leikepöytä liittyy Google-tiliisi, joten se seuraa sinua kaikissa käytössä olevissa tietokoneissa. Toisin kuin tavallisen käyttöjärjestelmän leikepöydälle, leikepöydälle voi olla useita kohteita.Leikepöytä tukee Google-dokumenttien tietoja, tekstiä, kuvia, piirroksia ja muita bittiä.
Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, valitse jokin teksti, valitse Muokkaa, käytä Web Leikepöydän valikkoa. Tämä on paras tapa kopioida tietyn tyyppisiä tietoja, kuten piirustuksia, eri Google-dokumenttien välillä. Web-leikepöydälle tallennetut tuotteet poistetaan 30 päivän jälkeen, jos et ole vuorovaikutuksessa heidän kanssaan.
Google-dokumentit sisältävät sivupalkin, joka on suunniteltu tutkimaan - avaa se napsauttamalla Työkalut> Tutkimus. Tämän sivupalkin avulla voit etsiä kuvia, lainauksia ja web-tuloksia, jotta voit helposti lisätä ne dokumenttiin. Sen avulla on myös helppo hakea akateemisia tutkimuksia ja lisätä nopeasti sopivat alaviitteet tai viittaukset MLA-, APA- tai Chicago-viittausmuotoihin. Voit lisätä viitteitä nopeasti myös web-tuloksiin - se voi olla helppo tapa rakentaa kirjasto-oppikirja.
Lisäosat ovat melko uusi ominaisuus. Nämä ovat kolmannen osapuolen ohjelmistoja, jotka on tehty Google Apps Scriptin avulla. Voit asentaa ne napsauttamalla Työkalut> Hallinnoi lisäosat. Niitä voidaan sitten käyttää lisäosien valikossa.
Voit esimerkiksi asentaa Thesaurus-lisäosan, jonka avulla voit valita minkä tahansa sanan ja napsauttaa Lisäosat> Sanasto> Löydä synonyymit valitulle sanalle, jotta voit tarkastella synonyymeja kirjoitettaessa asiakirjaa. Muita lisäosia ovat helppokäyttöinen bibliografinen luoja, kaaviontyökalu ja sisällöntuottajien generaattori.
Google Docsissa on enemmän temppuja myös hihassaan. Tiedosto> Lataa nimellä -valikko on erityisen hyödyllinen, joten voit ladata asiakirjan useissa eri muodoissa. Voit ladata sen PDF- tai Microsoft Office -asiakirjaksi, jos asiakirjan on lähetettävä tai lähetettävä sähköpostitse tiettyyn tiedostomuotoon.
