Tänään peittelemme "tylsää" Outlook-tavaraa. Ylläpito ja tietoturva, kuten Outlook 2013 -tietokannan ylläpito ja varmistaminen - täynnä tärkeitä tietoja - varmuuskopioimalla ja arkistoimalla se.
Tästä kauempaa, jos olet käyttänyt Outlookia sähköpostin kirjoittamisessa ja lähettämisessä, olet ottanut aikaa tuoda G-postikonttisi osoitekirjaan tai se, että käytät edes Outlookia osoitekirja, tarkoittaa, että sinulla on paljon tietoja, jotka tarvitsevat suojelua.
Samoin olet myös todennäköisesti viettänyt paljon aikaa ja työstää kalentereidesi luomisen, lisäämällä tehtäviä ja todo-luetteloita, ja ehkä sinulla on jopa joukko muistiinpanoja, jotka haluat tallentaa.
Kaikki tämä on vähäistä, ja varmistamme, että ainakin ainakin varmuuskopioit datatiedostosi, koska jokainen meistä voi todistaa, että se on melko turhauttavaa ja masentavaa menettää kaikki tietosi ja aloittaa sen alusta.
Aloitamme, katsotaan nopeasti Windowsin Mail-ohjauspaneelista.
Kuten kuvassa näkyy, sinulla on pääsy Outlookin asetusten kolmeen avainalueeseen. Tällöin napsauttamalla joko "Sähköpostitilit" tai "Tiedostot ..." -painikkeet avaavat saman ikkunan vastaaviin välilehtiin.
Seuraavassa kuvakaappauksessa näemme Sähköposti-välilehden, jonka avulla voit tehdä toimia sähköpostitililläsi, kuten korjaamalla tai muokkaamalla niitä. Voit myös nähdä missä tietoja tallennetaan jokaiselle tilille.
Jos haluat vaikuttaa näihin tiedostoihin suoraan, napsauta "Tiedostot" -välilehteä. Siellä on joitain käteviä asioita, joita voit tehdä täällä.
Voit esimerkiksi klikata "Avaa tiedoston sijainti" -painiketta nähdäksesi missä tiedostot sijaitsevat. Tämä on kätevä, koska haluat tietää, missä ne ovat, jos tarvitset skannauksen ja korjauksen niitä (käsitellään seuraavassa jaksossa).
Toinen hieno ominaisuus, jota voit käyttää Tilin asetukset -ikkunassa. Jos tiedostosi (tiedostojasi) on saanut valtavan määrän ja vie paljon levyasemaa (jotkut keräävät gigatavua gigatavua vanhasta sähköpostista), voit pakata sen.
Napsauta Tietotiedostot-välilehden "Asetukset" -painiketta ja napsauta sitten "Pienennä nyt", kun haluat pienentää Outlook-datatiedoston kokoa.
Mail-ohjauspaneeli on luotettava tapa säilyttää tietojasi ja profiileja, mutta se ei ole ainoa tapa, ja Outlook-sovellus antaa sinun myös hallinnoida postilaatikoihin. Näytämme nämä tarkastukset heti sen jälkeen, kun osoitamme, miten korjaat tietosivustosi.
Jos et ole huomannut tähän mennessä, Outlook-tiedot tallennetaan .PST- tai .OST-tiedostoon, ja suurimman osan ajasta ei ole mitään vikaa.
Valitettavasti joskus tietosi muuttuvat vioittuneiksi, mikä ei ole sama asia kuin sanoa, että se on huono tai toivottomasti palautumaton, sinun tarvitsee vain käyttää mukana olevaa Saapuneet-kansion korjaustyökalua. Saapuneet-kansion korjaustyökalu tai "ScanPST" skannata ja korjata omat kansiotiedostot, validoida ja korjata virheet ja varmuuskopioida korruptoitunut .PST- tai .OST-tiedosto vain siinä tapauksessa, että jokin vikaantuu virheen aikana.
ScanPST-työkalu löytyy Outlookin asennuskansioon, yleensä C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Kun löydät sen, kaksoisnapsauta ScanPST-apuohjelmaa käynnistääksesi sen.
Ensimmäinen asia mitä sinun tarvitsee tehdä on selata, missä .PST- tai .OST-tiedostot sijaitsevat. Seuraavassa kuvakaappauksessa näet missä ne sijaitsevat tietokoneessamme. Valitsemme yhden ja klikkaamme "Avaa".
Jos ScanPST-työkalu löytää virheitä, se ilmoittaa sinulle niin paljon ja tarjoaa korjauksen. Napsauta aptly-otsikkopainiketta käynnistääksesi korjauksen.
Kun olet valmis, ScanPST-työkalu kertoo, että Outlook-tiedosto on onnistuneesti korjattu.
Voit sulkea työkalun tai toistaa prosessin tarvittaessa muilla datatiedostoilla.
Tulee esiin joitain tärkeitä tietoja siitä, miten parhaiten arkistoida ja varmuuskopioida tietosi. Ensimmäinen asia, josta haluamme keskustella, on AutoArchive-vaihtoehtoja. Aloita napsauttamalla nauhan Tiedosto-välilehteä niin, että näet seuraavan näytön.
Huomaa välittömästi, että voit valita tilin, johon haluat osallistua (jos haluat) napsauttamalla Lisää tili -painikkeen yläpuolella olevaa avattavaa valikkoa.
Napsauta "Cleanup Tools" -painiketta ja valitse vaihtoehdoista "Mailbox Cleanup". Alla ovat valinnat, jotka näet. Kaikki täällä on omistettu rasvan leikkaamiseen postilaatikostasi ja arkistoimalla vanhoja viestejä.
Napsauttamalla "Automaattinen arkistointi" -painiketta Outlook tarkistaa automaattisesti kaikki sellaiset sähköpostikansit, jotka on määritetty sellaisenaan. Automaattisen arkistoinnin asetusten määrittämiseksi sinun on napsautettava sähköpostikansioa hiiren kakkospainikkeella ja valittava "Automaattinen arkistointi" -välilehti.
Täällä näemme tyypillisen sähköpostikansion Ominaisuudet-ikkunan. AutoArchive-välilehdessä voit muuttaa kansion automaattisen arkistoinnin. Huomaa tässä kuvakaappauksessa, että kansio on määritetty automaattiseen arkistointiin omasta aikataulustaan ja toimistaan.
Voit myös määrittää kansion automaattiseen arkistointiin Outlookin yleisten automaattisten hakuasetusten mukaan. Jos olet määrittänyt kansion oletusasetuksiin ja napsauta sitten "Default Archive Settings ...", näet seuraavan valintataulun (koska ne ovat "oletusasetuksia", kaikki tässä asetetut muutokset koskevat jokaista kansioon, joka on määritetty oletusarkkitehtuuriin).
Älä unohda, näet nämä asetukset myös avaamalla Asetukset ja valitsemalla Lisäasetukset-otsikon.
Siirrytään nyt tietojen arkistoimiseen manuaalisesti.
Yksinkertaisesti, jos et halua käyttää automaattista arkistointia tai jos haluat helpottaa arkistointiproseduuria, palaa Tilitiedot-ruudussa näkyviin Työkalut -työkaluihin ja napsauta ja valitse Arkisto, jolloin avaat seuraavan valintaikkunan.
Helppoa, haluat vain valita kansion, jonka haluat arkistoida, valita päivämäärän arkistoitaviin kohteisiin ja valita sen kansion, johon arkistoasi haluat tallentaa. Se on se, olet valmis!
Outlook-tiedostojen varmuuskopiointi on yhtä helppoa kuin .OST- tai .PST-tiedostojen kopiointi toiseen kiintolevyyn, pilvipalvelimeen, peukalo-asemaan tai johonkin muuhun tallennusvälineeseen. Muistatko, miten sijoitat datatiedostot?
Avaa Mail-ohjauspaneeli ja napsauta "Tiedostot" -painiketta. Napsauta "Avaa tiedoston sijainti ..." ja voit sitten varmuuskopioida datatiedostot.
Sivusivulla voit siirtää datatiedostojasi pysyvästi pilvipaikkaan, kuten OneDrive- tai Dropbox-kansioon, mikä varmistaa, että Outlook-tietosi on aina teknisesti varmuuskopioitu.
Jos haluat palauttaa varmuuskopioidun datatiedoston, siirrymme takaisin Tiedosto-välilehteen ja valitse "Avaa Outlook-datatiedosto".
Seuraavassa kuvakaappauksessa File Explorer avautuu automaattisesti arkistoihimme, mutta voit tietenkin selata missä tahansa datatiedostojasi.
Valitse haluamasi tiedosto ja napsauta "Avaa", jotta voit käyttää tiedostoon tallennettuja tietoja. Kun olet palauttanut, voit selata ja tarkastella kohteita normaalisti.
Jos sinun ei tarvitse enää käyttää varmuuskopioidun datatiedoston, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ylintä kansiota ja valita sulkemisasetuksen.
Tiedostojen varmuuskopiointi ja palauttaminen on pitkälti manuaalista toimintaa, mutta jos asetat kansioita automaattiseen arkistointiin usein, ja ne arkistoidaan pilapiirilevylle, niin sinulla on jonkin verran turvallisuutta.
Paras tapa varmistaa, ettet menetä tietoja, on kuitenkin rutiininomaisesti varmuuskopioida datatiedostot tukku. Onko sinulla jotain, jonka haluat lisätä? Kerro meille keskustelufoorumissamme. Kuten aina, odotamme palautetta.
