Microsoft Wordin yhdistäminen on erinomainen tuottavuustyökalu. Tietäen, kuinka luoda yksilöllisiä otsikoita ja liitetiedostoja, jotka Wordin sähköposti yhdistää perusominaisuus ei tue, voi olla elämän säästäjä, kun sinun pitää kirjoittaa sähköposteja irtotavarana.
Tämän artikkelin aikana opit käyttämään Wordin 2010 yhdistämistoimintoa, kirjoittamalla henkilökohtaisia sähköpostikohdeja ja määrittämällä eri liitteitä jokaiselle sähköpostiosoitteellesi.
Kuva M! R
Wordin yhdistäminen säästää meiltä ikävältä tehtäväksi, että saamme jokaisen vastaanottajan sähköpostiosoitteen manuaalisesti antamalla meille mahdollisuuden tuoda sähköpostiosoitteita Outlookin yhteystiedoista, Excelistä tai Access-tietolähteistä tai Word-tiedostoista.
Outlookin yhteystieto on paras vaihtoehto kolmen käyttäjän joukossa, ja jos et ole käyttänyt sitä, nyt on hyvä aika päivittää Outlook-osoitekirjaasi ja näytämme sinulle, miten se tehdään. Voit ohittaa seuraavan osan ja aloittaa kirjoittamasi viestin yhdistämisen, jos tiedät jo Outlookin yhteyden muodostamisen. Muussa tapauksessa seuraavat kaksi osaa antavat sinulle perustiedot Outlook-yhteystiedon määrittämisestä tuomalla Web-pohjaisen yhteystietoluettelon.
Outlook-yhteystiedon luominen alkaa luoda sähköpostin profiili, joka tallentaa tilisi sähköpostiosoitteen, salasanan, palvelimen tiedot ja linkit muihin tietoihin, kuten sähköposti- ja osoitteisiin.
Voit luoda joitain profiileja, joista jokainen on räätälöity tiettyyn sähköpostitilille.
Oikean profiilin nimen avulla voit tunnistaa sähköpostiprofiiliin liitetyn sähköpostitilin.
Voit määrittää sähköpostiprofiilin Internet-palveluntarjoajalta saamasi sähköpostiosoitteen tai oman sähköpostitilin avulla valitsemalla kolmannen vaihtoehdon.
Valitse "Internet-sähköposti", jos haluat käyttää POP-palvelua tarjoavan sähköpostipalvelun tarjoajan - esimerkiksi Gmailia.
Jokaisella Internet-sähköpostipalveluntarjoajalla on erilainen POP-kokoonpano, lue käyttöoppaasi oppiakseen POP-asetukset.
Onnittelut! Jos näet tämän näytön, olet määrittänyt sähköpostiprofiilin onnistuneesti. Nyt olemme valmiita asettamaan Outlookin yhteystiedot.
Voit syöttää jakelulistan manuaalisesti Outlookiin tai tuoda muita WWW-osoitteita - kuten GMail-, Yahoo- tai Hotmail-osoitekirjaa. Useimmat verkkopohjaiset sähköpostipalveluntarjoajat antavat meille mahdollisuuden viedä osoitekirjaamme Outlook-yhteensopivaan tietolähteeseen. Gmail tarjoaa esimerkiksi mahdollisuuden viedä yhteystietosi Outlook-yhteensopivaan CSV-tiedostoon.
Outlookin tuontitoiminto tukee useita tiedostotyyppejä: csv, vcard, RSS, iCalendar ja paljon muuta, joten se on loistava työkalu yhdistämistiedon jakeluverkoston luomiseen.
CSV-tiedosto kuuluu Outlookin "Muu ohjelma tai tiedosto" -kohdan alle.
ACT-tiedosto, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-tiedostot ovat joitain Outlook-ohjelmatiedostoja - me valitsemme Comma Separated Values (Windows) -tiedostotyypin.
Hanki nyt CSV-tiedosto, joka juuri vietiin Gmail-osoitekirjasta.
Kaikista näistä kansioista yhteyskansio on paras vaihtoehto yhdistämistarkoituksessa.
Outlook tarvitsee muutamia minuutteja tuoda yhteystiesi riippuen tuodun sähköpostiosoitteiden määrästä.
Meidän pitäisi pystyä käyttämään tätä yhteystietokansiota, kun Outlook on päättänyt tuoda kaikki yhteystiedotsi sähköpostin yhdistämiseen.
Aloita tyhjä asiakirja ja avaa Mailings-nauha aloittaaksesi yhdistämisen.
Ohjattu toiminto on paras tapa aloittelijoille päästä alkuun ensimmäisen yhdistämisliikuntaa varten.
Ohjattu toiminto pyytää meitä valitsemaan asiakirjamallimme yhdistämistämme varten. Sähköpostiviestit ovat nykyisen yhdistämistyön sopiva dokumenttityyppi.
Voimme aloittaa sähköpostiviestin kirjoittamisen tyhjästä asiakirjasta, mallista tai olemassa olevasta asiakirjasta.
Valitse Outlook-yhteystietokansio meidän postin yhdistämisen jakelulistalta vaiheessa 3.
Meillä on mahdollisuus käyttää mitä tahansa järjestelmästämme asetettua sähköpostiprofiilia.
Yhteystietojen on oltava yli nolla, jos Outlook tuo Gmail-osoitteen onnistuneesti.
Valitse henkilöt, jotka haluat sisällyttää sähköpostin jakeluun valitsemalla haluamasi valintaruudut.
Aloita sähköpostiosoitteesi kirjoittaminen ja lisäämällä yhdistämiskenttiä, johon haluat sijoittaa yksilöllisiä viestejä - kuten otsikkoa tai sukunimeäsi asiakirjan asianmukaisessa paikassa.
Jokainen sulautumakenttä suljetaan kaksoishevron sisään; ne korvataan yhteystietokorttitiedoilla, kun olet suorittanut ohjatun yhdistämistoiminnon.
Esikatsele sähköpostiasi nähdäksesi, miten Word käsittelee yhdistämiskentät napsauttamalla Seuraava: Esikatsele sähköpostiviestejä -linkkiä.
Jos olet tyytyväinen esikatseluun, napsauta Seuraava: sulje linkki ja Word lähettää yhdistetyn sähköpostin kaikille vastaanottajille, joilla on yhteinen aihe.
Ohjattu toiminto katkaisee yhdistämisprosessin seuraavissa vaiheissa: oikean asiakirjatyypin ja mallin valitseminen, jakelulistan luominen, yhdistämisen esikatselun arviointi ja sähköpostiviestien lähettäminen kaikille vastaanottajille.
Tässä vaiheessa saatat huomata kaksi tavallista sähköpostin kirjoitustyötä, joita ohjattu toiminto ei tue, kirjoittamalla yksilöllisiä aihepiirejä ja asettamalla erilaisia liitteitä. Meidän on käytettävä makroja, jotta ne voidaan yhdistää, mieluiten ennen ohjatun toiminnon suorittamista.
Kun kirjaimesi on auki, paina "Alt + F11" ja kaksoisnapsauta "ThisDocument" työsi Word-ikkunassa Macro editorin avaamiseksi.
Liitä tämä makrokoodi, jonka on kirjoittanut asiantuntijamakroekooderi hutchinsfairy, tyhjään ruutuun ja tallenna se.
Dim WithEvents wdapp sovellukseksi
Dim EMAIL_SUBJECT kuin merkkijono
Dim FIRST_RECORD Boolean
Private Sub Document_Open ()
Aseta wdapp = Sovellus
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Private Sub Document_Close ()
Aseta wdapp = Ei mitään
End Sub
Yksityinen ala wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal-dokumentti asiakirjana, Peruuta booleana)
Dim i kokonaislukunaKanssa ActiveDocument.MailMerge
Jos FIRST_RECORD = True Sitten
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Väärä
Muuta .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Loppu Josi = .DataSource.DataFields.Count
Tee, kun i> 0
.MailSubject = Korvaa (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
silmukkaLopeta
End Sub
Yksityinen ala wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal-dokumentti asiakirjana, ByVal StartRecord niin kauan, ByVal EndRecord kuten kauan, Peruuta kuten Boolean)
FIRST_RECORD = Totta
End Sub
Yksityinen ala wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal-dokumentti kuten asiakirja, ByVal DocResult kuin asiakirja)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Palaa asiakirjaan ja lähetä sähköpostisi napsauttamalla Seuraava: sulje linkki.
Lähetä sähköpostiviesti klikkaamalla "Sähköposti ..." -linkkiä.
Aseta aihealueeseen sopivat sulautuvat kentät, joita ympäröi kaveri.
Makro analysoi sulautumakentän ja korvaa sen vastaanottajan sukunimen kanssa, kun Word lähettää sähköpostilla asiakirjan.
Tähän mennessä olemme oppineet käyttämään ohjatun yhdistämistoiminnon ja muokkaamaan aihepiirejä - ja täydentämään tämän päivän opetusohjelmaa, näytämme kolmannen osapuolen lisäosan, jonka avulla voimme liittää eri tiedostoja jokaiselle sähköpostiosoitteelle .
Lataa lisäosa, poista se ja selvitä, että lisäosa tulee Word-dokumenttimalleiksi. Käytä Word 2003: n "CreateEMailData Word 2007 Ver02" -toimintoa, jos käytät sanaa 2007 tai 2010 ja "CreateEMailData Word 2003 Ver02".
Kopioi asianmukainen dokumenttimalli "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" -kansioon, jossa "% appdata%" on Microsoftin käynnistyskansio, sillä kyseessä on "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".
Käynnistä Word uudelleen, kun olet kopioinut tiedoston Microsoftin käynnistyskansioon, ja sinun pitäisi nähdä kaksi uutta lisäosaa: Luo datatiedosto ja Yhdistä sähköpostiosoitteeseen "Postituksen" nauhavalikossa.
Valmistele datatiedosto, jossa on kaksi saraketta oleva taulukko - vasemmanpuoleisen sarakkeen vastaanottavan sähköpostiosoitteen ja oikeanpuoleisen sarakkeen liitteenä olevan tiedoston koko polku ja tallenna se samaan kansioon kuin yhdistämisasiakirjasi "MergeAttachmentsData". Meidän on korostettava, että tiedosto on tallennettava nimellä "MergeAttachmentsData", muuten lisäosa ei löydä tiedostoa liitetiedostojen etsimiseen.
Palaa takaisin yhdistämisasiakirjaan ja jaa asiakirjat yksittäisiin tiedostoihin.
Uusi sana-asiakirja-ikkuna tulee näkyviin ja napsauta "Yhdistä sähköpostiin" -lisäosaa. Napsauta keltaisen valintaikkunan Ok-painiketta, koska olemme jo laatineet datatiedoston.
Laita asianmukainen aihe sähköpostisi kohdalle, valitse OK ja Outlook lähettää sähköpostiviestin tiedostossa määritetyn liitteineen.
Sana, jolla on monia hyödyllisiä ominaisuuksia, on todella suuri tuottavuustyökalu. Odotamme innokkaammin kirjoittamaan lisää Word-artikkeleita lukijoillemme. Keskustele samalla sivuston muiden Words-artikkeleiden kanssa.
Toivomme, että olet oppinut käyttämään Word-sanoman yhdistämistä nykypäivän artikkelista. Voit vapaasti keskustella muiden yhdistämisvihjeiden kanssa muiden kirjoittajien kanssa kommenttien osassa.
