Yritettäessä hallita yritystä näinä päivinä on erittäin tärkeää, että organisaatiokaavio pitää kaiken hallittavissa. Tässä kerromme, kuinka voit rakentaa yhden Visio 2010: een.
Tämä vieras artikkeli on kirjoittanut ystäväni yli Office 2010 Club.
Organisaatiokaavioiden tarve
Organisaatiokaaviot ovat välttämättömiä, kun yritykset alkavat keskittyä laajaan palkkaamiseen kauas saatavuudesta, tuottavuuden lisäämisestä ja eri markkinoiden kohdistamisesta. Kun otetaan huomioon tämä tarkka muutos, organisaatiokaavion luominen voi auttaa sidosryhmiä ymmärtämään kasvavaa organisaatiorakennetta ja hierarkiaa helposti. Se osoittaa organisaation perusrakenteen sekä määrittelee eri osastojen työntekijöiden väliset suhteet.
Mahdollisesti Microsoft Visio 2010 tarjoaa helpon tavan luoda organisaatiokaavio. Kuten jo aiemmin, ortodoksisia tapoja listausorganisaation hierarkiaan on käytetty määritellä osastojen rakenne sekä viestintä mahdollista mukaan lukien; vaaka- ja pystyviestinnän. Jos haluat muokata organisaatiorakenteen määritteleviä luetteloita yksityiskohtaiseksi kaavioksi, Visio 2010 sisältää lisäosan Excel-laskentataulukon tuontia varten, joka on kätevä tietojen poistamiseen laskentataulukosta organisaatiokaavion luomiseksi.
Tärkeää on, että sinun ei tarvitse tuntea olentoja organisaation hierarkioiden määrittelyyn ja kalkkiutumisrakenteen määrittelyyn, koska sinun tarvitsee vain määrittää sarake ja rivien otsikot ja tuoda ne tiedot, jotka luodaan automaattisesti kaavion määrittelemiseksi. organisatoriset hierarkit, joilla on määritelty kunkin käyttäjän henkilöllisyysedellytykset ja jotka luokitellaan niiden vastaaville yksiköille.
Organisaatiokaavioiden luominen Visio 2010: ssa
Aloittaaksesi, olemme luoneet Excel-laskentataulukon, jossa on kenttiä, Nimi, valvoja, nimitys, osasto ja puhelin. Nimi kenttä sisältää kaikkien eri osastojen työntekijöiden nimen, kun taas Valvoja kenttä sisältää ohjaajien tai tiimiohjaimien nimet. Tämä kenttä on elintärkeä organisaatiokaavion luomisessa, sillä se määrittelee kartan perusrakenteen ja hierarkian.
Käynnistä nyt Visio 2010 -ohjelma, valitse Näytä-välilehti Add-Ons-valikosta Business-vaihtoehdoista ja napsauta Organization Chart Wizard.
Tämä käynnistää ohjattu organisaation kartta, ensimmäisessä vaiheessa, ota käyttöön Tietoja, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan ja napsauta Seuraava.
Kun tuemme Excel-arkkia, valitse toinen vaihtoehto Excel-laskentataulukon tuonnille.
Määritä Excel-tiedostopolku ja jatka valitsemalla Seuraava.
Tässä vaiheessa sinun on määritettävä kentät, jotka itse määrittelevät organisaation rakenteen. Meidän tapauksessamme nämä ovat Nimi & Valvoja kenttiä. Määritä kentät napsauttamalla Seuraava jatkaaksesi.
Organisaatiokaaviona on ensisijaisesti organisaatiossa työskentelevien osastojen / työntekijöiden hierarkia, miten he ovat yhteydessä toisiinsa ja kenen valvonnassa. Tämän vuoksi tässä vaiheessa jätetään pois Supervisor-kenttä, koska sen sisällyttäminen ei ole välttämätöntä, koska Visio poistaa automaattisesti Excel-lomakkeessa määritetyn perusrakenteen. Lisää alla olevat kentät alla Näytetyt kentät luokka ja napsauta Seuraava.
Valitse nyt kentät, jotka haluat sisällyttää Organisaatiokaavion muotoihin ja napsauta Seuraava.
Tämä vaihe koskee kaavion hajoamista useisiin sivuihin, jos sinulla on 100+ työntekijää, voit halutessasi määrittää niiden sivujen lukumäärän, joille Organisaatiokaavio tulee näkyviin. Mutta meidän tapauksessamme käsittelemme paljon vähemmän tietoa, joten voimme auttaa Haluan, että velho rikkoo automaattisesti organisaatiokaavoni sivuilla vaihtoehto. Määritä nimi, jonka haluat näyttää sivun yläosassa. Jos sinulla on alle 20 hierarkiaa, kirjoita korkeimman sijoitetun organisaation työntekijän nimi ja lopeta ohjattu toiminto napsauttamalla Valmis.
Se luo organisaatiokaavion heti määritetystä Excel-laskentataulukosta. Korkein sijoittunut työntekijä näkyy organisaatiokaavion yläpuolella ja valvoo eri osastojen työntekijöitä. Kuten alla näytetään, hänen välittömät alaisensa hallinnoivat edelleen muita työntekijöitä ja niin edelleen.
Jos haluat etukäteen räätälöidä, siirry eteenpäin Org-kaavio välilehti, tässä on eri ryhmiä Org-kartan hierarkian luomiseen ja muiden työntekijöiden aseman hallintaan. Alla Järjestää ryhmä, muotoja "järjestelmiä voidaan muuttaa ja se tarjoaa helpon navigoinnin kaavion kautta. Voit myös muuttaa sijaintityyppiä ja piilottaa valitun työntekijän alaiset.
alkaen Kuva ryhmä, voit lisätä kuvan työntekijöistä, osastoista jne. Synkronointiryhmästä voit luoda synkronoidun kopion ja laajentaa valitun työntekijän alaisia. Organisaatioryhmässä voit muuttaa Organisaatiokaavion kokonaissuunnitelmaa osoitteesta Näytön asetukset mukaan lukien; muotinäytöllä, näytä jakaja, ota käyttöön / poista tuodut kentät, muuta lohkon sijainti ja täyttää värit jne.
Jos milloin tahansa, sinun on lisättävä uusi sijainti tai ilmoitettava avoin työpaikka, Organisaatiokaavion kaava on aina saatavilla vasemmalla sivupalkissa. Vedä haluamasi Organisaation kaavion muoto päädiagrammia sivulle, jotta säilytetään rakenteen eheys, eli jos haluat lisätä tietyn työntekijän alaisia, vetää sijaintimuoto olemassa olevan työntekijän muodon ruutuun.
Esimerkiksi olemme lisänneet konsulttiorganisaation, joka on suoraan toimitusjohtajan alaisuudessa, ja ylläpitää sitä. Olemme vetäneet Konsultti laatikko ja vain pudotti sen yli toimitus-ruutuun tehdä välittömän alainen asema.
Lisätietojen lisääminen uuteen sijaintiin on ruutu, napsauta hiiren kakkospainikkeella uutta sijaintia ja napsauta Ominaisuudet.
Tämä avaa Muototiedot-valintaikkunan, aloittaa täyttämällä kaikki tarvittavat tiedot ja napsauttamalla OK.
Täältä näet, äskettäin luotu asema on helposti täytettävissä kaikilla määritetyillä tiedoilla. Organisaatiokaavion laajentaminen ei enää vaadi pitkien listojen huoltoa. Suunnittelu-välilehdessä voit myös kokeilla erilaisia mallioita ja asetteluja organisaatiokaavion avulla, jotta se näyttäisi entistä loistavammalta ja ammattimaisemmalta.
johtopäätös
Organisaatiokaavio on erinomainen tapa osoittaa yksityiskohtaisia organisaatiohierarkioita; määritellyillä henkilöstöedustustoilla, osastojen rakenteilla, uusilla avoimilla työpaikoilla, uusilla työntekijöillä, äskettäin lisätyillä osastoilla, ja tärkeintä on, että eri yksiköiden ja työntekijöiden välinen vuorovaikutus on helpoin tapa.
