Aiotko luoda hyvin pitkän dokumentin, mutta vihaat ajatusta siitä, että käsittelette Wordin päädokumenttiominaisuutta? Word-asiakirjan Master-dokumenttiominaisuus on aiemmin tunnettu korruptoituneista asiakirjoista.
Pääasiakirjan käyttäminen on olemassa. Voit säilyttää erillisen tiedoston jokaiselle asiakirjan osalle ja luoda yhteisen sisällön taulukon toisessa tiedostossa. Se vaatii manuaalista muotoilua, mutta se ei ole niin vaikeaa. Voit tehdä tämän käyttämällä sisäänrakennettua otsikkotyylityyliä kaikissa erillisissä osiossa. Prosessin yksinkertaistamiseksi suosittelemme myös sijoittamaan kaikki erilliset osiotiedostot ja sisällysluettelotiedostot samaan hakemistoon.
Luo uusi Word-asiakirja sisällysluettelosta, joka ilmaisee sisällön sisältävän tiedoston nimen.
Napsauta Lisää-välilehteä nauhalla. Napsauta Teksti-ryhmässä Pika-osia ja valitse avattavasta valikosta Kenttä.
Kenttä-valintaikkuna avautuu. Valitse Valitse kenttä-ruutu alas Kenttä nimet -luettelosta ja valitse RD, joka tarkoittaa Viiteasiakirjaa.
Kirjoita kentän Sisältö-ruutuun sen sisällysluettelon sisällytettävä ensimmäisen Word-dokumentin nimi. Jos Word-tiedosto ei ole samassa hakemistossa kuin sisällysluettelotaulukko, varmista, että se sisältää tiedoston koko polun.
HUOMAUTUS: Tässä on hyödyllistä, jos pidät kaikki Word-tiedostot sisällytettäviksi sisällysluetteloon samaan hakemistoon kuin sisällysluettelon Word-tiedosto.
Jos sisällytettävä Word-tiedosto on samassa hakemistossa kuin sisällysluettelotiedosto, valitse Kenttäasetukset-ruutuun Path is relative to current doc.
Napsauta OK.
Jos asiakirjaa ei näy kenttään, napsauta Aloitus-välilehteä ja napsauta kappaleen symboli -painiketta piilotetun tekstin näyttämiseksi.
Noudata yllä olevia ohjeita jokaiselle Word-asiakirjalle, jonka haluat sisällyttää sisällysluetteloon.
Haluamme sisällyttää sisällysluettelon dokumentin alkuun ennen kenttäkoodeja, joten siirrä kohdistin ennen ensimmäistä kenttään ja paina Enter. Napsauta sitten Referenssit-välilehteä nauhalla ja napsauta Sisällysluettelo-ryhmään Sisällysluettelo. Valitse yksi automaattisesta taulukosta.
Sisällysluettelo lisätään kohdistimeen. Jos näet vain kenttänumeron (joka on samanlainen kuin syötetyt RD-koodit), laita kohdistin kentätunnukseen ja paina Alt + F9 nähdäksesi sisällysluettelon.
Huomaat, että kaikki sivut on numeroitu "1." Jokainen asiakirjamme on vain yksi sivu ja alkaa ensimmäisellä sivunumerolla "1". Tässä manuaalinen säätö tulee esiin. Sinun on muutettava kunkin sisällysluettelon sisältämien asiakirjojen aloitusnumero.
HUOMAUTUS: Tämä voi olla aikaa vievää, jos sinulla on paljon asiakirjoja. Joka kerta, kun päivität asiakirjan ja sivut muutetaan, sinun on päivitettävä kaikki asiakirjat sen jälkeen, kun alat aloittaa oikea sivunumero.
Avaa sisällysluettelossa oleva toinen asiakirja. Jos asiakirjassa ei vielä ole sivunumeroita, napsauta Lisää-välilehteä nauhalla ja napsauta Sivunumero otsikko- ja alatunniste -ryhmässä. Valitse paikka, johon haluat sijoittaa sivunumeron pudotusvalikosta ja valitse alivalikosta tyyli.
Jos haluat muuttaa aloitussivun numeroa, valitse Sivun numero uudestaan Ylä- ja alatunniste -ryhmässä ja valitse avattavasta valikosta Muotoile sivun numerot.
Syötä sivunumeroformaatin valintaikkunan aloitusnumeron Käynnistä muokkaus-ruutuun. Kun annat arvon ruudulle, valintanäppäin Käynnistä-valintaruutu valitaan automaattisesti. Napsauta OK.
Toista edellä mainitut vaiheet kunkin sivun sisällysluettelon sisältämien asiakirjojen aloitusnumeron muuttamiseksi. Kun kaikki dokumentit on päivitetty, avaa Word-tiedosto uudestaan. Aseta kohdistin Sisällys-kenttään. Jotkut vaihtoehdot näkyvät sisällysluettelon yläpuolella. Napsauta Päivitä taulukko.
Jos lisäsit lisää otsikoita mihin tahansa sisältyvään asiakirjasta, näyttöön tulee seuraava valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko päivittää vain koko taulukon sivunumerot, joihin kuuluu uusien otsikkojen lisääminen ja poistettujen otsikoiden poistaminen. Valitse haluamasi vaihtoehto ja napsauta OK.
Sivunumerot päivittyvät vastaamaan erillisissä asiakirjoissa tehtyjä muutoksia.
Tämä on ikävä prosessi, jos sinulla on paljon erillisiä asiakirjoja, jotka sisällytetään sisällysluetteloon, mutta se on keino välttää pääasiakirjojen käyttöä. Tämä ratkaisu ei ole täydellinen, mutta se toimii.
