Leikkaa aika ajoin lähetetty ja vastaanotettu sähköpostiviesti

Kuva H on kotona

Sähköposti voi helpottaa viestintää, mutta se voi myös viedä aikaa. Opi käsittelemään tulevia sähköposteja ja kirjoittamaan lähtevää sähköposteja säästää aikaa.

Vuoden 2005 kyselyn mukaan työntekijöiden haastattelut paljastivat, että sähköpostien hukkaaminen aiheutti 10 000 työntekijän yritystä menemään arviolta 152 miljoonan dollarin palkat vuodessa.

Sähköpostilla on selkeästi alamäkiä. Epäselvät sähköpostit hälventävät työntekijöitä tärkeistä työhön liittyvistä tehtävistä, pilvipalveluista ja usein ylimääräisestä työstä. Vältä sähköpostin epäkohtia noudattamalla alla olevia ehdotuksia.

Kuinka saapuvan sähköpostin voi tuhlaa aikaa?

Kuva Dvortygirl

On olemassa monia erilaisia ​​sähköpostiviestejä, jotka voivat tuhlata aikaa. Nuo jotka:

• Voidaan leikata useista viesteistä ja tiivistää kattavaan
• Älä suoraan ota yhteyttä sinuun
• Suhde sinuun, mutta ei suoraa, mikä jättää sinut epävarmaksi siitä, miten tai jos haluat vastata (ja syö aikaa)
• Älä suuntaa sinua tekemään joitain toimia (mikä on tuottamaton)
• Harkitse ja / tai kannustat tuhlata aikaa verkossa
• Ei sovi sähköpostiosoitteeseen ja on järkevämpää käyttää dynaamista viestintäkanavaa, kuten yrityskokousta tai jotain sisältöä sopivampaa muotoa (kuten monipuolinen ja itsenäinen dokumentti)

Kuinka käsitellä tulevia sähköpostiviestejä tehokkaasti

Jotta voit lukea ja käsitellä sähköposteja tehokkaasti, sinun on keskityttävä kahteen asiaan: selvittää sähköpostin viesti (tai puute) ja päättää, mitä toimia vastauksena.

Vaihe 1: Kuvaa viesti (tai puute)

Kun luet uuden sähköpostiviestin, ota mahdollisimman vähän aikaa selvittääksesi:

• Onko puhuja käsittelevät sinua suoraan tai epäsuorasti
• Onko puhuja kertonut, mitä he odottavat sinua
• Onko se tehty selkeästi
• Kokonaisviesti on merkityksellinen sinulle
• Onko yleinen viesti mielestäsi tarkoituksenmukainen ottaen huomioon suhteesi lähettäjään (tai jos hän yrittää aloittaa liikesuhteen esimerkiksi)

Tämä auttaa sinua selvittämään, miltä sähköpostiviesti on ja miten haluat vastata. Eli jos aiot reagoida ensinnäkin.

On erityisen tärkeää huomata, että puhuja tekee yhden tai useamman asian, joka voi houkutella sinua tuhlaamaan arvokasta aikaa, kuten:

• Epäselvää, mitä he yrittävät sanoa
• Käytä kieltä sekava tai eufemisti, jotta vältytään puheilta konkreettisilta termeiltä (esim. "Mielestäni meidän on oltava sydämessä sydämeen jossain vaiheessa" vs. "Voitko soittaa minulle tällä viikolla, jotta voimme puhua puhelimessa jotain tärkeää? ”)
• Räppäämällä tai menemällä pois aiheesta
• Sisältää tietoja, jotka eivät kuulu yritykseesi, sopimattomia, loukkaavia tai epäjohdonmukaisia
• Cc tai bcc'ing sinulle viestejä, jotka eivät ole sinulle tärkeitä
• Toista sama viesti eri sähköpostiviesteissä tai toista, mitä on aiemmin käsitelty muilla viestillä kuin sähköpostilla
• Kirjoittaessasi jotain, josta olet jo keskustellut ja ratkaissut - huolimattomalla tai huolimattomalla tavalla

Tällaisissa tilanteissa on oltava erityisen varovainen, jotta voimme reagoida tehokkaasti, mikä minimoi, kuinka paljon aikaa vietät viestintään. Koska on helppoa, että edellä mainitut moniselitteiset sähköpostiin liittyvät skenaariot tyhjentävät aikaa.

Vaihe 2: päättää, mitä toimia toteutetaan

Kun tiedät, mitä sanoma koskee, selvitä tuottavimmista tavoista vastata. Seuraavassa on joitain tyypillisiä vastauksia:

• Keskustelun siirtäminen parempiin tietoliikennevälineisiin, kuten puhelin- ja neuvottelupuheluihin
• Useiden ihmisten - ei sähköpostin välityksellä - toistuvaan kysymykseen vastaaminen, vaan useamman tietomateriaalin kesken, joka voidaan jakaa, kuten Google-dokumentti
• Ei vastaamassa viesteihin, jotka eivät anna selvää, mitä puhuja odottaa sinusta (vaikka se tuntuu hieman epäloogalta)
• Epäselvän viestin käsitteleminen suorilla ja lyhyillä konkreettisilla kysymyksillä, kuten "Kun haluat, että raportti on valmis?" Tai "Miten haluaisit minun osallistua tähän projektiin?"
• Puhelimen nouto ja soittaminen henkilölle milloin tahansa draamassa tai tiedonsiirron hajoaminen alkaa tapahtua - sähköpostin lähettäminen vie vain pidempään ja saattaa voimistaa konfliktia

Vaihe 3: Palaa tehtävään

Tärkeintä on, että kun olet vastannut sähköpostiviestiin (joka saattaa sisältää vastaamatta jättämistä ja sen sijaan viestin poistamista), sinun täytyy palata tehtävään. Siirry seuraavaan sähköpostiisi, joka odottaa postilaatikkoasi tai vaihda vaihteita ja palaa tosiasiallisesti tekemään työtä eikä vastaamaan muiden ihmisten pyyntöihin.

Kuinka sähköpostin lähettäminen voi tuhlaa aikaa

Kuva Adikos

Lisäksi on olemassa monenlaisia ​​sähköpostiviestejä lähetät jotka voivat tuhlata aikaa. Nuo jotka:

• Ne on kiristetty tarpeettomasti useisiin viesteihin, joista jokainen kestää aikaa ja ajatellaan räätälöidä sen sijaan, että se olisi kattava
• Älä suoraan ota yhteyttä vastaanottajaan, mikä on ponnistusta tuhlaamatta
• Ei ole tarpeeksi selkeää ja piirrä pitkät sähköpostikeskustelut ja / tai väärinkäsitykset tai ei lainkaan tuottavaa toimintaa (mikä tarkoittaa, että sinun täytyy viettää aikaa aloittaa keskustelu uudelleen myöhemmin)
• Älä suuntaa vastaanottajaa tekemään joitain toimenpiteitä, mikä on hyödytöntä
• Houkutella ja kannustaa vastaanottajaa hukkaan aikaa verkossa - mikä tarkoittaa, että se rohkaisee samaa sinua
• Ei sovellu sähköpostiformaattiin, mutta sitä paremmin viestitään reaaliaikaisen keskustelun tai oppaan tai tiedon sisältävän asiakirjan, kuten käsikirjan, blogikirjoituksen, FAQ-sivun, yrityksen raportin tai PowerPoint-esityksen kautta.

Sähköpostin lähettäminen tehokkaasti

Jotta voit kirjoittaa sähköposteja, jotka eivät tuhlaa aikaa pitkällä aikavälillä (puhumattakaan vastaanottajan ajasta), sinun on keskityttävä viiteen asiaan: ilmoittaa selkeä viesti ja pyytää vastaanottajaa ryhtymään toimiin, hyvää rakennetta käyttäen, muokkaamalla ennen kuin alat lähettää ja seurata tehokkaasti.

Vaihe 1: Ota selvää viestistäsi

Ennen kuin kirjoitat sähköpostin, sinun on saatava kristallinkirkas viesti. määrittää:

• Mitä haluat kommunikoida
• Miksi haluat ilmoittaa sen
• Mihin toimiin haluat vastaanottajan ottavan
• Miten voit parhaiten suostutella heitä ryhtymään tällaisiin toimiin

Seuraavassa on muutamia yleisiä syitä lähettää sähköpostia:

• Muistuttaa joku määräajasta
• Anna jollekulle kirjallisia ohjeita tehtävästä
• Voit kysyä nopeasti kysymyksen, johon voidaan vastata riittävästi kirjallisesti
• Vastaa nopeasti kysymykseen, johon voidaan vastata riittävästi kirjallisesti
• Siirtää aikaherkkiä tietoja pitkin
• Tarjoamaan käytettävissä olevat päivämäärät kokouksen ajaksi
• Seuratkaa kokouksen jälkeen ja osoittaa arvostusta

Kaikissa näissä esimerkeissä, lukuun ottamatta viimeistä, haluat vastaanottajan ryhtyä toimenpiteisiin (vaikka vastaus vastaisi sinulle).

Toisinaan toiminta ei näytä toimivan. Ehkä haluat:

• Siirrä kärki kärkikumppanille
• Kerro ystävillesi, että olet saapunut turvallisesti matkakohteeseesi
• Anna lyhyt päivitys siitä, miten olet tekemässä uutta kohdetta ja kuinka voit tavoittaa seuraavien viikkojen aikana

Kussakin näistä tilanteista et kerro vastaanottajaa ottamaan tiettyä toimintaa. On kuitenkin epäselvää, että niiden ei odoteta ryhtyvän mitään toimiin, kunhan annat sähköpostin asianmukaisen sulkemisen tai ainakin allekirjoittamalla nimen. He ymmärtävät, että viestintä voi helposti päätyä sähköpostisi kanssa; että heidän ei tarvitse vastata.

Vaihe 2: Pyydä vastaanottajasi ryhtyä toimenpiteisiin

Jos haluat kirjoittaa tehokkaita sähköposteja, jotka säästävät aikaa, sinun on tehtävä ne toimiviin. Ja sinun on varmistettava, että vastaanottajasi on selvillä siitä, mitä heiltä odotetaan.

Jos et ole pyrkinyt tähän, mutta yrittävät kertoa elämästään tai selittää, miksi pidät kiinni seuraavasta iPhonen mallista sen sijaan, että hankit viimeisimmän, voit unohtaa säästää aikaa, koska kynäpari kirjoittaminen vie paljon ajattelua ja aikaa.

Keskity seuraavaan tilanteeseen, kun lähetät sähköpostia toimimaan:

• Määräaikojen asettaminen
• Varasuunnitelmien laatiminen
• Tarjoaa potentiaalisia vaihtoehtoja seuraavalle toimintatavalle (esim. Ajat, jotka ovat käytettävissä henkilökohtaisessa kokouksessa, paikat, joihin voit tavata)
• Antakaa lausunto pyydettäessä
• Pyynnön tekeminen sopii kirjoittamiseen ja on todella kätevämpää käyttää toista viestintämuotoa
• Antakaa ohjeistusta tehtäväksi, jonka vastaanottaja on suostunut suorittamaan

Ole ennakoiva ja vakuuttava, kun piirrät toimivat vaiheet. Vältä avointen kysymysten pyytämistä, ellei ole muuta vaihtoehtoa. Koska avoimet kysymykset ovat päinvastaista toimivaa sisältöä.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

• Sen sijaan, että pyydät vastaanottajaa antamaan sinulle aikataulun (ja tuhlaamaan prosessiin lähetetyn sähköpostiviestin) - aloittaisit lähettämällä heille käytettävissä olevat kokousajat.
• Sen sijaan, että pyydettäisiin vastaanottajalta, mitä he ajattelevat tietystä liiketoimintapäätöksestä, hahmotella mahdolliset päätökset ja pyydä rakentamaan palautetta; näin he eivät tule keksimään jotain omasta ja sen sijaan on jotain työtä

Pidä sähköposti toimiva antamalla selkeät ohjeet lukijalle ja pitämällä sisällön toimivaa avoimen päätteen sijaan.

Tärkeintä on, että varmistat, että mikä tahansa toimenpide, jonka odotat lukijalta, ilmenee selvästi. Älä oleta, että he tietävät, että haluat järjestää kokouksen tällä viikolla vain tarjoamalla käytettävissä olevia aikoja. Älä oleta, että he tietävät, mitä työtehtävää koskevat ohjeesi. Ilmoita heille selvästi ja ystävällisesti, anna heidän tietää, mitä haluat heidän tekevän.

Vaihe 3: Hyvän rakenteen luominen

Yksi, jonka viestisi on määritelty selkeästi ja olet tehnyt sen toimivaksi, on aika järjestää sellainen tapa välittää tämä selkeys ja toimivat pyynnöt.

kohdat: Jäljempänä oleva yleinen sääntö on, että kappaleet pidetään viidessä lauseessa. Ei ole vaikea keskittyä vain pitkiin kappaleisiin web-lukemisen aikana, mutta vaikeat kappaleet antavat vastaanottajalle mahdollisuuden menettää painopiste ja ehkä jättää tärkeimmät kohdat. Tämä johtaa sitten epäluuloisiin tai tarpeettomiin vastauksiin, jotka pilkkovat viestintäkanavaa.

lauseet: Käytä aktiivista ääntä kirjoitettaessa lauseita. Pidä lauseet lyhyenä ja pisteeseen. Vältä murtumasta tangentteja tai tarpeettomasti selittämään järkeilyäsi tai tunteita asioista. Sen sijaan pidä kiinni tosiseikoista ja mitä toimenpidettä pyydät vastaanottajan ottamaa.

Sanat: Yritä olla käyttämättä suuria sanoja tai slangia, ellet tiedä, että yleisösi ymmärtää ne. Vältä vitsejä ja kulttuuriviittauksia, jotka saattavat olla väärin, koska kaikki, mitä voidaan helposti tulkita, on tehokas viestintä.

Vältä ylimääräisiä sanoja ja täyttäviä lausekkeita. "Kun otetaan huomioon nykyinen tilanne, jossa tämä on tällä hetkellä tapahtumassa, mielestäni se saattaa olla viisasta ..." on kelvollinen lausunto, joka ei vain tuhlaa sanoja ja aikaa, vaan häiritsee todellisesta sanomasta. Sen sijaan mainitse suosituksesi ilman, että täytät sen.

Toinen esimerkki: "Mietin, voisinko kysyä sinulta ..." Leikkaa tämä lause ja kysy kysymys. Se lisää myös luottamusta, koska et tunne salaa lupaa kommunikoida ennakoivasti.

välimerkkejä: Pidä välimerkit yksinkertaisina.Kelvolliset sanat ja lauseet ovat tehokkaita, kun niitä käytetään korostamaan viestinnän aloittamista jonkun kanssa, jonka kanssa haluaisit harjoitella liiketoimintaa tai henkilökohtaista suhdetta. Tällaisissa tapauksissa et välttämättä halua olla tulevia, mutta käytä joitain kohtelias lauseita, jotka osoittavat kunnioitusta ajastaan.

Pienennä pilkkujen käyttöä - tämä auttaa luonnollisesti pitämään lauseita lyhyinä. Vältä laiska-teksti-innoittamana puhetta, jossa on piste-dot-dot ja peräkkäisiä pilkkuja. Sen sijaan korjaa lauseesi oikealla englanninkielellä ja käytä supistuksia, kun se on järkevää, koska ne tekevät käsittelyn paremmin.

Lisäksi harkitse listojen välilyöntiä bullet-pisteillä ja käytä viivaa pääosien hajottamiseksi (mikä voi sisältää yhden tai useamman kappaleen).

Bullet-kohdat ja leikkauskatkokset parantavat web-luettavuutta sekä auttavat sinua järjestämään viestisi selkeämmin.

Vaihe 4: Muokkaa ennen lähettämistä

Ennen kuin lähetät sähköpostia, kestää 1-2 minuuttia lukemalla sen ääneen. Tämä auttaa sinua saamaan virheitä tai huomaamaan hankalia osia, joita et normaalisti sanoisi henkilökohtaisesti. Poista nämä ylimääräiset sanat ja yksinkertaista välimerkkejä. Bullet out luettelot ja leikata kappaleita.

Kun voit vastata seuraaviin kysymyksiin "kyllä", olet valmis lyömään "lähetä":

• Onko ilmoitus selvä?
• Ovatko odotukset toimivat ja selkeästi ilmoitettu?
• Voiko vastaanottajani onnistua saamaan viestini? Menestys tarkoittaa, että he tietävät, mistä heistä odotetaan vastausta.
• Jos roolit käännetään, voisinko saada tämän viestin onnistuneesti?

Vaihe 5: Seuraa tehokkaasti

Lisäksi on oltava ennakoiva seurata sähköpostiviestejäsi. Jos joku ei vastaa suoraan pyyntöön, älä tuhlaa aikaa miettimään, mitä tapahtui. Sen sijaan lähetä kohtelias, mutta suora seurantaviesti, jos haluat kirjautua sisään heidän kanssaan. Käytä yllä lueteltuja periaatteita. Älä tuhlaa liikaa aikaa yrittää saada vastausta; jos vastaanottaja ei kommunikoi kanssasi, tietää, milloin siirtyä tai lähestyä heitä henkilökohtaisesti.

Käytä sähköpostia säästämään aikaa

Sähköposti voi säästää paljon aikaa, jos osaat käyttää sitä tehokkaasti. Ja tämä koskee sekä lähettämistä että vastaanottamista.

Sähköpostiä käytetään parhaiten toimittamaan toimivat viestit, jotka ovat riittävän kommunikoineet kirjallisesti. Jos hyödyt sähköpostin eduista ja vältät runsaasti aikaa vieviin surkeihin, se toimii tehokkaana työkaluna.