Meille on aina kerrottu, että tietojen varmuuskopiointi on hyvä idea. No, sama käsite voi ulottua myös sähköpostiin. Voit halutessasi arkistoida sähköpostisi niin usein, kuten kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain.
Näytämme sinulle, miten voit arkistoida sähköpostin Outlook 2013: een ja tehdä sen helposti saatavilla ohjelmassa. Sähköpostisi tallennetaan .pst-tiedostoon. Sähköpostin arkistoimiseksi siirrämme sähköpostin arkistointipst-tiedostoon.
HUOMAUTUS: Kun arkistoida sähköpostisi toiseen .pst-tiedostoon, kaikki arkistoidut sähköpostit siirretään arkistotiedostoon, eivätkä ne enää ole päätiedostoissa .pst.
Aloita sähköpostiasi arkistointi napsauttamalla nauhan "Tiedosto" -välilehteä.
Napsauta Tilin tiedot -näytössä "Tyhjennystyökalu" -painiketta "Mailbox Cleanup" vieressä.
Valitse avattavasta valikosta Arkistoi ....
Arkisto-valintaikkuna avautuu. Valitse "Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot" ja valitse arkistoitava kansio. Jos haluat arkistoida kaikki sähköpostisi, valitse solmu, jonka yläosassa on sähköpostiosoitteesi.
Valitse arkistoitavien kohteiden viimeisin päivämäärä napsauttamalla avattavaa "Arkistoiminnot vanhempi kuin" -luettelosta. Kalenteri ponnahtaa esiin. Valitse päivämäärä nykyisessä kuukaudessa napsauttamalla päivämäärää tai vieritä toiseen kuukauteen päivämäärän valitsemiseksi. Kaikki valittua päivämäärää vanhemmat kohteet arkistoidaan.
Jos haluat arkistoida kohteita, joita ei ole arkistoida automaattisesti AutoArchiven avulla, valitse "Sisällytä kohteet" -valintaruutu "Automaattinen arkistointi" -valintaruudun valinta.
HUOMAUTUS: Outlook 2013: n AutoArchive toimii samalla tavoin kuin Outlook 2010: ssa.
Napsauta "Selaa" -painiketta, jos haluat muuttaa tallennuspaikan tallennuspaikan ja arkistotiedoston nimen. Napsauta OK, kun olet tehnyt valintasi.
Arkistoitu .pst-tiedosto tallennetaan valittuun paikkaan.
Huomaa, että kaikki arkistoidut sähköpostiviestit eivät ole enää saatavilla päätietosivustossa. Arkistoitu .pst-tiedosto tulee näkyviin automaattisesti Outlookissa. Jos näin ei ole, napsauta "Tiedosto" -välilehteä.
Klikkaa "Tilin tiedot" -näytön vasemmalla puolella olevaa sinistä paneelia "Avaa & vie".
Avaa "Avaa" -näytössä "Avaa Outlook-tietojoukko".
Avaa Open Outlook Data File -valintaikkuna avautuu. Siirry paikkaan, johon tallennat arkistoidun .pst-tiedoston, valitse se ja napsauta OK.
Pääsähköpostin ikkunan vasemmanpuoleisessa ikkunassa näkyy osio nimeltä "Arkistot" ja arkistoidut sähköpostit ovat käytettävissä.
Sähköpostiviestien arkistointi auttaa sinua pitämään sähköpostisi järjestyksessä, mikä helpottaa vanhojen sähköpostiviestien löytämistä ja postilaatikoiden ja kansioiden poistamista.
