Jos kerrot meille, että sähköposti on pudonnut muotia, pyydämme sinua katsomaan postilaatikoita. Jotta pystyt lajittelemaan ja järjestämään päivittäin saapuvia viestejä, on melko tärkeä tehtävä työpaikan terveydentilan ylläpitämisessä.
Se ei ole vain roskapostia. Roskaposti on edelleen olemassa, ärsyttävää elämäntapaa, mutta on olemassa keinoja käsitellä sitä. Se on muitakin sähköpostiviestejä, joita saamme - päivitykset ohjelmista, kutsut tapahtumista, postituslistat, jotka olemme [saaneet] tilauksen, mutta emme koskaan muista irtautumaan niistä - kaikki vaatii jonkinlaista tapaa järjestää, lajitella ja lähettää viestejä oikeaan paikkaansa , onko se nimetty kansio tai roskakori.
Olemme keskustelleet varsin pian Outlookista, mukaan lukien sähköpostin perusteet, kuten säveltäminen ja lähettäminen, tapoja lisätä ja vastaanottaa liitetiedostoja sekä tuoda yhteystietoja ja hallinnoida osoitekirjoja. Haluamme kiinnittää huomion nyt suurempaan kuvaan keskittymällä postilaatikon hallintaan.
Outlookilla on runsaasti sisäänrakennettuja ominaisuuksia, joiden avulla voit suodattaa postisi oikeisiin paikkoihin. Jos aloitat hiiren kakkospainikkeen napsauttamalla viestiä tai hiirtä ruutuun, huomaat, että siinä on nimeltään Quick Steps.
Jos laajennamme sitä nauhalta, voimme nähdä tämän ominaisuuden kokonaan.
Ensimmäinen asia on muistaa, että Quick Steps on periaatteessa sääntöjä (säännössä on sääntöjä, joista keskustelemme pian). Toinen asia, johon on syytä muistaa, on se, että toisin kuin säännöt, jotka toimivat kulissien takana ilman panoksesi, Quick Steps luottaa panoksesi töihin.
Ensimmäinen asia, jonka teet, on valita pikasiirto, jonka haluat luoda. Tehdään yksinkertainen havainnollistamalla asiaa.
Tässä pikaisessa vaiheessa valitsemme viestin, jota pidämme sekalaisina, ja napsautamme pikaopasta, joka siirtää viestin Misc-kansioon ja merkitsee viestin Readiksi.
Jos napsautat "Asetukset" -painiketta, näet, miten Quick Step on rakennettu ja voit myös muokata sitä, kuten lisäämällä tai poistamalla osia tai siitä.
Esimerkiksi tässä kuvakaappauksessa voit poistaa vaiheen, jossa viestit on merkitty luettavaksi, joten kaikki on siirretty Sekalaista-kansioon, mutta sen tila pysyy muuttumattomana.
Näin Quick Steps toimii, voimme viettää melkoisen ajan näyttämällä sinulle erilaisia tapoja, joilla niitä voidaan luoda ja toteuttaa, mutta haluamme siirtyä sääntöihin erottamaan.
Kuten mainitsimme, Quick Steps -toiminnot toimivat samalla kun säännöt toimivat automaattisesti kulissien takana määritettyjen kriteerien mukaisesti. Kun napsautat sääntöjä, valitse "Luo sääntö ..." avattavasta luettelosta.
Säännön luomisen ensisijaiset olosuhteet ovat melko perus-periaatteet, eikä sinun tarvitse edes tarvita ylimääräisiä vaihtoehtoja, joten siirrymme eteenpäin ja tarkastelemme niiden yksinkertaisia näkökohtia.
Seuraavassa kuvassa näet, että voit reitittää postin tietyiltä lähettäjiltä tai aiheen perusteella tai kenelle se lähetetään. Sieltä Outlook-hälytys voi näkyä visuaalisesti ja / tai äänellä. Voit myös siirtää viestin johonkin tiettyyn kansioon, joka poikkeaa Quick Step -työkalun käyttämisestä, tapahtuisi ilman syötettäsi.
Jos napsautat "Luo sääntö" -painiketta, näet seuraavan ohjatun valintaikkunan.
Voit myös napsauttaa "Uusi sääntö" Säännöt ja hälytykset -ikkunasta.
Tällöin avautuu ensimmäinen Ohjattujen sääntöjen ikkuna, joka kulkee prosessin läpi.
Säännöt ovat yllättävän yksinkertaisia, jos tiedät jo, mitä haluat sääntöä tekemään. Napsauta "Lisäasetukset ..." ja näet mitä me tarkoitamme. Sen lisäksi, että näet vaihtoehdon perustason luomis -näytöstä, löydät muitakin sääntöjä, joita voit käyttää.
Kuvittele, että ottaisimme pikaisen vaiheen, jonka olemme luoneet aiemmin ja haluamme muuttaa sen sääntöksi. Haluamme valita kriteerit edellä esitetyistä vaihtoehdoista ja napsauttaa sitten "Seuraava". Tässä tapauksessa aiomme siirtää Googlen tiliäsi lähetettävää sähköpostia.
Seuraavassa ruudussa valitaan "Siirrä määritettyyn kansioon" vaihtoehto ja sitten alhaalla klikkaamme alleviivattua linkkiä "siirrä se määritettyyn kansioon". Näytämme sitten vaihtoehdot, joiden avulla voimme reitittää postin mihin tahansa valitsemasi kansio, joka tässä tapauksessa on "Misc."
Kun napsautat "Seuraava", sinulta kysytään, onko tähän uuteen sääntöön poikkeuksia. Jos ei ole, voit napsauttaa "Seuraava" ja edetä lopulliseen näyttöön, jossa sinua pyydetään nimeämään uusi sääntö, haluatko ottaa sen käyttöön, suorittaa sen viimeistelyn jälkeen ja lopuksi , voit tarkistaa sen.
Tuo on, klikkaa "Valmis" ja olet hyvä mennä. Näet tämän säännön klikkaamalla "Säännöt" -painiketta ja valitsemalla sitten "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä" pudotusvalinnoista.
Voit muuttaa milloin tahansa sääntöäsi, lisätä uusia, tehdä kopioita, poistaa ja muita toimintoja. Älä unohda, jos haluat säilyttää säännön, mutta et halua sen toimivan koko ajan, voit vain poistaa sen vieressä olevan pienen laatikon.
Jos haluat lisätietoja siirtäessäsi automaattisesti viestejä tiettyyn kansioon, suosittelemme, että tutustu tähän artikkeliin.
Saat paljon sähköposteja, joita et halua tai tarvitsevat, olivatpa he sitten yliluonnollisia vanhempia tai suoraan roskapostia, pitää postilaatikkosi kourallinen ja hyvin hoidettu on suuri haaste, jos et osaa käyttää käytettävissänne olevia työkaluja.
Kuten näet näkyvästi Ribbon-näytöllä, on osa, joka on kokonaan omistettu poistamaan asioita, joista tärkein on iso "Poista" -painike ja sen jättiläinen X.Voit myös valita viestin tai viestiryhmän ja napsauttaa kyseistä painiketta tai koskettaa vain näppäintä "Poista".
Katsotaanpa, että poistetaan osio hieman enemmän ja katso, mitä muuta se on tarjota. Ensinnäkin on "Ohita" -painike.
Mitä Ignore tekee? Kun valitset viestin tai keskustelun ja napsautat "Ohita", näyttöön tulee valintaikkuna.
Ero tämän ja yksinkertaisesti poistamalla keskustelu on, että sivuuttaminen koskee tätä ja kaikkia tulevia viestejä, mikä tarkoittaa, että jos olet postituslistalla ja vastaajat pitävät vastaamatta kaikki, et enää näe niitä, mikä on melko hyödyllistä .
Toinen huomionarvoinen vaihtoehto on Clean Up -ominaisuus. Napsauttamalla "Clean Up" -painiketta käynnistetään avattava valikko, jossa on seuraavat vaihtoehdot
Mitä tahansa vaihtoehtoa valitset, näet valintaikkunan, joka tarjoaa saman tuloksen, kaikki irtisanotut viestit poistetaan.
Jos napsautat "Asetukset" -painiketta, sinut ohjataan keskustelun puhdistamiseen. Kuten näette, voit käyttää Puhdistus -toimintoa arkistoimaan vanhat, tarpeettomat keskustelut vaihtoehtoiseen kansioon, mikä on luultavasti hyödyllisin vaihtoehto täällä. Usein on parempi yksinkertaisesti arkistoida tavaraa sen sijaan, että poistat sen, vain jos haluat viitata siihen myöhemmin.
Vaikka nämä ominaisuudet ovat suuria, ja me näemme niiden selvästi ilmeisen ansion, heillä ei ole suurta vaikutusta siihen epäpyhään postilaatikkopalautteisiin: roskapostiin.
Roskaposti ei saa samanlaisia otsikoita kuin kerran, koska suurimmaksi osaksi nykyaikaiset roskapostisuodattimet tekevät melko hyvää työtä heitettäessä kaiken. Jos käytät Gmailia tai muita verkkopalveluja, et todennäköisesti näe paljon, mikä ei tarkoita sitä, että se ei ole olemassa, varsinkin jos teet virheellisen virheen sallimalla antaa yrityksen jakaa osoitteen tai napsautat väärää laatikkoa ja kirjaudu virheellisesti jakeluluetteloon.
Tarkoitus on, että roskapostia tapahtuu edelleen, mutta Outlook antaa sinulle mahdollisuuden toivottavasti pitää se suuressa määrin roskapostisuodattimissa. Kun saat viestin, joka on selvästi roskapostia tai roskapostia, voit valita kyseisen viestin ja napsauttaa sitten "Junk" -painiketta pudotusvalikosta. Jos haluat ei-toivotut viestit, valitset "Estä lähettäjä", mutta kaiken muun, sinun kannattaa säätää Roskapostiasetukset.
Mitä rajoittavampi suodatustaso on, sitä paremmat mahdollisuudet, joita todella haluat tai haluat nähdä, voi vahingossa suodattaa ulos. Jos näin käy, sinun tulee käsitellä kyseisiä sähköpostiviestejä edellisessä kuvakaappauksessa näkyvien valintojen avulla.
On hyvä viettää aikaa tutkia Roskapostiasetuksia. Voit asettaa tiettyjen lähettäjien ja tiettyjen vastaanottajien sallittujen sallittujen luetteloiden luettelon ja estää samalla lähettäjien, joiden tiedät, ette luota.
Saapuneet-kansion pitäminen laihaisena ja keskimääräisenä vie omistautumista ja huomiota yksityiskohtiin. Rehellisesti, muutamia hyvin suunniteltuja sääntöjä voi korjata paljon työtä, mutta aina tulee olemaan uusia haasteita. Muista nämä työkalut - nopeat vaiheet, säännöt, huomiotta jättäminen ja roskapostisuodattimet - ja sinä olet hyvin matkalla koristamaan sähköpostisi.
Kuultava nyt. Kerro meille omia suosikkejasi Pikaohjeet ja säännöt tai miten käsittelet roskapostia. Keskustelufoorumi on auki, joten anna meille kommentteja ja kysymyksiä.
