Miten siirrät Outlook-tilisi jollekin

Se on tavallista jakaa kalenterisi Outlookiin, ja monissa yrityksissä kaikki Outlook-kalenterit näkyvät koko toimistossa oletuksena. Voit kuitenkin antaa käyttäjälle paljon korkeamman näkyvyyden ja valvonnan siirtämällä tiliäsi, jotta he voivat luoda ja vastata kokouksiin ja sähköpostiviesteihin. Katsotaanpa, miten se toimii.

Jos haluat siirtää postilaatikon jollekin, valitse Tiedosto> Tilin asetukset ja napsauta sitten "Delegate Access" -komentoa.

Tämä avaa Delegates-ikkunan, joka on tyhjä ensimmäistä kertaa, kun avaat sen. Napsauta "Lisää" -painiketta, kun haluat määrittää valtuutetun.

Tämä avaa Globaalin osoitelistan (luettelo kaikista yrityksesi ihmisistä), joten voit valita edustajan. (Et voi siirtää tilisi jollekin sähköpostiosastosi ulkopuolelle, mikä tarkoittaa, että jos sähköpostiosoitteesi on [email protected], voit siirtää postilaatikon vain henkilölle, jolla on sähköpostiosoite, joka päättyy "@ mycompany.com. ”)

Valitse henkilö, jolle siirrät ja napsauta sitten "OK" avataksesi valtuutetut oikeudet.

Oletuslupia antavat valtuutetun Editoijan oikeudet Kalenteri- ja Tehtävät -luetteloon, mutta älä anna heidän päästä pääsyä Saapuneet-kansioon, yhteystietoihin tai Notesiin. Voit kuitenkin muuttaa oletuslupaa jollekin näistä luokista. Vaihtoehdot ovat:

• Ei mitään: Edustajalla ei ole pääsyä.
• arvostelija: Valtuutettu voi lukea kohteita, mutta ei muokata niitä.
• Kirjoittaja: Valtuutettu voi lukea ja luoda kohteita ja muuttaa ja poistaa niiden luomiaan kohteita (kuten kokouspyyntöjä tai tehtäviä).
• Leikkaus: Lähettäjä voi tehdä kaiken mitä tekijä voi tehdä, ja hän voi myös muuttaa ja poistaa luomasi aiheet.

Jos haluat vain, että valtuutettu hallinnoi kalenterisi (ja tehtävät, jotka voidaan siirtää muille henkilöille), oletuslupat toimivat hyvin. "Lähettäjä saa kopioita kokoukseen liittyvistä viesteistä, jotka lähetetään minulle" -asetus on käytössä, joten valtuutettu ei tarvitse pääsyä postilaatikkoosi. Kokouspyynnöt ja vastaukset lähetetään niille automaattisesti, kun tämä on kytketty päälle.

Valtuutettu ei näe kokouksia tai nimityksiä, jotka olet luonut ja merkitty yksityisiksi; he näkevät vain, että on olemassa yksityinen tapaaminen. Jos haluat, että he näkevät (ja muokkaavat) yksityisiä nimityksiäsi, vaihda "Lähettäjä voi nähdä omat kohteeni" -vaihtoehdon.

Lopuksi on yleensä hyvä, että käytät automaattisen viestin lähettämistä, jos haluat siirtää näiden käyttöoikeuksien yhteenvedon, jotta valtuutettu tietää, että heillä on lupa käyttää postilaatikkoasi.

Palaa Delegates-paneeliin napsauttamalla OK. Alareunassa olevat kolme vaihtoehtoa, jotka olivat harmaasivat ennen kuin olet lisännyt edustajan, ovat nyt käytettävissä.

Oletusasetus-kokouspyynnöt lähetetään valtuutetuille ja kopio lähetetään sinulle useimpiin referenssityöhön, mutta vaihdat muuhun vaihtoehtoon, jos haluat.

Kun napsautat "OK", valtuutettuasi lisätään. He voivat nyt lisätä postilaatikon Outlook-profiiliisi ja käyttää mitä tahansa olet antanut heidän käyttää.