Jos sinulla on vain rajoitettu ajotila tai hidas Internet-yhteys, kannattaa rajoittaa mitä Outlook-ohjelmat latautuvat. Olemme näyttäneet, kuinka voit hallita kohteita, jotka Outlook lataa kohteiden aikojen perusteella, mutta se ei ole kovin joustava. Se toimii myös vain sähköpostiosoitteesi sähköpostiosoitteissa (ja Outlook 2016: ssa ja uudemmissa lähetyslokeroissa), joten jos sinulla on pääsy julkisiin tai jaettuihin kansioihin tai sinulla on paljon kalenteritapahtumia ja -tehtäviä, tarvitset toinen vaihtoehto. Astu eteenpäin kansion synkronointi, jonka avulla voit suodattaa Outlook-lataukset kansioittain.
Huomautus: Kansion synkronointi toimii kaikkien Outlook-asiakkaan tuettujen versioiden kanssa, kun olet yhteydessä Microsoft Exchange Server -palvelimeen, mukaan lukien Hotmail tai Outlook.com. Jos muodostat yhteyden toiseen palveluun, kuten Gmail tai henkilökohtainen sähköpostipalvelin, voit määrittää nämä asetukset, mutta Outlook voi jättää ne huomiotta.
Voit käyttää kansion synkronointivaihtoehtoja valitsemalla Kansio> Kansion ominaisuudet.
Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella Navigointi-ikkunan kansiota ja napsauttaa sitten "Ominaisuudet" -komentoa.
Valitse kansion ominaisuusikkunasta "Synkronointi" -välilehti.
Hyvä uutinen on, että tällä välilehdellä on vain yksi asia: luo suodatin. Napsauta Suodata-painiketta avataksesi Suodata-ikkuna ja aloita.
Suodatin-ikkunassa voit valita tilan (tai ehtojen), jotka sanoman on täytettävä Outlookille, jotta se voidaan ladata tähän kansioon. Kaikki sähköpostiviestit, jotka eivät täytä näitä ehtoja, ovat edelleen palvelimella, ja voit käyttää näitä sähköposteja Outlookin verkko-sovelluksen tai Outlookin verkossa.
Jokaisessa kansiossa voi olla eri synkronointisuodattimet, joten jos luot suodattimen Saapuneet-kansioosi, tämä ei vaikuta mihinkään muuhun kansioon. Sinun täytyy luoda erillinen suodatin jokaiselle kansioon, joten on vain järkevää käyttää tätä kansiossa, jossa on paljon kohteita.
Juuri nyt postilaatikko on täynnä sähköposteja, joissa olen ollut CC'ed juttuja, joka ei ole niin tärkeää, joten aiomme luoda suodatin, joka synkronoi vain lähetetyt sähköpostit minulle ja missä olen ainoa henkilö " Linjalle.
Voit tehdä tämän lisäämällä nimi "Lähetetty kohteeseen" -ruutuun, antamalla "Missä olen" -valintaruutu ja valitsemalla oikealla olevasta avattavasta valikosta "Toisen rivin ainoa henkilö".
Napsauta "OK" -painiketta ja näyttöön tulee varoitusviesti.
Tämä viesti tarkoittaa, että kaikki suodattimen mukaiset sähköpostiviestit ladataan kansioon ja kaikki suodattimesi vastaiset sähköpostit poistetaan paikallisesta kansiosta. Vastaamattomat sähköpostit eivät poistu - ne ovat edelleen käytettävissä Outlookin verkkosovelluksessa ja jos muutat tai poistat suodattimen, Outlook voi ladata ne uudelleen.
Napsauta "OK" viestiä ja valitse sitten "OK" ominaisuusikkunasta. Käynnistä Outlook uudelleen ja suodatinta on sovellettava välittömästi, mutta tuhansissa sähköposteissa olevilla kansioilla voi kestää jonkin aikaa synkronoida uudelleen. Kun posti-suodatin on synkronoitu, voit pienentää postilaatikkoasi maksimoimaan tilavoiton.
Poista suodatin palataksesi suodatin -ikkunaan ja napsauta "Tyhjennä kaikki" -painiketta. Sulje avoimet ikkunat ja käynnistä Outlook uudelleen muutosten tekemiseksi.
Tämä synkronointityökalu sopii hyvin jaettuihin postilaatikoihin, joissa haluat vain nähdä sinulle tai tiimillesi lähetetyn sähköpostin. Voit myös käyttää sen lopettamaan tietyn ikäisiä vanhempia sähköpostiviestejä tai kalenteritapahtumia, suodattaa suuria liitetiedostoja, lopettaa sähköpostien synkronoinnin tietyistä osoitteista ja paljon muuta. Suodatuskriteerit ovat moninaiset ja vaihtelevat, joten jos haluat suodattaa tiettyjä sähköposteja, sinun on löydettävä suodatuskriteereiden yhdistelmä, jonka avulla voit tehdä sen.
