Microsoft Wordin Etsi ja korvaa -toiminto ei ole pelkästään tekstin korvaamista. Voit myös etsiä ja korvata etsiä tietyntyyppisen muotoilun koko asiakirjallasi ja korvata sen myös muulla tavoin.
On olemassa monia tapoja käyttää Find and Replace -työkalun muotoilua, mutta milloin sinun pitäisi harkita Etsi ja korvaa -vaihtoehtoa manuaalisen muotoilun muutosten sijaan tai muita vaihtoehtoja, kuten Format Painting -muotoa?
Joskus on järkevää soveltaa muotoilun muutoksia manuaalisesti. Jos esimerkiksi haluat muuttaa koko tekstin väriä tai poistaa kaikki lihavoitua tekstiä dokumentissa, voit tehdä tämän valitsemalla kaikki (Ctrl + A) ja soveltamalla sitten haluamaasi muutosta. Jos sinun on hallittava mitä muuttuu ja mitä ei tarkemmin, saatat olla parempi käydä asiakirjan läpi ja tehdä muutokset käsin.
On kuitenkin aikaa, jolloin Etsi ja korvaa -ohjelma auttaa säästämään aikaa soveltamalla muotoilemuutoksia nopeammin ja helpommin kuin manuaalinen muotoilu. Voit etsiä ja muuttaa sekä merkki- että kappaleformaattien avulla Etsi ja korvaa.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä, jotka voivat olla hyödyllisiä:
Nyt kyllä, joihinkin ennakointiin, olisit voinut luoda merkin ja kappaleen tyylit ja soveltaa niitä sitten tarkasti koko asiakirjasi. Näin muutettaisiin joitain näistä asioista entistä hallittavammaksi. Mutta kun ennakointi muuttuu jälkikäteen, Löydä ja korvaa voi auttaa sinua tekemään työn.
Oletko valmis näkemään sen toiminnassa?
Kun haluat etsiä ja vaihtaa muotoilun, voit luoda haun vain tietyille muotoilutyypeille tai voit tehdä sen yhdessä tekstin etsimisen kanssa (voit jopa saada fancyn ja yhdistää sen jollakin nimellä).
Jos haluat etsiä muotoilua ilman mukana toimitettua tekstiä, se on helppoa. Otetaan esimerkki aiemmasta, jossa olemme päättäneet poistaa korjaukset kursiivista tekstiä. Tuo Etsi ja korvaa -valintaikkuna avaamalla Koti> Korvaa tai painamalla Ctrl + H.
Napsauta Vaihda-välilehdellä, niin haluat sijoittaa kohdistuskohdan Etsi-kenttään. Napsauta sitten avattavaa "Muotoile" -valikkoa ja valitse "Fontti" -vaihtoehto.
Valitse Etsi kirjasin -ikkunassa "Italic" -vaihtoehto (tai mitä tahansa muotoilua, jonka haluat etsiä) ja napsauta sitten "OK".
Takaisin Etsi ja korvaa -ikkunaan näet, että muotoiluvalinta on nyt "Löydä" -kohdan alla, jotta voit seurata etsimääsi.
Aseta nyt lisäyskohta "Vaihda" -ruutuun, pädä alkuun Format> Fontti ja valitse tällä kertaa "Säännöllinen" -vaihtoehto. Kun olet valmis, näet, että muotoilu ilmestyy "Vaihda" -ruutuun.
Huomaa, miten tämä sanoo "Ei lihavoitu" ja "Ei kursiivi". Tätä tekniikkaa ei voi vaihtaa yhdestä muotoilusta toiseen - vain lisätä tai poistaa muotoilua.
Joka tapauksessa nyt olet valmis etsimään. Napsauta "Etsi Seuraava" -painiketta, jotta Word löytää ja korostaa seuraavan esiintymisen mitä etsit. Täältä löytyy seuraava kursiivinen sana. Tee muutos napsauttamalla "Korvaa" -painiketta. Napauta "Etsi seuraava" löytääksesi seuraavan esiintymisen ja toista. Jos olet onnekas, voit myös napsauttaa "Korvaa kaikki" -painiketta, jotta Word siirtyy eteenpäin ja korvaa kaiken, mitä se löytää, ilman että sinun tarvitsee tarkistaa jokainen, mutta suosittelemme, että tallennat tai kopioit asiakirjan ennen tätä.
Helppoa, mutta entä jos haluat työskennellä sekä muotoilun että tekstin kanssa samanaikaisesti? Katsotaanpa isompi esimerkki.
Sano, että olet juuri lopettanut raportin kirjoittamisen ja muotoilun. Yrityksen nimen "Lorem Incorporated" käytät lihavoidun, kursivoidun ja sinisen kirjasinväriä korostettavaksi. Dokumentti näyttää tältä:
Johtaja käsittelee raporttisi ja pyytää sinua poistamaan sinisen värin, lihavoinnin ja kursivoinnin. Lisäksi sinun täytyy vaihtaa "Lorem Incorporated" osoitteeseen "Lorem Inc.". Tee muutokset nopeasti ja lähetä sitten tarkistettu raportti johtajalle mahdollisimman pian. Voit tehdä kaiken tämän helposti Etsi ja korvaa -toiminnolla.
Tuo Etsi ja korvaa -valintaikkuna avaamalla Koti> Korvaa tai painamalla Ctrl + H.
Kirjoita Lorem Incorporated -toiminto "Find What" -kenttään. Napsauta "Lisää" -painiketta laajentaaksesi Etsi ja korvaa -asetukset, jos ne eivät ole vielä näkyvissä.
Napsauta sitten alakulman alalaidassa olevaa Muotoile -painiketta ja valitse sitten Fontti-vaihtoehto.
Valitse Etsi kirjasin -ikkunasta "Lihavoitu suora" fonttityyli. Valitse avattavasta "Fonttiväri" -valikosta sininen väri (jota tällä hetkellä sovelletaan tekstiin). Napsauta "OK", kun olet valmis.
Huomaa, että juuri tekemäsi muotoiluvalinnat näkyvät "Etsiä" -kohdassa.
Seuraavaksi kirjoita "Lorem Inc." "Vaihda" -ruutuun. Napsauta uudelleen Muotoile -painiketta ja valitse sitten Fontti.
Valitse "Säännöllinen" kirjasintyyli ja avattavasta "Fonttiväri" -valikosta "Automaattinen" (oletusasetus on musta). Napsauta "OK", kun olet valmis.
Nyt voit käyttää vuorotellen "Löydä seuraavia" ja "Korvaa" -painikkeita asiakirjan jokai- sen esiintymän läpi tai voit vaihtaa kaikki esiintymät kerralla napsauttamalla Vaihda kaikki -painiketta. Jos käytät "Korvaa kaikki", suosittelemme ensin tallentamaan tai luomaan kopion asiakirjasta.
Voit myös käyttää Etsi ja korvaa -toimintoa, kun haluat työskennellä kappaleen tason muotoilulla, ja se toimii melko samalla tavalla kuin työskentelemällä hahmotelmaisen muotoilun kanssa. Voit jopa käyttää sitä löytää ja korvata merkin ja kappaleen muotoilu samaan aikaan, jos haluat.
Otetaan kuitenkin yksinkertaisempi esimerkki siitä, miten se toimii. Sanotaan, että olemme kopioineet ja liittäneet joitakin kappaleita toisesta Word-asiakirjasta käytettäväksi asiakirjassa. Dokumentissamme käytämme tavanomaista riviväliä, jossa ei ole lisätty tilaa kappaleiden ja kappaleiden välisen etäisyyden jälkeen kappaleiden jälkeen.
Jostain syystä asiakirjan, josta vedämme kappaleita, on perustettu käyttämään 18p-välin molempia aikaisemmin ja kappaleiden jälkeen. Liitämme tekstiä muotoilemalla, koska haluamme säilyttää hahmotelmaisen muotoilun, kuten lihavoidun tekstin.
Tulokset eivät näytä hyvältä, koska kappale, jonka kopioimme ja liitettiin, on paljon enemmän tilaa ennen ja jälkeen sen kuin muissa kohdissa.
Nyt yksi tapa korjata tämä on napsauttamalla Ctrl + A-painiketta valitsemalla koko asiakirja ja asettamalla kaikki kappaleen riviväliä niiden oletusarvoihin. Mutta mitä jos meillä on joitakin kohtia, joissa olimme säätäneet riviväliä ja halusimme pitää sen?
Olet arvannut sen - Etsi ja korvaa pelastamiseen. Sammuta se uudelleen Koti> Korvaa tai napsauttamalla Ctrl + H.
Aseta lisäyskohta "Etsiä" -ruutuun, avaa alasvetovalikosta "Muotoilu" ja valitse "Kohta" -vaihtoehto.
Valitse Etsi kappale -ikkunassa muotoilu, jonka haluat etsiä. Meidän tapauksessamme etsimme kappaleita, joissa ennen ja jälkeen spacing on 18pt. Kun olet määrittänyt, klikkaa OK.
Näet nyt, että muotoilu on lueteltu kohdassa Löydä -kentästä.
Aseta nyt lisäyskohta "Vaihda" -ruutuun, avaa pudotusvalikosta "Muotoilu" uudelleen ja napsauta "Kohta".
Tällä kertaa määritä muotoilu, jonka haluat käyttää korvaajana. Menemme sanan oletusarvoisesti ilman välilyöntiä ennen ja 8pt jälkeen sama kuin muussa asiakirjassa. Napsauta "OK", kun se on määritetty.
Nyt olet valmis hakemaan. Napsauta "Etsi Seuraava" -painiketta, jotta Word löytää ja korostaa seuraavan esiintymisen mitä etsit. Täältä löytyy kauniisti välimatkan päässä oleva kohta. Tee muutos napsauttamalla "Korvaa" -painiketta. Napauta "Etsi seuraava" löytääksesi seuraavan esiintymisen ja toista. Voit myös napsauttaa "Korvaa kaikki" -painiketta, jotta Word siirtyy eteenpäin ja korvaa kaikki löytämät, ilman että sinun tarvitsee tarkistaa jokainen, mutta suosittelemme, että tallennat tai kopioit asiakirjan ennen tämän tekemistä.
Ja suoritettuaan korvaamme meillä nyt kappaleen, joka on sijoitettu aivan samoin kuin toiset.
Saat hakujemme paljon hienostuneempia kuin yksinkertaiset esimerkit, jotka olemme toimittaneet täällä. Voit yhdistää useita erilaisia merkki- ja kappaleformaattien yhteen hakuun. Voit jopa käyttää yleismerkkejä ja muita erikoismerkkejä, jotta saat entistä luovamman tekstin. Mutta sen pitäisi riittää, jotta pääset alkuun!
