Ehdollisen muotoilun avulla voit muotoilla soluja Excel-laskentataulukkoon solujen sisällön perusteella. Esimerkiksi solu voi muuttua punaiseksi, kun se sisältää numeron alle 100. Voit myös käyttää ehdollista muotoilua korostaaksesi koko rivin?
Jos et ole koskaan käyttänyt ehdollista muotoilua aiemmin, kannattaa tutustua Ehdollisen solun muotoilun käyttämiseen Excelissä 2007. Se on aikaisempaa Excel-versiota varten, mutta käyttöliittymä ei todellakaan ole muuttunut paljon. Tämä opas kertoo tietyn solun muotoilemisesta niiden sisällön perusteella. Oletetaan esimerkiksi, että käytät laskentataulukkoa sen seuraamiseksi, että työntekijät ovat työskennelleet tuntia. Voit käyttää ehdollista muotoilua värisoluihin, joissa työntekijä on työskennellyt yli kahdeksan tuntia tietyssä päivässä.
Mutta mitä jos haluat käyttää solun arvoa korostamaan muut soluja? Esimerkissä, jota käytämme tässä artikkelissa, meillä on pieni laskentataulukko, jossa on elokuvia ja vain muutamia yksityiskohtia näistä elokuvista (pitääkseni yksinkertaisia). Aiomme käyttää ehdollista muotoilua korostamaan kaikki rivit elokuvissa, jotka on tehty ennen vuotta 1980.
On selvää, että ensimmäinen asia, jota tarvitset, on yksinkertainen taulukko, joka sisältää tiedot. Tietojen ei tarvitse olla vain tekstiä; voit käyttää kaavoja vapaasti. Tässä vaiheessa taulukossa ei ole lainkaan muotoilua:
Nyt on aika muotoilla taulukko, jos haluat. Voit käyttää Excelin "yksinkertaisia" muotoilutyökaluja tai käyttää käytännönläheisempää lähestymistapaa, mutta on parasta vain muotoilla vain ne osat, joihin ehdollinen muotoilu ei vaikuta. Meidän tapauksessamme voimme turvallisesti asettaa rajan pöydälle sekä muotoilla otsikkorivin.
Nyt me tulemme lihaan ja perunoihin. Kuten sanoimme alusta, jos et ole koskaan käyttänyt ehdollista muotoilua aiemmin, sinun pitäisi luultavasti tarkistaa aikaisempi aluke aiheesta ja kun olet saanut sen alas, palaa tänne. Jos olet jo jonkinlainen tuttu ehdollisen muotoilun (tai vain seikkailunhaluisen) kanssa, valmistaudumme.
Valitse ensimmäisen rivin ensimmäinen solu, jonka haluat muotoilla, napsauta "Ehdollinen muotoilu" -painiketta Koti-välilehden Tyylit-osassa ja valitse sitten avattavasta valikosta "Hallinnoi sääntöjä".
Napsauta "Ehdollinen muotoilu sääntöjen hallinta" -ikkunassa "Uusi sääntö" -painiketta.
Valitse "Uusi muotoilu-sääntö" -ikkunassa vaihtoehto "Käytä kaavaa määrittääksesi mitä soluja muotoilla" -vaihtoehto. Tämä on trickiest osa. Sinun on arvioitava, että sääntö on "True", ja sen on oltava riittävän joustava, jotta voit käyttää sitä koko taulukossa myöhemmin. Tässä käytämme kaavaa:
= $ D4 <1980
= $ D4 osa kaavasta merkitsee sitä solua, jota haluan tutkia. D on sarake (elokuvan julkaisupäivänä) ja 4 on minun nykyinen rivi. Huomaa dollarin merkki ennen D . Jos et sisällytä tätä symbolia, silloin kun käytät ehdollista muotoilua seuraavaan soluun, se tutkii E5: n. Sen sijaan sinun on määritettävä, että sinulla on "kiinteä" sarake ( $ D ), mutta "joustava" rivi ( 4 ), koska aiot soveltaa tätä kaavaa useisiin riveihin.
<1980 osa kaavaa on edellytys, joka on täytettävä. Tässä tapauksessa aiomme yksinkertaisen ehdon - julkaisupäivämäärän sarakkeen lukumäärän pitäisi olla alle 1980. Tietenkin voit käyttää paljon monimutkaisempia kaavoja, jos tarvitset.
Joten englanniksi, kaava on tosi, kun nykyisen rivin sarakkeessa D olevan solun arvo on alle 1980.
Seuraavaksi määrität muotoilun, joka tapahtuu, jos kaava on tosi. Napsauta samalla "Uusi muotoilu sääntö" -ikkunassa "Muotoile" -painiketta.
Siirry Muoto solut -ikkunassa välilehtien läpi ja säädä asetukset, kunnes saat haluamasi ulkoasun. Esimerkissämme aiomme vain vaihtaa täyttöväriä vihreiksi Täyttö-välilehdellä. Kun olet valmis muotoilemalla, napsauta "OK" -painiketta.
Takaisin "Uusi muotoilu sääntö" -ikkunassa voit nyt nähdä esikatselun solusta. Jos olet tyytyväinen siihen, miten kaikki näyttää, napsauta "OK" -painiketta.
Sinun pitäisi nyt palata Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -ikkunaan. Siirrä ikkuna hiukan, kunnes näet laskentataulukon sen takana, ja napsauta sitten "Käytä" -painiketta. Jos valitun solun muotoilu muuttuu, se tarkoittaa, että kaava on oikea. Jos muotoilu ei muutu, sinun täytyy mennä muutaman askeleen taakse ja niputtaa kaavaa, kunnes se toimii. Täältä näet, että kaava on toiminut, ja valitsemamme solu on nyt täynnä vihreää.
Nyt kun sinulla on käytössääntö, on aika soveltaa sitä koko taulukon. Kuten yllä näet, tällä hetkellä muotoilu koskee vain solua, jonka aloitimme. Napsauta "Ehdollisen muotoilusäännön hallinnoijan" -ikkunassa (joka pitäisi olla vielä avoinna) napsauttamalla "Sovellukset" -kentän oikealla puolella olevaa ylöspäin olevaa nuolta.
Ehdollinen muotoilusääntöjen hallinta -ikkuna sulkeutuu, jolloin voit käyttää laskentataulukkoa. Vedä koko nykyisen valinnan koko koko taulukon (lukuun ottamatta otsikoita).
Kun olet valmis, napsauta osoitekentän oikealla puolella olevaa alas-nuolta päästäksesi takaisin koko ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -ikkunaan.
Huomaa, että kentässä "Apply to" sisältää nyt solualueen vain yhden osoitteen sijasta.Napsauta "Apply" -painiketta uudelleen, ja sinun pitäisi nähdä koko taulukko muotoiltuna sääntösi mukaan. Esimerkissämme näet, että kaikki rivit, jotka sisältävät ennen vuotta 1980 tehtyjä elokuvia, ovat täynnä vihreää.
Se siitä! Jos sinulla on monimutkaisempia tarpeita, voit luoda lisää kaavoja. Ja tietenkin voit tehdä kaavasi paljon monimutkaisemmaksi kuin yksinkertainen esimerkki, jota olemme käyttäneet täällä. Voit jopa käyttää ehdollista muotoilua eri laskentataulukoiden välillä siten, että tietyssä taulukossa olevat solut tai rivit muotoillaan eri tavalla riippuen eri arkistosta. Pelaa ympärillämme tekniikoita, joita ei ole missään vaiheessa, ja voit luoda monimutkaisia laskentataulukoita, joiden tiedot näyttävät suoraan näytöltä.
