Jos haluat pitää Outlook 2010: n puhtaana ja nopeammin, yksi tapa on määrittää AutoArchive-ominaisuus. Tänään näytämme, kuinka määrität ja hallitset ominaisuutta Outlook 2010: ssa.
AutoArchiven avulla voit hallita tilaa postilaatikostasi tai sähköpostipalvelimesta siirtämällä vanhoja kohteita toiseen kovalevyn sijaintiin.
Ota automaattinen arkisto käyttöön ja konfiguroi se
Outlook 2010: n automaattinen arkisto ei ole oletusarvoisesti käytössä. Voit ottaa sen käyttöön napsauttamalla Tiedosto-välilehteä ja käytä Backstage View -tekstiä ja napsauttamalla sitten Options.
Outlook-asetukset-ikkuna avautuu ja napsauta Lisäasetukset ja sitten AutoArchive Settings -painiketta.
AutoArchive-ikkuna avautuu ja huomaat, että kaikki on harmaana. Valitse vieressä oleva ruutu Suorita AutoArchive jokainen ...
Huomaa: Jos valitset Poista vanhoja osia pysyvästi, sähköpostiviestejä ei arkistoida.
Nyt voit valita asetukset, joilla haluat hallita AutoArchive-ominaisuutta. Valitse, kuinka usein haluat sen toimivan, kehota ennen toiminnon suorittamista, siirtää kohteita ja muita toimia, joita haluat tehdä prosessin aikana. Kun olet tehnyt valintasi, valitse OK.
Yksittäisten kansioiden manuaalinen määrittäminen
Jotta arkistoidut yksittäiset kansiot voisivat hallita enemmän, napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota ja napsauta Ominaisuudet.
Napsauta AutoArchive-välilehteä ja valitse muutettavat asetukset kyseiselle kansiolle. Esimerkiksi et välttämättä halua arkistoida tietyn kansion tai siirtää arkistoituja tietoja tiettyyn kansioon.
Jos haluat arkistoida ja varmuuskopioida kohteen manuaalisesti, napsauta Tiedosto-välilehteä, puhdistustoimintoja ja sitten Arkistoi.
Napsauta vieressä olevaa valintanappia Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot. Valitse kansio, jonka haluat arkistoida. Tässä esimerkissä haluamme arkistoida tämän kansion tiettyyn omaan sijaintiinsa.
.Pst-tiedostot tallennetaan dokumenttiasemaan ja jos tarvitset niitä myöhemmin, voit käyttää niitä.
Kun olet määrittänyt automaattisen arkistoinnin, voit löytää arkistoitujen tiedostojen kohteet. Siirrä navigaatiopaneelissa luettelo Archives-kansioon. Voit tarkastella ja käyttää viestejäsi.
Voit myös käyttää niitä napsauttamalla Tiedosto-välilehteä \ Avaa ja Avaa Outlook-tiedosto.
Sitten voit selata arkistoidun tiedoston, jonka haluat avata.
Vanhojen sähköpostiviestien arkistointi on hyvä tapa auttaa pitämään mukava puhdas postilaatikko, nopeuttamaan Outlook-kokemusta ja säästämään tilaa sähköpostipalvelimelle. Toinen mukava asia on, että voit määrittää sähköpostiviestit ja tietyt kansiot vastaamaan sähköpostin tarpeisiin.
