Sinulla on todennäköisesti tekstiä, jonka kirjoitat usein Word-dokumentteihisi, kuten osoitteisiin. Sen sijaan, että kirjoitit tekstiä uudelleen aina kun tarvitset sitä, voit laittaa tämän yhteisen tekstin yhteen Word-asiakirjaan ja viitata siihen muissa asiakirjoissa - se päivittää automaattisesti automaattisesti kaikkiin asiakirjoihisi, jos muutat sitä.
Sano, että haluat sijoittaa osoitteen asiakirjan alatunnisteeseen, mutta osoite muuttuu ajoittain. Voit tallentaa osoitteen erilliseen, yhteiseen Word-asiakirjaan ja käyttää kenttää raportissa vetää teksti yhteisestä asiakirjasta ja päivittää aina, kun se muuttuu. Näytämme sinulle, miten tämä tehdään.
Aloita luomalla uusi Word-asiakirja, joka toimii arkistossasi osoitetta varten, jonka haluat lisätä muihin Word-dokumentteihin. Tallenna se sijaintiin, jota muut asiakirjat voivat käyttää. Älä tallenna esimerkiksi verkkoasemaa, johon sinulla ei aina ole käyttöoikeuksia.
Haluamme käyttää kirjanmerkkejä viittaamaan yhteiseen dokumenttiin osoitettuun osoitteeseen. Kirjoita tekstin merkkijono, jonka haluat lisätä muihin asiakirjoihin (meidän tapauksessamme osoite). Luo kirjanmerkki korostamalla nimi ja siirtymällä Lisää> Kirjanmerkki ja antamalla sille nimi, kuten "Osoite". Katso oppaamme kirjanmerkeistä Wordissa saadaksesi tietoa niiden luomisesta.
Huomaa, että kirjanmerkkien nimet eivät voi olla välilyöntejä. Suosittelemme, että kirjanmerkin nimi asetetaan yhteisen tietosivun jokaisen kohteen yläpuolelle, jotta voit helposti tietää, minkä nimen haluat käyttää. Tämä on erityisen hyödyllinen, jos aiot käyttää paljon uudelleenkäytettäviä kohteita tässä yhteisessä asiakirjassa. Esimerkissämme lisäsimme osoitteen yhteiseen tietoasiakirjaan ja asetimme kirjanmerkin nimen "Osoite" kohteen yläpuolelle.
Kun olet lisännyt kohteen yhteiseen asiakirjaan, voit tallentaa ja sulkea sen. Avaa asiakirja, johon haluat lisätä osoitteen ja sijoittaa kohdistimen, johon haluat tekstin mennä. Esimerkiksi aiomme lisätä alatunnisteen ja lisätä siihen osoitteen.
Käytämme INCLUDETEXT-kentän koodia viittaamaan yhteisessä asiakirjassa luotuun kirjanmerkkiin. Voit tehdä tämän painamalla kenttää "Ctrl + F9".
HUOMAUTUS: Et voi vain kirjoittaa tavallisia sulkeja kentän koodien ympärille. Sinun on käytettävä "Ctrl + F9", jos haluat lisätä oikeat suluetyypit.
Kohdistin asetetaan automaattisesti kannattimien väliin. Kirjoita seuraava teksti suluiden väliin, korvaamalla "" ehdottoman täydellisen polun tavalliseen sanaan, joka sisältää lisättävän nimen. Korvaa "" kansioon, jonka olet määrittänyt yhteisen asiakirjan kohteelle.
INCLUDETEXT ""
HUOMAUTUS: Älä anna kenttään sulkeita.
Esimerkiksi kenttien koodien välissä kirjoitimme seuraavan:
INCLUDETEXT "C: \ Käyttäjät \ Lori \ Asiakirjat \ Yhteiset tiedot \ CommonInformation.docx" Osoite
HUOMAA: Sinun on käytettävä kaksoisnapsautuneita polkuja, kuten me. Varmista myös, että käytät suoraan lainauksia, ei älykkäitä lainauksia, kirjoittaessasi yllä olevan koodin kenttään.
Jos haluat tarttua osoitteen yhteiseen asiakirjaan ja aseta se juuri syötettyyn kenttään, napsauta hiiren kakkospainikkeella kentän koodia ja valitse "Päivitä kenttä" ponnahdusvalikosta.
Osoite näkyy asiakirjassa. Liittimet näkyvät edelleen osoitteen ympärillä, jos käytössä on "Näytä kirjanmerkit". Jälleen katso artikkelimme kirjanmerkeistä, miten voimme poistaa tämän vaihtoehdon käytöstä. Kentän koodi voi olla varjostettu. Voit myös poistaa tämän käytöstä.
Jos haluat muuttaa kentän koodia, voit näyttää koodin uudelleen tuloksen sijasta. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tuloksena olevaa kohdetta ja valitsemalla ponnahdusvalikosta "Toggle Field Codes". Kenttään kirjoitettu teksti näkyy uudelleen ja voit muokata sitä. Päivitä kenttä vain uuden tuloksen näyttämiseksi.
Kun olet luonut yhteisen asiakirjan, voit tallentaa muitakin tavaroita, jotka kirjoitat usein Word-dokumentteihisi. Käytä vain erillistä INCLUDETEXT-kenttää Word-asiakirjoissa jokaiselle tietylle tiedostolle, jonka haluat lisätä automaattisesti yhteiseen dokumenttiin.
