Kun työskentelet Microsoft Excelissä taulukkolaskentaohjelmien kanssa ja kopioit vahingossa rivejä tai jos teet usean muun komposiittitaulukon, kohtaat toistuvat rivit, jotka sinun on poistettava. Tämä voi olla hyvin älyllinen, toistuva, aikaa vievä tehtävä, mutta on monia temppuja, jotka tekevät siitä yksinkertaisemman.
Tänään puhumme muutamasta käytännöllisestä menetelmästä Excelissä olevien päällekkäisten rivien tunnistamiseksi ja poistamiseksi. Jos sinulla ei ole tiedostoja, joissa on päällekkäisiä rivejä, voit ladata kätevä resurssimme useilla tässä oppitunnille luotujen rivien kanssa. Kun olet ladannut ja avannut resurssin tai avaat oman asiakirjan, olet valmis jatkamaan.
Jos käytät Microsoft Office Suite -ohjelmaa, sinulla on vähän etua, koska siinä on sisäänrakennettu ominaisuus kopioiden etsimiseen ja poistamiseen.
Aloita valitsemalla solut, jotka haluat kohdistaa haun perusteella. Tällöin valitaan koko taulukko samanaikaisesti painamalla "Control" ja "A" (Ctrl + A).
Kun olet valinnut taulukon, sinun on napsautettava näytön yläreunassa olevaa "Data" -välilehteä ja valittava sitten "Poista kaksoiskappaleet" -toiminto alla olevan kuvan mukaisesti.
Kun olet napsauttanut sitä, tulee pieni valintaikkuna. Huomaat, että ensimmäinen rivi on automaattisesti poistettu käytöstä. Syynä tähän on, että "Omat tietoni on otsakkeita" -ruutu valitaan.
Tässä tapauksessa meillä ei ole otsikoita, koska taulukko alkaa "Row 1." Poistamme valinnan "Omat tietoni on otsikot" -ruutuun. Kun olet tehnyt tämän, huomaat, että koko taulukko on korostettu uudelleen ja sarakkeet-osio muuttunut "kaksoiskappaleiksi" sarakkeiksi A, B ja C.
Kun koko taulukko on valittu, voit vain poistaa kaikki kopiot painamalla "OK" -painiketta. Tällöin kaikki rivit, joissa on päällekkäisiä tietoja, paitsi yksi, on poistettu ja tiedot poistosta näkyvät popup-valintaikkunassa.
Toinen työkalu, jota Excelissä käytetään tunnistamaan ja poistamaan kaksoiskappaleet, on "Advanced Filter". Tämä menetelmä koskee myös Excel 2003. Käynnistetään uudelleen avaamalla Excel-laskentataulukko. Jotta taulukkosi lajitellaan, sinun on ensin valittava kaikki käyttäen "Control" ja "A", kuten aiemmin on esitetty.
Kun olet valinnut taulukon, klikkaa "Data" -välilehteä ja "Lajittele ja suodata" -osiossa napsauta "Lisäasetukset" -näppäintä alla olevan kuvan mukaisesti. Jos käytät excel 2003 -ohjelmaa, klikkaa avattavaa Data-valikkoa ja sitten Suodattimet ja sitten Lisäasetukset ....
Nyt sinun on valittava "Ainutlaatuiset tietueet" -valintaruutu.
Kun napsautat "OK", asiakirjassa on oltava kaikki kaksoiskappaleet, paitsi yksi poistettu. Tässä tapauksessa kaksi jätettiin, koska ensimmäiset kaksoiskappaleet löytyivät riviltä 1. Tämä menetelmä olettaa automaattisesti, että taulukossa on otsikoita. Jos haluat poistaa ensimmäisen rivin, sinun on poistettava se manuaalisesti tässä tapauksessa. Jos sinulla oli oikein otsakkeita pikemminkin kuin kaksoiskappaleita ensimmäisellä rivillä, vain yksi jäljennös olemassa olevista kopioista olisi jäänyt jäljelle.
Tämä menetelmä sopii pienemmille laskentataulukkoille, jos haluat tunnistaa koko rivejä, jotka ovat päällekkäisiä. Tässä tapauksessa käytämme yksinkertaista "replace" -toimintoa, joka on rakennettu kaikkiin Microsoft Office -tuotteisiin. Sinun on aloitettava avaamalla laskentataulukko, johon haluat työskennellä.
Kun se on auki, sinun on valittava solu, jonka sisältöä haluat etsiä ja korvata ja kopioida. Napsauta solua ja paina "Control" ja "C" (Ctrl + C).
Kun olet kopioinut haluamasi sanan, sinun on painettava "Control" ja "H", jotta voit lisätä korvaustoiminnon. Kun se on ylöspäin, voit kopioida kopioidun sanan "Löydä mikä:" -osiosta painamalla "Control" ja "V" (Ctrl + V).
Kun olet löytänyt etsimäsi, paina "Valinnat >>" -painiketta. Valitse "Ottelun koko solun sisältö" -valintaruutu. Syy tähän on se, että joskus sanasi voi esiintyä muissa soluissa toisilla sanoilla. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, voit vahingossa päättää poistaa soluja, joita sinun pitää säilyttää. Varmista, että kaikki muut asetukset vastaavat kuvassa näkyviä.
Nyt sinun täytyy syöttää arvo "Vaihda:" -ruutuun. Tässä esimerkissä käytämme numeroa "1." Kun olet syöttänyt arvon, paina "Korvaa kaikki".
Huomaat, että kaikki arvot, jotka sopivat "dulpicate" on muutettu arvoon 1. Syy, jota käytit numero 1 on se, että se on pieni ja erottuu. Nyt voit helposti tunnistaa, millä rivillä oli päällekkäisiä sisältöjä.
Jos haluat säilyttää yhden kopion kopioista, liitä alkuperäinen teksti takaisin ensimmäiseen riviin, joka on korvattu yhdellä.
Nyt kun olet tunnistanut kaikki rivit, joissa on päällekkäinen sisältö, siirry asiakirjaan ja pidä Control-painiketta alhaalla, kun napsautat kunkin kaksoiskuprnumeron numeroa alla.
Kun olet valinnut kaikki ne rivit, jotka täytyy poistaa, napsauta hiiren kakkospainikkeella yhtä harmaista numeroista ja valitse "Poista" -vaihtoehto.Syynä tähän on tietokoneen poistamisen painamisen sijaan, että se poistaa rivit pikemminkin kuin vain sisältöä.
Kun olet valmis huomaat, että kaikki jäljellä olevat rivit ovat yksilöllisiä arvoja.
