Sähköpostit (ja muut kohteet) tallentaminen tiedostoiksi Microsoft Outlookissa

Voit tallentaa Outlook-sähköpostit, yhteystiedot ja tapaamiset yksittäisinä tiedostoina. Näiden kohteiden tallentaminen auttaa sinua pääsemään niihin nopeammin ja helposti myöhemmin. Se on kätevä tapa varmuuskopioida tai jakaa tiettyjä viestejä tai tehdä ne helposti saatavilla.

Sähköpostiviestin tallentaminen tiedostoksi

Ensinnäkin katsotaan, miten tallennetaan viestejä tiedostoina Outlookissa. Tämä voi olla hyödyllinen, jos haluat varmuuskopion sähköpostista tietokoneellasi (tai kopioi toiseen tietokoneeseen) tai jos haluat käyttää viestiä myöhempiin viesteihin myöhemmin.

Aloita avaamalla viesti, jonka haluat tallentaa. Napsauta sähköposti-ikkunassa "Tiedosto" -valikkoa Ribbon-valikossa.

Valitse "Tallenna nimellä" -komento.

Siirry "Tallenna nimellä" -valikosta kohtaan, johon haluat tallentaa tiedoston, ja kirjoita sitten tiedoston nimi. Oletusarvoisesti Outlook nimeää sen viestin otsikkorivillä, mutta voit muuttaa sen haluamaasi kohtaan.

Voit myös tallentaa viestin eri tyyppisiksi tiedoiksi avattavasta valikosta "Tallenna nimellä". Oletus on Outlook-viestimuoto. Jos valitset tämän, voit kaksoisnapsauttamalla tiedostoa avaamalla sen uudelleen Outlookissa. Mutta on olemassa muutamia vaihtoehtoja, joista voit valita myös:

• Vain tekstiä: Kun tallennat viestisi tekstiviestinä, tallentat vain sanat, ei mitään muotoilua tai kuvia.
• Outlook-mallipohja: Tallenna viesti Outlook-malliksi tarkoittaa, että voit ottaa muotoilun tuleviin sähköpostiviesteihin. Kun avaat tiedoston, Outlook luo uuden viestin sisällön kanssa, jonka voit sitten käsitellä ja lähettää sen matkalla.
• HTML: Tallenna viesti HTML-asiakirjaksi tarkoittaa, että tallennat sähköpostisi katsottavaksi verkkosivulla. Voit avata viestin millä tahansa verkkoselaimella.
• MHT: MHT-tiedosto on web-sivun arkistotiedosto. HTML-tiedoston tavoin se on suunniteltu katsottavaksi selaimessa. MHT-tiedostosta poiketen HTML-tiedosto tallentaa kaikki tekstin, koodin, kuvat ja muut tiedot yhdeksi tiedostoksi.

Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

Ja viestisi tallennetaan nyt tiedostona.

Sähköpostiviestin tallentaminen PDF-muodossa

Voit myös tallentaa sähköpostiosoitteesi PDF-muodossa käyttämällä Microsoftin Office-sisäänrakennettua PDF-tulostinta. Tallentaminen PDF-muodossa on erinomainen tapa tallentaa varmuuskopio viestistä, jonka voit lukea kaiken oikean muotoilun avulla.

Napsauta viesti-ikkunassa Ribbon "Tiedosto" -valikkoa.

Napsauta "Tulosta" -komentoa.

Napsauta avattavaa "Tulostin" -valikkoa ja valitse sitten "Microsoft Print to PDF" -vaihtoehto.

Huomaa, että jos sinulla on tietokoneeseen asennettava toinen PDF-luova sovellus (tai jos käytät MacOSia), vaihtoehdot voivat olla erilaiset. Jos esimerkiksi Adobe on asennettu, todennäköisesti näet "Adobe PDF" -vaihtoehdon. Se toimii yhtä hyvin.

Napsauta sitten "Tulosta" -painiketta.

Avaa avautuvassa "Tallenna PDF nimellä" -ikkunassa, mistä haluat tallentaa PDF-tiedoston, kirjoita tiedostonimi ja napsauta sitten Tallenna-painiketta.

Olet nyt tallentanut sähköpostiosoitteesi PDF-muodossa.

Ja huomaa, että koska olet vain tulosta PDF-renderointimoottoriin, sama temppu toimii täsmälleen samalla tavoin minkä tahansa kohteen Outlookissa tallentamisessa (yhteystiedot, tapaamiset jne.) PDF: ksi.

Yhteyden tallentaminen tiedostoksi

Voit myös tallentaa yhteystietoja tiedostoiksi käyttäen Outlookia. Se toimii lähes samalla tavoin kuin tallennusviestejä, ja se voi olla hyödyllistä yksittäisten yhteystietojen varmuuskopioimiseksi tai siirtää ne uuteen tietokoneeseen. Yhteystietoja tallennetaan myös Vcard Files (CVF) -muodoksi, jota useat muut sovellukset käyttävät yhteystietoihin. Tämä myös helpottaa yhteyden siirtämistä toiselle sovellukselle tai yhteyshenkilön tietojen lähettämistä jollekin toiselle, jotta he voivat tuoda sen missä tahansa sovelluksessa.

Valitse Yhteystiedot-ikkunasta pääarkista "Tiedosto".

Napsauta "Tallenna nimellä" -komento.

Siirry "Tallenna nimellä" -ikkunassa kohtaan, johon haluat tallentaa yhteystiedoston, ja vaihda nimi, jos haluat.

Aivan kuten viesteillä, voit valita muutaman eri tiedostomuodon tästä avattavasta valikosta "Tallenna nimellä":

• Vain tekstiä: Kun tallennat yhteystietosi vain tekstiviestiksi, tallentat vain sanat, ei muotoilua tai kuvia.
• Rich Text Format: Yhteystiedon tallentaminen Rich Text -tiedostoksi tarkoittaa, että voit tallentaa tiedostossa useita erilaisia ​​muotoiluja, kuten lihavoitua ja italiikasta sekä kuvia. Tämä muoto voi olla hyödyllinen, jos sinulla on kuva yhteystietokortillasi.
• Outlook-viestimuoto: Kun tallennat yhteyshenkilön Outlook-viestimuotoon, voit avata sen Outlookissa (jopa toisella tietokoneella) ja se toimii kuten mikä tahansa muu Outlook-yhteyshenkilö. Mutta sitten se käyttäytyy samalla tavalla, jos tallennat sen oletusarvoiseen VCF-muotoon, joten tässä ei ole paljon hyötyä.

Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

Olet tallentanut yhteystietosi tiedostona.

Nimipäivän (tai koko kalenterin) tallentaminen tiedostoksi

Ja aivan kuten muiden Outlook-kohteiden kanssa, voit myös tallentaa tapaamiset tiedostoiksi. Vaikka ei ole yhtä hyödyllistä varmuuskopioida tallennetut kopiot yksittäisistä tapaamisista, Outlook tukee vCalendar-standardia, joten voit tallentaa tapaamisen, lähettää sen jollekin muulle ja tuoda sen sitten toiseen tuettuun sovellukseen.

Avaa haluamasi tapaaminen tallentaa. Valitse nimitysikkunassa Ribbon-valikosta Tiedosto-valikko.

Napsauta "Tallenna nimellä" -komento.

Siirry kohtaan, johon haluat tallentaa nimitystiedoston, ja anna sille nimi.

Aivan kuten viestien ja yhteystietojen kanssa, voit valita muutaman eri tiedostomuodon tästä avattavasta valikosta Tallenna nimellä:

• Vain tekstiä: Kun tallennat nimesi tekstinä vain, tallentat vain sanat, ei mitään muotoilua tai kuvia.
• Outlook-mallipohja: Nimityksen tallentaminen Outlook-malliksi tarkoittaa, että voit muotoilla muotoilun tuleviin kalentereihin tai kalenterimerkintöihin.
• Outlook-viestimuoto: Kun tallennat nimesi Outlook-viestimuotoon, voit avata sen Outlookissa uudelleen, myös toisessa tietokoneessa.
• HTML: Tallenna viesti HTML-asiakirjaksi tarkoittaa, että tallennat nimesi katsottavaksi verkkosivulla.
• MHT: MHT-tiedosto on web-sivun arkistotiedosto. HTML-tiedoston tavoin se on suunniteltu katsottavaksi selaimessa. MHT-tiedostosta poiketen HTML-tiedosto tallentaa kaikki tekstin, koodin, kuvat ja muut tiedot yhdeksi tiedostoksi.
• iCalendar-formaatti:iCalendar on toinen kalenteriasetus, jonka avulla voit siirtää kalenteritietoja eri kalenterisovelluksiin.

Valitse, haluatko tallentaa yhden tapaamisen tai koko kalenterin. Koko kalenterin tallentaminen tallentaa kaikki tiedot nykyiseen Outlook-kalenteriisi.

Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

Nyt olet tallentanut nimesi tai kalenterisi.