Microsoft Word ja Outlook ovat jo pitkään pystyneet katselemaan tilastotietoja "luettavuus" kirjoittamista varten, joten tiedät kuinka yksinkertainen tai monimutkainen olet kirjoittamassa. Tämä voi auttaa varmistamaan, että kirjoituksesi on riittävän luettavissa tarkoitetulle yleisölle.
Vanhemmissa Word-versiossa ominaisuus oli vain napsautussuhde tilapalkissa. Vuodesta 2013 alkavissa versioissa sinun on otettava ominaisuus käyttöön ensin ja päästäkö se sitten suorittamalla loitsun ja kieliopin tarkistus.
Word- ja Outlook-kirjoitusvirheiden ja kieliopintojen tarkistaminen tapahtuu Proofing-paneelissa, ja ne tarjoavat melko vankan tavan dokumentoida asiakirjoja. Kieltä on parannettu kieliopin tarkistustyökaluja, mutta vaikka sinulla onkin käytössäsi olevat, sinun on vielä otettava sisäänrakennettu kieliopin tarkistus käyttöön luettavuustilastojen avulla. Se, onko se sen arvoinen, on todella sinun. Ja jos et ole varma, että kieliopin tarkistus on aktiivinen, mutta mieluummin ei ole häiritsevää, kun jyrkästi korostuu työskentelyn aikana, voit aina poistaa oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistuksen kirjoittaessasi.
Jos haluat käyttää luettavuustilastoja Wordissa, sinun on ensin käynnistettävä ominaisuus. Napsauta Wordissa Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Asetukset. Valitse Asetukset-ikkunassa Suojaus-välilehti. Ota käyttöön sekä "Tarkista kielioppi oikeinkirjoitus" ja "Näytä luettavuustilastot" -valintaruudut. Napsauta OK, kun olet valmis.
Prosessi on samanlainen Outlookissa. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Asetukset. Valitse Asetukset-ikkunassa Mail-välilehti ja napsauta sitten oikeinkirjoitus- ja korjaustoimenpiteitä -painiketta.
Valitse Editor Options -ikkunassa Proofing-välilehti. Ota käyttöön sekä "Tarkista kielioppi oikeinkirjoitus" ja "Näytä luettavuustilastot" -valintaruudut ja valitse sitten OK.
Huomaa, että sekä Wordissa että Outlookissa voit poistaa valintavaihtoehdot oikeinkirjoitus- ja kieliopillisten virheiden tarkistamiseksi kirjoittaessasi, jos havaitset häiritsevän.
Nyt kun olet lukenut tilastot, asiakirjan luettavuusarvon tai tekstin valinnan tarkistaminen on yksinkertaista. Sinun tarvitsee vain suorittaa loitsu ja kieliopin tarkistus. Voit tarkistaa tarkan tekstin tai varmistaa, ettei mitään valittu tarkistamaan koko asiakirjaa. Aloita oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus painamalla F7-painiketta tai napsauttamalla Proofing-painiketta tilarivillä ikkunan alaosassa.
Suorita loitsu ja kieliopin tarkistus ja kun olet valmis, näkyviin tulee Readability Statistics -ikkuna.
Ikkuna näyttää joitain perustietoja, kuten sana- ja merkkipitoisuuksia, sekä joitakin keskiarvoja, kuten lauseita kappaletta kohden. Luettavuus-osiossa näet kaksi pistettä: Flesch Reading Ease ja Flesch-Kincaid Grade Level. Molemmat tulokset perustuvat kaavoihin, joissa on keskimääräinen lausepituus (ASL) ja keskimääräinen sana (ASW).
Ja jos haluat tietää matematiikan taustalla olevista asioista, Flesch Reading Ease -pisteen määrittämiseen käytetty kaava on:
206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)
Flesch-Kincaid Grade Level -pistemäärän määrittämisessä käytetty kaava on:
(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59
Ja se on! Se on yksinkertainen ominaisuus, jolla voit ottaa käyttöön ja käyttää, ja vaikka et halua perustaa kaikkea, mitä kirjoitat luettavuustuloksille, ne voivat silti olla kätevä työkalu varmistaaksesi, että kirjoitat oikeaan yleisöön kirjoitusasi.
