Postilaatikon puhdistaminen Outlookissa on joukko työkaluja, joiden avulla voit päästä eroon postilaatikon roskista. Voit tarkistaa postilaatikon koon, puhdistaa kohteet automaattisesti koon ja päivämäärän mukaan ja suorittaa muutamia muita toimintoja. Antaa heidän käydä läpi ja katsoa.
Ensin sinun täytyy avata työkalu. Valitse Tiedosto> Työkalut ja napsauta Mailbox Cleanup.
Käytettävissä on joitain työkaluja, ja aloitamme tarkastelemalla postilaatikon tietoja.
Outlook-postilaatikko koostuu kansioista - Saapuneet, Lähetetyt, Arkistoi ja niin edelleen - ja kansioiden koon tunteminen auttaa näkemään, missä kaikki sähköpostit ovat. Napsauta "Näytä postilaatikon koko".
Tämä avaa Kansion koko -ikkunan, joka näyttää kunkin kansion koon. Oletusarvoisesti se avautuu Paikalliset tiedot -välilehdessä. Paikalliset tiedot ovat tietokoneessa tallennettuja tietoja .pst and.ost-tiedostoissa.
Sarakkeet näyttävät kansion nimen, koon ja kokonaiskoko (joka on koon mukaan lukien kaikki alikansit). Paras osa tätä näkymää on se, että siinä näkyy kansioita, joita et ehkä tavallisesti harkitse, kuten kalenteri. Jos sinulla on useita vuosia nimityksiä ja kokouspyyntöjä, voit helposti saada kunnollisen kilon kilotavun kalenteriin, jonka voit puhdistaa poistamalla vanhoja tapahtumia.
Jos haluat nähdä postipalvelimen kansioiden koon, napsauta "Palvelintiedot" -välilehteä. Kun avaat tämän välilehden ensimmäisen kerran, tietojen kertyminen saattaa kestää jonkin aikaa. Tämä johtuu siitä, että Outlook ottaa yhteyttä Exchange-palvelimeen, pyytämällä tiedostoja (jotka lasketaan lennossa) ja sitten lataamalla ja näyttämällä tulokset.
Joka kerta kun avaat tämän välilehden, tietojen hakeminen on paljon nopeampaa, sillä Exchangein on tehtävä vain eroa koskeva analyysi ja useimmat kansiot eivät muuta kokoa niin paljon. Kun välilehti on ladattu, näet kansion koot Exchange-palvelimessa. Tämä ei välttämättä ole sama kuin Local Data -välilehden koko, koska Outlook ei välttämättä lataa kaikkia viestejä tietokoneellesi.
Esimerkiksi Omat tiedot -välilehdessä Arkisto-kansion kokonaiskoko on 116805 kb, mutta Palvelimen tiedot -välilehdellä Koko on 363399 kt - ero 246594 kt (265 Mt). Se on paljon postia, jota ei näy paikallisissa tiedoissa. Mitä tapahtuu?
Oletusarvoisesti Outlook pitää vain tietyn määrän postia paikalliselta asiakkaalta varmistaakseen, että sähköposti ei vie liikaa tilaa. Tietokoneissa, joissa on kiintolevy suurempi kuin 64 gigatavua (joka on useimmiten nykyään), Outlook pitää vain viimeisen vuoden sähköposteja tietokoneellesi. Vanhemmat sähköpostit säilytetään sähköpostipalvelimella, ja voit käyttää niitä. Voit ladata vanhat postit ja muuttaa oletusasetukset, jos haluat. Muista, että voit muuttaa oletusarvoa niin, että se latautuu Vähemmän mail, joten jos olet kamppailu avaruuteen, kannattaa muuttaa oletusarvoa 1 vuoden ja 6 kuukauden (tai vähemmän) välillä.
(Huomaa: Tämä vaikuttaa vain sellaisiin tileihin, jotka käyttävät Microsoft Exchange -palvelinta, kuten Hotmail, live.com, O365 ja jotkut yritysasiakas. Jos käytät Outlookia ladataksesi sähköpostia muilta palveluntarjoajilta, kuten Google tai Yahoo, tämä asetus jätetään huomiotta. sähköposti on ladattu.)
Nyt kun tiedät, kuinka paljon tietoja kansiosi sisältävät, voit priorisoida ne, joita puhdistat.
Jos sinulla on postia useissa eri kansioissa, voit hakea koko postilaatikkoasi vanhemmille tai suuremmille sähköpostiviesteille.
Tämä on erittäin hyödyllinen, jos haluat löytää suuria liitetiedostoja, jotka voit poistaa tai siirtää Outlookista kiintolevylle tai pilvipalveluun. Jos haluat esimerkiksi löytää kaikki yli 5 megatavun sähköpostit, voit muuttaa "Etsi kohteita suurempia kuin" -kentän 5000 kiloa ja napsauta sitten Etsi-painiketta.
Vakio Outlook-hakupaneeli palaa luettelolla vähintään 5 Mt: n sähköpostiviesteistä.
Nämä tulokset palauttavat vain sähköposteja, mutta voit muuttaa Look-kenttää mille tahansa tietylle tiedostyypille, jos haluat lähettää suuremman verkon.
Hakutuloksista voit avata jokaisen sähköpostin ja poistaa ne tai poistaa liitteitä. Muista tallentaa liitteet ennen niiden poistamista tai poistamista, jos haluat tallentaa ne.
Voit määrittää automaattisen arkistoinnin parametrit jokaiselle yksittäiselle Outlook-kansiolle, mitä olemme aiemmin käsitellyt osana laajempaa tarkastelua, jotta Outlookin toiminta toimisi sujuvasti. Jos olet määrittänyt automaattisen arkistointisäännöt, voit poistaa ne Postilaatikon puhdistuksessa klikkaamalla "Automaattinen arkistointi" -painiketta.
Tämä prosessi kääntyy kaikkien Outlookin kansioiden läpi ja soveltaa kaikkia määrittämiäsi automaattisen arkiston sääntöjä. Jos et ole asettanut mitään ylöspäin, saatat olla huolestunut siitä, että painat tätä painiketta vahingossa, mutta älä huoli, oletusarvoinen automaattinen arkistointisääntö ei tee mitään.
Jos haluat "pehmeän poistaa" sähköpostisi siirtämällä ne poistettuihin kohteisiin kansioon ja harvoin tyhjentää sen, tämä vaihtoehto on sinulle.
Huomautus: Jotkut ihmiset haluavat käyttää poistettuja kohteita kansioon eräänlaisena arkistona, heittää asioita siellä ja tyhjentäen kansion. Tämä ei ole hyvä idea, koska on olemassa runsaasti tapoja tyhjentää poistetut kohteet -kansio liian helposti. Sen sijaan, jos haluat pitää viestin, aseta arkisto!
Napsauta "Näytä poistetut kohteet-koko", niin näet, kuinka paljon tilaa poistetut kohteet ovat, ota syvään henkeä ja klikkaa Tyhjä.
Tämä poistaa kaikki kohteet poistetuista kohteista -kansioon. Jos tämä pelottaa, vie se hetken kuluttua siirtämään tärkeät viestit arkistoosi, mutta sinun on todella tyhjentettävä poistetut kohteet säännöllisesti ja ei käyttää sitä arkistona.
Mailbox Cleanup -ohjelman viimeinen vaihtoehto on poistaa ristiriitaiset viestit. Nämä ovat sähköposteja, jotka Outlook uskoo olevan ristiriidassa olemassa olevan sähköpostin kanssa, koska niillä on samat otsikkotiedot. Yleensä tämä johtuu väliaikaisista synkronointiongelmista Exchange-palvelimen kanssa, ja sinun pitäisi pystyä poistamaan nämä sähköpostit ilman ongelmaa. Jos haluat nähdä, onko sinulla jokin sähköpostiviesti Conflict-kansiossa, näpäytä "Näytä ristiriitatilakoko" -painiketta nähdäksesi suodatetun version Kansion koosta -ikkunasta.
Jos siellä on sähköposteja, sulje kansion kokoikkuna ja napsauta sitten Poista-painiketta Postilaatikon puhdistus -ikkunassa.
Se on Mailbox Cleanup -työkalu. Se ei ole erityisen haastavaa, mutta se on tehokasta ja hyödyllistä.
