Jos olet yhteistyössä toimivan työntekijäryhmän kanssa tai olet tekemisissä useiden omaa työtä koskevien tarkistusten kanssa, on tärkeää pystyä seuraamaan inkrementaalisia muutoksia. Microsoft Wordissa vertailutyökalu on rakennettu kyky vertailla eroja kahteen lähes identtiseen dokumenttiin. Näin voit käyttää sitä.
Avaa ensin Word ja kaikki dokumenttitiedostot. (Se voi olla yksi vertailuista, toinen asiakirja kokonaan tai vain tyhjä projekti.) Napsauta näytön yläreunassa olevaa "Tarkastelu" -välilehteä avataksesi nauhavalikon ja napsauttamalla sitten Vertaa-painiketta. se on lähellä valikon oikeaa puolta.
Napsauta "Vertaa" uudelleen, jos toinen valikko avautuu. Valitse sitten uudessa ikkunassa kaksi asiakirjaasi: alkuperäinen (tai aiempi) asiakirja ja tarkistettu (tai uudempi) asiakirja. Jos et näe pudotusvalikossa, napsauta oikealla olevaa kansion kuvaketta selataksesi dokumenttia tiedostoselaimella.
Tehtäessä "Label changes with" voit asettaa merkinnän, joka auttaa sinua seuraamaan, mikä ero liittyy siihen asiakirjaan. Täällä aion merkitä minun "myöhemmin", koska se on viimeisin versio käsikirjoituksesta. Voit lisätä vain tunnisteen tarkistettuun asiakirjaan, mutta voit vaihtaa niiden välillä kaksoisnuolikuvakkeella.
Napsauta "Lisää" -painiketta nähdäksesi lisäasetukset. Suurin osa näistä on itsestään selvää, ja kaikki vaihtoehdot ovat oletusarvoisesti käytössä. Huomaa "Näytä muutokset-kohdassa" -vaihtoehto, joka näyttää yksittäisiä muutoksia joko yhden merkin kerrallaan (hyvin hidas) tai yhden sanan kerrallaan.
Napsauta "OK". Word avaa monimutkaisen näköisen valikoiman paneeleita samassa asiakirjassa. Vasemmalta oikealle on eritelty muutosluettelo, täydellinen näkymä tarkistetusta asiakirjasta vasemmalla reunalla olevilla punaisilla merkinnöillä, joista ilmenee muutokset, ja kaksinkertainen ruutu, jossa näkyvät alkuperäiset ja tarkistetut asiakirjat. Vierittämällä hiiren rullasi voit vierittää kaikkia kolmea ensisijaista paneelia kerralla, mutta voit käyttää kullakin yksittäisen ikkunan vierityspalkkia kullakin oikealla puolella.
Muutokset-paneeli on hyödyllisin tässä. Se näyttää jokaisen muutoksen, mitä poistettiin ja mitä lisättiin, jotta asiakirjan yläosasta alareunaan. Se on loistava tapa nähdä eroja tekstissä ja muotoilussa yhdellä silmäyksellä. Napsauttamalla jotain Revisio-ruudun merkinnöistä selaa vierekkäisiä ruutuja haluamaasi kohtaan. Siisti!
Kun olet käyttänyt Tarkistukset-välilehteä saadaksesi tarkistuksen, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella keskellä olevaa tekstiä. Napsauta "Hyväksy" tai "Hylkää" (jota seuraa vastaava toimenpide), jotta muutokset pysyvät tai palautetaan.
Voit tallentaa tämän vertailuasiakirjan erillisenä tiedostona, joka ei vaikuta jompikumpiin tällä hetkellä tarkastelemaansi asiakirjoihin. Napsauta vain Tiedosto> Tallenna nimellä ja tallenna se kuten mikä tahansa muu Word-asiakirja.
Huomaa, että vertailu -ominaisuus ei ole käytettävissä, jos kummassakin asiakirjassa on salasanasuojaus tai sen muutokset on suojattu Wordissa. Voit muuttaa tätä asetusta yksittäisissä asiakirjoissa napsauttamalla Review> Track Changes.
