Jotkut ihmiset haluavat pitää Outlook-kansiensa täysin hallinnassa, ja sähköpostit luokitellaan siististi ja tallennetaan loogiseen, minimaaliseen kansiorakenteeseen. Useimmat meistä eivät ole sellaisia, joten Microsoft on tarjonnut työkaluja auttamaan. Yksi näistä työkaluista on vähän tunnettu Conversation Cleanup -työkalu, joka poistaa tai siirtää ylimääräisiä sähköpostiviestejä keskustelusta. Näin se toimii.
Voit suorittaa Conversation Clean Up -työkalun yhdelle keskustelulle, kansioon tai kansioon ja kaikkiin sen alikansioihin. Se etsii tarpeettomia sähköposteja, jotka merkitsevät niitä, jotka sisältyvät kokonaan yhteen keskustelun toiseen viestiin. Sitten se poistaa (oletuksena) tai siirtää nämä sähköpostit toiseen kansioon sen mukaan, miten olet asettanut sen. Tämä auttaa pitämään postilaatikkoasi täyttämällä samasta viestistä useita kopioita.
Ensin sinun täytyy asettaa Conversation Clean Up -parametrit. Pistä Tiedosto> Valinnat> Sähköposti ja siirry sitten alas keskusteluun Puheenpoisto-osiossa.
Keskustelun puhdistus poistaa oletusarvoisesti kohteet, mutta jos haluat siirtää tarpeettomia kohteita kansioon, napsauta "Selaa" ja valitse kansio, johon haluat siirtää niitä. Tämä on kätevää, jos haluat tarkistaa itsellesi, että työkalun todelliset viestit ovat tarpeettomia. Conversation Cleanup -työkalu on luotettava kokemuksemme mukaan, mutta joskus ei ole mitään korvausta itse asioista.
Voit luultavasti jättää muut oletusasetukset sellaisina kuin ne ovat, koska niillä on paljon järkeä, mutta jos tilanne tai mieltymykset ovat erilaiset, mene eteenpäin ja kytke parametrit päälle tai pois päältä sopivaksi. Kun olet saanut asetukset haluamallasi tavalla, palaa Outlookiin napsauttamalla OK.
Nyt sinun täytyy avata työkalu. Napsauta "Etusivu" -välilehdellä "Puhdista" -painiketta. Avattava valikko antaa sinulle mahdollisuuden puhdistaa kansioon, koko kansioon tai koko kansioon ja kaikkiin alikansioihin valitun keskustelun.
Voit myös käyttää tätä valikkoa valitsemalla Folder> Clean Up Folder, jos et tarvitse Clean Up Conversation -vaihtoehtoa.
Käymme nyt "Clean Up Folder" -ohjelmalla, mutta prosessi on sama riippumatta siitä, puhdistatko keskustelun, kansion tai kansion ja sen alikansiot. Ja yhdellä napsautuksella, voit aina napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kansiota Navigaattori-ikkunassa ja valita "Puhdista kansio".
Kun käynnistät tämän työkalun ensimmäisen kerran, näyttöön tulee varoitus, joka antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa asetuksia, suorittaa työkalun tai peruuttaa toimenpiteen.
Jos haluat käyttää työkalua ilman tätä ponnahdusikkunaa, ota käyttöön "Älä näytä tätä viestiä uudelleen" -vaihtoehtoa.
Voit avata työkalun napsauttamalla "Tyhjennä kansio" (jos käytät "Älä näytä tätä viestiä uudelleen" -vaihtoehdon tämän jälkeen, työkalu ajetaan heti, kun valitset sen). Kun työkalu on käynnissä, mikä voi kestää jonkin aikaa, jos käytät sitä ensimmäistä kertaa useissa viesteissä olevalle kansioon, Outlookin alaosassa näkyvässä tilissä näkyy statusilmoitus.
Voit jatkaa Outlookin käytön ollessa käynnissä. Kun statusilmoitus katoaa, työkalu on päättynyt. Se ei kerro sinulle, että se on valmis - työkalu on suunniteltu toimimaan taustalla auttamaan sinua, ei pommittaa sinua viesteillä - mutta kertoo, jos se ei löydä mitään viestejä siivoamaan.
Siinä kaikki on. Kun käytimme tätä työkalua esimerkkikansioon, joka sisälsi 2487 sähköpostiviestiä, löytyi 502 viestiä, jotka voisivat poistaa. Yli viidesosa kansiossa olevista sähköposteista oli tarpeeton, joten se on silmän avaaja ja työkalu, jota kannattaa käyttää, jos loppuu tilaa tai kyllästyy keskustelujen läpi.
