Nykypäivän Geek-koulukurssit laajentavat Gmailin tarrojen keskustelua sisällyttämällä suodattimet ja siirtymään sitten tärkeiden sähköpostiviestien seuraamiseen tähtien kanssa.
Koulun navigointiTarrat ovat erinomaisia, mutta niitä voidaan käyttää tehokkaammin sisällyttämällä suodattimet, joten tietyt kriteerit täyttävät viestit saavat automaattisesti etiketin tai tarrat. Tämä auttaa suuresti organisaation kanssa ja voi suuresti vähentää postilaatikoiden kaaosta.
Uuden suodattimen luomiseksi määritämme hakuvaihtoehdot hakukenttään ja luodaan suodatin hakusta. Voit tehdä tämän klikkaamalla alas-nuolta Etsi-ruutuun.
Anna hakuehdot hakutavat-ruutuun. Voit etsiä tietyn henkilön tai koko verkkotunnuksen viestejä (@ example.com) tietyillä aiheen sanoilla ja muilla ehdoilla.
Jos haluat luoda suodatuksen tähän hakuun perustuen, klikkaa "Luo suodatin tällä haulla" -linkkiä.
Suodatinvaihtoehdot näkyvät. Valitse valintaruudut, jotka osoittavat, mitä haluat tehdä hakukriteereitä vastaavilla viesteillä.
Esimerkiksi olemme valinneet merkitsemään aina viestit, jotka tulevat määritetystä sähköpostiosoitteesta "HTG School" -tunnisteen kanssa ja merkitsemään aina nämä viestit "tärkeiksi". Olemme myös päättäneet soveltaa suodatinta kaikkiin tämän henkilön olemassa oleviin sähköpostiviesteihin.
HUOMAUTUS: Jos haluat, että tarrat toimivat kuin kansioita, voit valita "Ohita postilaatikko (Arkistoi se)", jos haluat automaattisesti siirtää sähköpostiviestejä tarroihin niiden saapumisen yhteydessä. Tämä pitää sähköpostisi järjestäytyneempänä, mutta saatat vaarantaa puuttuvan tärkeän viestin, koska se ei näy automaattisesti postilaatikossasi.
Kun olet määrittänyt suodattimen kriteerit, klikkaa "Luo suodatin".
HUOMAUTUS: Kun päätät lähettää viestin toiminnoksi suodattimessa, siihen vaikuttaa vain uusia viestejä. Kaikki olemassa olevat viestit, joihin suodatinta sovelletaan, ei lähetetä.
Näyttöön tulee viesti, joka kertoo, että suodatin on luotu. Huomaa, että kuvakaappauksessa kaikki kyseisen henkilön viestit on merkitty "HTG-koululla" -merkillä.
Viestit merkittiin myös tärkeiksi automaattisesti (lähettäjien vasemmalla puolella olevat tunnistekuvakkeet täytetään keltaisella).
Voit myös luoda suodattimen Asetukset-kohdassa.
Siirry "Asetukset" -näyttöön edellä kuvatulla tavalla ja napsauta yläosassa olevaa Suodattimet-linkkiä.
Napsauta Luo uusi suodatin -linkki.
Määritä etsintä- ja suodatuskriteeri samalla tavalla kuin aiemmassa menetelmässä ja napsauta suodattimen valintaikkunan "Luo suodatin".
Sen sijaan, että pääset takaisin postilaatikkoosi, sinut palautetaan "Suodattimet" -näyttöön ja uusi suodatin näkyy luettelossa. Voit muokata, poistaa tai valita sen viedäksi (vietyjä suodattimia käsitellään myöhemmin tässä oppitunnissa).
Palaa Saapuneet-kansioon napsauttamalla Saapuneet-kansio.
Voit myös luoda suodattimen olemassa olevan viestin perusteella. Voit tehdä tämän valitsemalla viestin viestiluettelosta tai tarroista.
Napsauta Lisää-toimintopainiketta ja valitse avattavasta valikosta "Suodata viestit, kuten nämä".
Huomaa, että Suodatin-valintaikkunan From-kenttä täytetään automaattisesti. Syötä haluamasi muut suodatuskriteerit ja napsauta "Luo suodatin tällä haulla".
Määritä suodatuskriteerit valitsemalla suodattimet seuraavalla valintaikkunalla aiemmin kuvatulla tavalla.
HUOMAUTUS: Tämän menetelmän avulla voit määrittää suodattimet, jotka automaattisesti poistavat ei-toivotut sähköpostit vastaanottaessasi niitä.
Voit käyttää yhtä suodatinta viestien hallintaan useista eri sähköpostiosoitteista. Voimme esimerkiksi määrittää merkinnät useilta henkilöiltä, joilla on "HTG-koulu" -tunniste. Voit tehdä tämän avaamalla hakuasetusten valintaikkunan Etsi-ruutuun alas-nuolella.
Lisää jokaiselle sähköpostiosoitteelle Lähettäjä-kenttään erotettu sana "TAI" ja klikkaa "Luo suodatin tällä haulla".
Jos haluat käyttää samaa etikettiä jompaakummasta näistä sähköpostiosoitteista, valitse "Käytä tarraa" -valintaruutu ja valitse haluamasi merkintä popuplista. Käytä muita tämän suodattimen toimia ja klikkaa "Luo suodatin".
HUOMAUTUS: Muista valita "Käytä suodatinta vastaaviin keskusteluihin" -valintaruudun, jos haluat käyttää tätä suodatinta viesteihin, jotka olet jo saanut näistä kahdesta sähköpostiosoitteesta.
Nyt kun olet oppinut luomaan suodattimet, olet luultavasti luonut erittäin hyödyllisiä suodattimia, joita haluat käyttää muissa Gmail-tileissä. Voit viedä suodattimet yhdeltä tililtä ja tuoda ne toiseen tiliin.
Jos haluat viedä suodattimen, pääset ensin "Asetukset" -näytön "Suodattimet" -näyttöön (käyttämällä "Asetukset" -nappipainiketta). Valitse sitten suodatin, jonka haluat viedä luettelossa ja napsauta "Vie".
HUOMAUTUS: Voit valita useita suodattimia viedäksesi kerralla.
Siirry "Tallenna nimellä" -valintaikkunassa navigoimalla, johon haluat tallentaa suodattimen. Suodatin tallennetaan XML-tiedostoksi, jonka oletusnimi voi muuttaa, jos haluat, jätä vain laajennus .xml-muotoon ja napsauta Tallenna.
Nyt sinulla on tiedosto, jonka voit varmuuskopioida, siirtää toiseen tietokoneeseen, jakaa ystäväsi kanssa tai tuoda toiseen Gmail-tiliin.
Voit tuoda suodattimen Gmail-tiliisi valitsemalla Asetukset-ruudussa Suodattimet ja napsauttamalla Tuo suodattimet -linkkiä.
Valitse "Tuo suodattimet" -kohdasta "Valitse tiedosto".
HUOMAUTUS: Jos muutat mieltäsi suodattimen tuomisesta, klikkaa "Peruuta tuonti" -linkkiä.
Avaa "Avaa" -valintaikkunassa sijainti, johon olet tallentanut viedyn suodattimen. Valitse tiedosto ja napsauta "Avaa".
Tiedostonimi on "Valitse tiedosto" -painikkeen vieressä. Avaa tiedosto ja tuoda suodattimet siihen napsauttamalla "Avaa tiedosto".
Näyttöön tulee ilmoitus "Haku" -ruudussa, kun suodatustiedosto avataan. Tämä saattaa kestää jonkin aikaa riippuen siitä, kuinka monta suodatinta tiedostoon on.
Kaikki valitun tiedoston suodattimet on lueteltu kohdassa "Tuo suodattimet". Valitse tuodut suodattimet. Jos haluat käyttää tuodut suodattimet olemassa oleviin sähköpostiviesteihin (aivan kuten silloin, kun luot uuden suodattimen), valitse "Käytä uusia suodattimia olemassa olevaan postiin" -valintaruutu ja napsauta "Luo suodattimia".
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa näkyy suodattimen luomisprosessin eteneminen. Voit peruuttaa suodattimien luomisen napsauttamalla Pysäytä-painiketta.
Kun suodattimet on luotu, ne näkyvät luettelossa "Suodattimet" -näytössä.
Gmailin tähtijärjestelmän avulla voit merkitä tärkeimmät sähköpostiviestisi, jotta voit helposti löytää ne myöhemmin. Oletusarvoisesti tähdellä merkityt viestit on merkitty keltaisella tähdellä, mutta voit lisätä muita värejä ja tähtiluokkia.
Tähdet näkyvät lähettäjän nimen vasemmalla puolella postilaatikossasi.
Voit lisätä tähti viestiisi postilaatikossasi napsauttamalla tähtikuvaketta lähettäjän nimen vieressä, kuten yllä kuvassa.
Voit myös lisätä tähti viestiin, kun se on auki. Voit tehdä tämän klikkaamalla tähtikuvaketta viestin oikeassa yläkulmassa päivämäärän oikealla puolella. Keskusteluissa se on ensimmäisen viestin oikealla puolella keskustelun yläosassa.
Jos haluat lisätä säveltämäsi viestin tähtiin, napsauta "Lisää vaihtoehtoja" -nuolta "Kirjoita" -ikkunan oikeassa alakulmassa.
Siirrä hiirtä "Tarra" -vaihtoehdon kohdalle ja valitse sitten alavalikosta Lisää tähti.
Lähettämäsi viestisi otsikkorivillä on tähdellä merkitty.
Gmailin avulla voit käyttää useita värejä ja tyyppejä "tähtiä" viestien erottamiseksi toisistaan.
Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos haluat merkitä useita eri merkityksiä. Voit esimerkiksi käyttää purppuran tähdellä viestit, jotka haluat lukea uudelleen, ja punaisen huutomerkin viesteille, joita sinun on seurattava.
Napsauta "Asetukset" -painiketta ja valitse avattavasta valikosta "Asetukset". Siirry Yleiset-välilehden vieressä kohtaan "Tähteä". Vedä kuvakkeita "Ei käytössä" -osiosta "Käytössä" -osiosta lisäämällä eri tyyppisiä tähtiä. Jos käytössä on useampia kuin yhden tyyppisiä tähtiä, napsauttamalla sähköpostiviestin vieressä olevaa tähtikuvaketta kerrallaan kaikki käytössä olevat tähdet. Jos tähdellä viestiä, kun se on avoinna, vain ensimmäinen tähti-tyyppi on käytössä.
Jos haluat nähdä kaikki tähdellä merkityt viestit, napsauta Gmail-ikkunan vasemmalla puolella olevaa "Tähtiluokitusta" -merkintä. Voit myös etsiä tähdellä merkittyjä viestejä kirjoittamalla "on: tähdellä merkitty" hakukenttään.
Jos olet käyttänyt useita eri tyyppejä merkkien merkitsemiseen, voit etsiä tietyntyyppistä tähteä. Voit tehdä tämän haun käyttämällä tähdellä "has:", jonka nimi on tähti (esim. "On: red-bang").
Tietyn tähdetunnuksen selvittämiseksi pääset "Asetukset" -näytön Yleiset-välilehteen ja viet hiiren haluamasi tähtityypin päälle. Tähtäimen nimi näkyy ponnahdusikkunassa.
Gmailin ohjeessa on myös luettelon tähtien nimistä Tarkennettu haku-ohjeaiheessa.
Jos järjestät postilaatikon käyttämällä tässä oppitunnissa mainittuja muokattavia välilehtiä, tähdellä merkityistä muista välilehdistä tulevat viestit sisältyvät myös ensisijaiseen välilehteen. Jos et halua nähdä tähdellä merkittyjä viestejä muista välilehdistä "Ensisijainen" -välilehdellä, voit poistaa tämän käytöstä.
Napsauta välilehtien oikealla puolella olevaa "+" -kuvaketta.
Valitse valintaruutu "Valitse välilehdet", poista valinta "Sisällytä tähdellä merkityt ensisijaiset" -valintaruutu ja valitse Tallenna.
Olemme täällä nyt oppitunnin 4 lopussa, mutta olet jo hyvässä asemassasi olla Gmail Pro! Vain neljä lyhytaikaista päivää tiedät nyt niin paljon kuin sinun tarvitsee tietää, jotta postilaatikkoosi saataisiin todella kirkkaasti ja viestit löytävät nyt automaattisesti tietyt merkinnät täyttämättä postilaatikkoasi.
Seuraavassa opetuksessa aiomme puhua allekirjoituksista ja siitä, miten voit pitää profiilisi turvallisena ja varmuuskopioida tiedot.
