Tämä vieras artikkeli on kirjoittanut Askar, geek takana DemoGeek tech sivusto.
Jos työskentelet tiimissä tai kun käsittelette asiakkaita, kannattaa varmistaa, että jakat asiakirjasi oikealla tavalla, jotta asiakirjassa olevat tiedot saavuttavat oikean yleisön ja tietojen luottamuksellisuutta kunnioitetaan.
Word 2007: lla on ominaisuus, jolla voit muodostaa Word-dokumenttisi asianmukaisesti jakamalla ihmisryhmää tai jopa henkilöitä, joilla on tietty uskottavuustekijä.
Valmistautuminen
Käynnistä Word 2007 ja luo asiakirja haluamallasi tavalla.
Kun olet tyytyväinen asiakirjaan ja olet valmis jakamaan, pysähdy hetkeksi ennen kuin pääset sähköpostisovellukseen ja noudata näitä yksinkertaisia ohjeita, jotta asiakirja on valmis jakelemaan. Muista, että nämä vaiheet on eristetty ja mikä tarkoittaa, että voit valita ja valita haluamasi vaiheet.
Klikkaa Office-painike ja klikkaa "Valmistella"Valikkovaihtoehto. On olemassa 7 eri vaihtoehtoa, jotka sinun pitäisi nähdä. Selitän jokaisen näistä vaihtoehdoista, jotta voit valita ja valita oikean yhdistelmän vaihtoehtoja jakeluvaatimuksiasi varten.
Asiakirjan ominaisuudet
Ensimmäinen luettelo on "ominaisuudet vaihtoehto, jolla voit syöttää asiakirjan metatiedot.
Voit kirjoittaa asiakirjan tekijän, otsikon, aiheen, avainsanojen, luokan, tilan ja kommenttien nimen.
Jotkut näistä voidaan tarkastella kautta tiedosto >> ominaisuudet dialogi.
Muista, että kun olet viimeistellyt asiakirjan, et näe näitä ominaisuuksia, mutta siihen asti voit yhdistää ominaisuuksia asiakirjan kanssa, jotta muut saisivat käsityksen asiakirjasta ennen avaamista.
Tarkista asiakirja
Toinen vaihtoehto luettelossa on "Tarkista asiakirja"Vaihtoehto. Osana asiakirjasi jakelua koskevaa valmistelua voit tarkastella asiakirjaa kommentteja, tarkistuksia, korjausmerkkejä, mustetta koskevia huomautuksia. Voit tarkastaa piilotetut metatiedot tai kaikki asiakirjan kanssa tallennetut henkilökohtaiset tiedot. Voit tarkistaa asiakirjan kanssa tallennetut mukautetut XML-tiedot. Voit myös tarkistaa otsakkeen, alatunnisteen ja minkä tahansa vesileiman tiedot. Lopuksi voit myös tarkastaa asiakirjan piilotetut tekstit.
Valitse haluamasi tarkastusasetukset, ennen kuin jaat asiakirjan ja kun painat "Tarkastaa"-Painike Sana tarkistaa asiakirjan ja ilmoittaa sinulle kaikista sen tarkastuksen kohteista.
Kiinnostavat kohteet merkitään huutomerkillä ja voit halutessasi tarkistaa uudelleen.
Salaa asiakirja
Kolmanneksi luettelossa on "Salaa asiakirja"Vaihtoehto. Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että vain tietyt luottamasi henkilöt voivat tarkastella asiakirjaa. Sen avulla voit salata asiakirjan haluamallasi salasanalla ja käyttäjien on annettava tämä salasana tarkastella asiakirjaa.
Valitse salasana, jonka voit jakaa ryhmälle. Minun neuvoni ei ole valita salasanaa, jota käytät henkilökohtaisesti, vaan pikemminkin salasana, jota kukaan ei voi käyttää jäljittämään verkkotilejäsi tai muita henkilökohtaisesti käyttämäsi arkaluontoisia tilejä.
Vahvista salasana vielä kerran. Salasanat ovat pieniä ja pieniä kirjaimia, ja muista säilyttää / muistaa salasana, koska salasanan palauttaminen ei ole mahdollista, jos unohdat salasanan.
Kun salattu, sinun pitäisi pystyä näkemään, että valikkovaihtoehdossa on pieni taustaväri, joka osoittaa, että tämä asiakirja on salattu.
Kun jakeluryhmäsi ihmiset yrittävät avata salatun asiakirjan, heitä pyydetään antamaan salasana.
Ilman salasanaa he eivät pysty avaamaan asiakirjaa lainkaan.
Rajoita käyttöoikeus
Neljäs luettelo on "Rajoita käyttöoikeus"Vaihtoehto. Voit rajoittaa asiakirjan käyttöoikeuksia rajoittamalla rajoituksia. Jos asiakirja on herkkä, voit rajoittaa asiakirjojen muokkaamista, kopioimista ja tulostamista käyttämällä "Rajoita käyttöoikeudet".
Rajoita käyttöoikeus käyttää Windows Rights Management -asiakasohjelman toteuttamaan rajoitukset.
Sinua saatetaan pyytää asentamaan Windows Rights Management työkalu. Älä huoli, mene eteenpäin ja asenna se, se on peräisin luotettavasta lähteestä. Asennuksen jälkeen sinun pitäisi pystyä määrittämään, mitä ihmiset voivat tehdä asiakirjan kanssa.
Lisää digitaalinen allekirjoitus
Viidenneksi luettelossa on "Lisää digitaalinen allekirjoitus"Vaihtoehto. Digitaaliset allekirjoitukset varmistavat asiakirjan eheyden. Ajattele digitaalisia allekirjoituksia paperisignaalina, mutta tehdä sähköisesti mukavuuden vuoksi. Kun asiakirjassa on digitaalinen allekirjoitus, se merkitsee asiakirjan eheyttä ja luottamusta. Tämä olisi kätevää, jos jakat asiakirjan hyvin suurelle yleisöryhmälle.
Klikkaa "Lisää digitaalinen allekirjoitus"-Vaihtoehto ja Word kysyvät yllä olevasta valintaikkunasta digitaalisten allekirjoitusten tarjoajien etsimisen Office Marketplacessa.
Office Online Marketplace -palvelussa sinun pitäisi pystyä löytämään digitaalinen allekirjoituksen tarjoaja, jonka avulla voit allekirjoittaa asiakirjan.
Suorita yhteensopivuuden tarkistus
Let's ohita viimeiselle vaihtoehdolle "Suorita yhteensopivuuden tarkistus"Ensin. Jos olet käyttänyt Word 2007: een ominaisia ominaisuuksia ja epäilet, että yleisösi saattavat käyttää vanhempia Word-versioita, sinun kannattaa suorittaa yhteensopivuuden tarkistaja varmistaaksesi, että koko yleisö voi lukea asiakirjan.
Word 2007 suorittaa joukon ennalta määritettyjä yhteensopivuustarkastuksia ja jos se löytää yhteensopivuusongelmia, se luetteloi ne yllä olevasta valintaikkunasta, ellet ole hyvä siirtyä viimeiseen vaiheeseen ennen asiakirjan jakamista.
Merkitse lopuksi
Tämän pitäisi olla viimeinen vaihe, jonka haluat seurata ennen asiakirjan jakamista ryhmälle. Kuten nimestä kerrotaan, tämä toiminto merkitsee asiakirjan kaikki jakeluasetuksena.
Koska tämä tekee merkittäviä muutoksia asiakirjaan, sinua pyydetään varmistamaan, että haluat merkitä asiakirjan lopulliseksi.
Kun asiakirja on merkitty Finaliksi, asiakirjaa ei voi muokata ja se puhdistetaan kaikista todistuslukemista, kommentteja jne.
Viimeistellyt asiakirjat saavat uuden kuvakkeen tilapalkissa, joka näyttää enemmän paperipainatuksena paperilla.
Jakauman valmistelemiseen tarkoitettu dokumentti voi auttaa välttämään tietyt ilmeiset virheet, joita teet, kun jakat asiakirjan suurelle joukolle ihmisiä. Sinun ei tarvitse seurata kaikkia vaiheita; pikemminkin voit valita ja valita, mikä haluat / mieluummin. Word 2007 on riittävän joustava tekemään sen, mitä pyydät sen tekemään asiakirjan valmistelussa jakelua varten.
Toivottavasti tämä on hyödyllinen ja toivottavasti käytät Word 2007: n kykyä viimeistellä asiakirja oikein ennen jakelua. Jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja, ilmoita siitä kommenttisi.
