Outlookin avulla voit luoda ja muokata kansionäkymiä monin tavoin, kuten lisätä tai poistaa sarakkeita tai ryhmitellä ja lajitella viestejä. Voit myös soveltaa sääntöjä, jotta Outlook näyttää viestit eri tavoin niiden ominaisuuksien (kuten lähettäjän, aiheen rivin tai aikaleiman) perusteella. Tätä kutsutaan ehdollinen muotoilu. Katsotaanpa, miten se toimii.
Päivittää: Yksi lukijoistamme tuonut meille tietoon, että ehdollinen muotoilu on käytettävissä vain Outlookin ja Windowsin Windows - versiossaei MacOS-versio. Kiitos, Christy!
Aloita ehdollisen muotoilun käyttöönotto siirtymällä Näytä> Näytä asetukset.
Voit myös käyttää Lisäasetukset-asetuksia napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kansiopäätä ja valitsemalla "Näytä asetukset" -komennon.
Advanced View Settings -ikkunassa voit mukauttaa kansionäkymää. Napsauta "Ehdollinen muotoilu" -painiketta.
Tämä tuo sinulle ehdollisen muotoilun ikkunan, jonka avulla määrität eri sääntöjä viestien muotoilemiseksi.
Tämän näkymän "Säännöt" -luettelossa näkyvät kohteet ovat oletusarvoisia sääntöjä, jotka sisältävät ei-mukautetun kansionäkymän. Voit esimerkiksi nähdä, että lukemattomat viestit näkyvät lihavoituna, sinisenä Segoe UI -fontissa, jonka koko on 11 pistettä.
"Säännöt" ovat ehtoja, jotka sanoman on täytettävä, jotta Outlook voi käyttää muotoilua. Esimerkiksi oletussäännöissä "Lukemattomat viestit" -sääntö aktivoidaan, kun viesti on merkitty lukemattomaksi. Kun tämä sääntö on aktivoitu, Outlook käyttää lihavoitua, sinistä 11-pisteen Segoe UI -fonttia sen näyttämiseksi.
Outlook noudattaa sääntöjä luettelon yläosasta. Säännöt, jotka ylittävät luettelon, ovat ensisijaisempia kuin alhaisemmat säännöt. Miten tämä toimii käytännössä? Oletetaan, että sinulla on kaksi sääntöä, yksi luettelon yläosasta, joka muuttaa fontin vihreiksi ja yksi alhaalla luettelossa, joka muuttaa fontin punaiseksi. Jos viesti täyttää molempien sääntöjen ehdot, fontti muuttuu vihreäksi, koska sääntö on korkeampi luettelossa - sääntöä, joka asettaa fontin punaiseksi, jätetään huomiotta.
Oletusasetuksilla voit muuttaa fonttia vain. Et voi poistaa oletussääntöjä, siirtää järjestystä tai muuttaa sääntöjen ehdot. Voit poistaa oletussäännöt käytöstä poistamalla niiden poissulkemisen "Säännöt tästä näkymästä" -luettelosta.
Valitse Ehdollinen muotoilu -ikkunassa Lisää-painike. Uusi luettelo nimeltään "Untitled" lisätään luetteloon. Anna sääntösi nimi ja napsauta sitten "Ehto" -painiketta.
Suodatin-ikkunassa voit päättää ehtona tai ehtoina, jotka sähköpostin on täytettävä muotoiltavaksi.
Aion vain käyttää yksinkertaista esimerkkiä täällä ja etsiä se "Rob Woodgaten" lähettämät viestit, jotka sisältävät Subject-kenttään sanan "Outlook".
Voit tehdä tämän ensin napsauttamalla "From" -painiketta, joka avaa osoitekirjan ja valitse yhteystieto.
Sitten lisäämme "Outlook" "Sana (sanahaku) -kenttään" varmistamalla, että vain "Aihekenttä vain" -vaihtoehto on valittu "In" avattavasta luettelosta. Napsauta "OK", kun olet valmis.
Palaa ehdolliseen muotoiluun napsauttamalla "Fontti" -painiketta.
Aiomme tehdä suodattimen mukaisia viestejä purppuraan ja lihavoituna. Aseta haluamasi asetukset, napsauta "OK" -painiketta ja sulje Conditional Formatting -ikkuna uudelleen napsauttamalla "OK" ja sulje sitten Lisäasetukset-ikkuna.
Sääntöjä sovelletaan välittömästi. Näet alla, että viestimme täyttävät viestit ovat nyt rohkeita ja violetteja.
Tämä on vain yksinkertainen esimerkki - voit lisätä paljon ehtoja, jopa hyvin monimutkaisia. Takaisin suodatusikkunaan voit siirtyä Lisää valinnat -välilehteen nähdäksesi joukon lisäehtoja, joita voit valita.
Täällä voit valita vastaavan viestiä:
Vaihda "Lisäasetukset" -välilehdelle ja voit luoda monimutkaisia ehtoja.
Lisäasetukset-välilehdellä voit valita minkä tahansa kentän mistä tahansa Outlookista, ja valitse ehto, jonka haluat sovittaa. Tämä voi olla melko yksinkertainen, kuten lähettäjän vastaaminen täsmälliseen osoitteeseen, mutta sinulla on paljon vaihtoehtoja. Oletetaan, että haluat sääntösi vastaavan vastaanottamiasi sähköposteja. Napsauta "Kentän" -painiketta, osoita "Päivämäärä / aika -kentät" ja napsauta sitten "Vastaanotettu" -vaihtoehto.
Valitse tilanne napsauttamalla avattavaa "Ehto" -valikkoa.
Valinnat ovat paljon suurempia kuin odotit:
Ja muut kentät, jotka voit valita, tarjoavat samanlaisia vaihtoehtoja.
Valitse ehto, lisää arvo ja napsauta "Lisää luetteloon" -painiketta.
Voit lisätä luetteloon niin monta kuin haluat.Jotta saisit jonkinlaisen käsityksen siitä, kuinka monta kenttää on, tutustu vain kaikkiin sähköpostiosoitteisiin -valikkoon.
"Kaikki yhteystietokentät" -valikossa on neljä vaihtoehtoista saraketta - niin monta emme pysty sovi siihen järkevään kuvakaappaukseen. Joten emme aio kulkea kaikkien kenttien ja olosuhteiden läpi, mutta nyt tiedät missä ne ovat ja miten niitä käytetään.
Voit luoda useita ehtoja sääntöön saadaksesi asioita niin tarkasti kuin haluat. Haluatko, että Outlook näyttää viestit punaisella 16pt-kirjasimella, jos he ovat tietystä kontaktista, joka on vastaanotettu viimeisten seitsemän päivän aikana, sisältävät tietyn sanan aiheesta, ja sisältää liitetiedoston? Ei ole ongelma.
Jos olet luonut säännön, etkä enää halua sitä, se on helppo poistaa. Valitse ehdollinen muotoiluikkuna poistettava sääntö ja napsauta "Poista" -painiketta. Muista vain, että voit poistaa vain luomasi säännöt - ei Outlookin sisäisiä oletussääntöjä.
Voit lisätä niin monta ehdot kuin haluat, ja sinulla on niin monta sääntöä kuin haluat. Ja kun osoitimme sinulle aiemmin, kun olet määrittänyt ehdolliset muotoilusäännöt haluamallasi tavalla, voit kopioida näkymän toiseen kansioon tai kaikkiin kansioihin, jos haluat.
