Microsoft Word on erinomainen työkalu asiakirjojen työstämiseen tiimiasetuksissa. On monia toimintoja, jotka tukevat helppoa yhteistyötä, kuten malleja, muutoksia ja tarkistusseurantaa, kommentteja, asiakirjojen rajoittamista ja suojaamista sekä asiakirjojen vertailua ja yhdistämistä.
Koulun navigointiWordin yhteistyötyökalujen ansiosta voit tehdä sellaisia asioita, jotka jopa niinkin vähän kuin 20 vuotta sitten olisivat vaatineet tulostaa kaiken, siirtämällä sen pois arvostelijalle tai arvostelijoille, jolloin he sitten merkitsisivät kaiken musteella ja luovuttaisivat sen takaisin sinulle . Teet sitten muutokset, tulosta se uudestaan ja anna se takaisin toiselle kierrokselle arvosteluja. Tämä on aikaa vievää ja tuhlaavaa.
Wordin avulla voit kuitenkin tehdä huomautuksia ja korjauksia dokumenttiin samalla kun voit helposti seurata jokaista muutosta, jotta jokainen yhteistyö voi nähdä, missä se menee ja miten se muotoillaan. Ei tarvitse tulostaa tai luovuttaa sitä. Voit yksinkertaisesti tallentaa työsi jaettuun kansioon tai sähköpostitse, mikä säästää tonnia arvokasta aikaa!
Tämän sarjan tavoitteena on esitellä ja tutustua Microsoft Word 2013: n yhteistyöominaisuuksiin, mutta paljon siitä, mitä keskustelemme pitäisi olla käytettävissä myös aiemmissa versioissa. Tämä on hyödyllistä, oletko yksinkertaisesti opiskelija, joka luovuttaa paperisi jollekin toiselle oikolohkolle tai muokata suurta julkaisua, joka kulkee läpi useita tarkistuksia ja arvioijia.
Kun työskentelet tiimiasetuksissa, kaikkien käyttäminen johdonmukaisessa muotoilussa on välttämätöntä. Voit helposti toteuttaa tämän käyttämällä malleja.
Voit esimerkiksi määrittää kaikki tyylit ja muotoilut malliin, liittää mallin dokumenttiin ja jakaa mallipohjan kaikille, jotka työskentelevät asiakirjassa. Mallipohja on olennaisilta osiltaan Word-opas, jonka avulla asiakirjan ja työympäristön pitäisi näkyä.
Jokainen Word-dokumentti perustuu malliin. Aina kun luot uuden asiakirjan Wordiin, malli on liitetty automaattisesti, vaikka luot uuden "Tyhjän asiakirjan".
Malliin perustuva uusi dokumentti sisältää kaikki haluamasi tyylit ja muotoilut. Se voi sisältää jopa standardin, boilerplate-tekstin, tyylit, otsikot, alatunnisteet, erikoistyökalurivit ja muut yhteiset tiedot, jotka tarvitaan samankaltaisiin asiakirjoihin perustuen malliin. Voit myös liittää mallin olemassa olevaan asiakirjaan, jos olet luonut mallipohjan dokumentin työn aloittamisen jälkeen.
HUOMAUTUS: Kun liität mallin olemassa olevaan asiakirjaan, sivun asennustietoja, kuten sivun suuntausta ja marginaaleja, ei ole kohdistettu asiakirjaan. Tämä johtuu siitä, että sivunasetustiedot ovat erilaiset dokumentin jokaiselle osalle, jos jakat asiakirjan osioiksi. Word ei tiedä, mihin osaan sovelletaan sivun asennustietoa.
Tästä syystä suosittelemme, että suunnittelet eteenpäin, kun työskentelet asiakirjalla yhteistyössä, ja luo mallille asiakirjan, jota voit käyttää uuteen asiakirjaan ennen työn aloittamista.
Office.comissa on Word-asennukset, joissa on normaali malli ja useampia malleja. Voit myös luoda niin monta omia mukautettuja omia malleja kuin haluat. Jos et valitse sisäänrakennettua tai mukautettua mallia, Word nimeää automaattisesti "normal.dotm" -mallin asiakirjalle.
Mallistiedostoihin, DOTX ja DOTM on kaksi laajennusta. DOTXia käytetään malleissa, joissa ei käytetä makroja, ja DOTMia käytetään malleissa, jotka tekevät.
Normaali malli sijaitsee "C: \ Käyttäjät \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" -kansion ja mallien avulla, jotka voit ladata Office.comista. Katso lisätietoja How-To Geek Schoolin oppaasta Word 2013 -muotoiluun.
HUOMAUTUS: Tästä sarjasta saatat ihmetellä, miksi kuvat näyttävät Wordissa ylä- ja pienoiskoossa (tai otsikkokohdasta), eivätkä kaikki ole aktivoineet, koska se saattaa olla omassa tietokoneessasi. On temppua vaihtaa pääkaupunkiseudun välilehtiä, jotka selitämme artikkelissamme, kuinka muuttaa Office 2013: n Ribbon Barin aktivointia.
Mukautetut henkilökohtaiset mallipohjat tallennetaan muussa paikassa Normal-mallista ja Office.comista ladatusta mallista. Word tallentaa omat mallipohjansa oletuksena "C: \ Käyttäjät \ Asiakirjat \ Custom Office -mallit".
Tätä sijaintia voidaan kuitenkin muuttaa. Voit tehdä niin klikkaamalla "Tiedosto" -välilehteä.
Napsauta "Asetukset" "Info" -näytön vasemmassa reunassa olevien kohteiden luettelossa.
Napsauta "Word Options" -valintaikkunan vasemmalla puolella olevasta listasta "Advanced".
Napsauta Yleiset-osiossa Tiedoston sijainnit.
Valitse "Tiedostojen sijainnit" -valintaikkunassa "Käyttäjäsijoitukset" tiedostotyyppien ja paikkojen luettelossa ja napsauta Muokkaa.
Valitse Muokkaa sijaintia -valintaikkunan kansioon, johon haluat tallentaa omat mallisi, valitse se ja napsauta OK.
Uusi polku näkyy "Tiedoston sijainnit" -valintaikkunassa. Napsauta "OK".
Sulje "Word Options" -valintaikkuna napsauttamalla OK.
Sinun on myös määritettävä oletussijainti henkilökohtaisille malleille, joten voit käyttää omia malleja "Uusi" -näytössä luomalla uutta asiakirjaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä ja valitsemalla "Asetukset". Tällä kertaa, valitse "Asetukset" -valintaikkunan vasemmalla olevasta luettelosta Tallenna.
Kirjoita "Tallenna dokumentit" -osiossa sama polku, jonka olet määrittänyt aikaisemmin kohdassa "Oletusmallipohjat" -kentän muokkausruudussa olevan "Tiedostot sijainnit" -valintaikkunassa ja napsauta "OK".
