Jos olet iso Excel-käyttäjä, olet ehkä löytänyt itsesi tilanteessa, jossa haluat, että olet voinut yksinkertaisesti valita solun arvon avattavasta valikkoluettelosta eikä kopioida ja liittää solujen välistä tekstiä. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on Excel-lomake omalle henkilökohtaiselle budjetillesi ja aina, kun annat tapahtuman uudelle riville, kirjoitat sen tulot tai kustannukset.
No joskus voit kirjoittaa sen väärin tai sinulla saattaa olla pitkä luettelo erilaisista kustannuksista ja tuloista, joten tämä voi olla tuskaa ylläpitää ja muistaa. Yksinkertainen ratkaisu Excelissä on luoda oma pudotusvalikkoluettelo tietyn sarakkeen vedosta samasta arkistosta tai toisesta arkistosta. Tämä voi olla erittäin hyödyllinen, koska nyt voit käyttää yhtä arkistosta kaikkien viitetietojen tallentamista tietokantaan ja käyttää niitä työkirjan muissa arkissa.
Miten voimme tehdä tämän? Se ei todellakaan ole kovin vaikeaa! Näin:
1. Luo ensin uusi työkirja ja valitse sitten Sheet1 aloittaa rivi 1, sarake 1 (A1) ja kirjoita sarakkeeseen muutama kustannusluokka. Esimerkiksi, mitä olen keksinyt:
2. Kun olet saanut viiteluettelon, siirry eteenpäin ja valitse solut niillä olevilla tiedoilla. Meidän tapauksessamme valitaan solut A1: stä A8: een. Napsauta hiiren vasenta painiketta A1 ja pidä hiiren painike alhaalla ja vedä, kunnes pääset A8: een.
3. Kirjoita vasemmalla olevaan kaavakkeen tekstikenttään (kutsutaan myös nimellä -ruutu) vieressä olevaan kenttään nimi listalle ja paina Enter-näppäintä. Kirjoitin Kulut listallemme. Tämä tekee pohjimmiltaan solut A1: stä A8: ksi, joten solujen ryhmää voidaan nyt kutsua nimellä sen sijaan, että sanomalla A1: stä A8: een.
4. Nyt voimme käyttää luetteloamme luoda pudotusvalikko näiden arvojen kanssa. Valitse ensin solu, johon haluat pudotusluettelosi luotavan. Tämä voi olla samalle arkille tai differnet-arkille. Menin eteenpäin ja valitsin esimerkille esimerkki Sheet2.
Seuraavaksi mene ylävalikkoon ja valitse data ja sitten Validation. Jos käytät Excel-versiota nauha-liittymällä, sinun on napsautettava data välilehti.
On asetukset välilehti valitaan Lista alla Sallia menossa. Varmista In-cell-pudotus on valittu ja kirjoita nimi, jonka juuri olimme luomassa aiemmin (Kulut tässä tapauksessa) = kirjaudu eteen. Joten sen pitäisi olla ”= Kulut“.
Klikkaus kunnossa ja näet, että nykyinen solu, jonka olet valinnut, on pienen nuolen vieressä. Napsauta nuolta ja näet luettelon kohteista, jotka olemme kirjoittaneet Sheet1: ksi.
Nyt, jos tarvitset listan 1000 rivejä? No, se on myös helppoa. Siirrä hiiren osoitin A1-solun oikeaan alakulmaan ja vedä se niin pitkälle kuin haluat. Kaikilla soluilla on nyt avattava luettelo.
Se siitä! Muista, että sitä voi käyttää millä tahansa Excel-lomakkeella, jossa sinulla on jonkinlainen hakutaulukko, joka on kirjoitettava uudestaan ja uudestaan. Tietojen validoinnin avulla voit välttää inhimillisiä virheitä ja lisätä tehokkuutta. Jos sinulla on kysyttävää pudotuslistojen käytöstä Excelissä, lähetä kommentti ja yritän auttaa. Nauttia!
