Jos olet tottunut vanhempien Excel-versioiden käyttämiseen, Excel 2007: n, 2010 ja 2013 ehdolliset muotoiluvaihtoehdot hämmästyttelevät sinua. Joten miksi et halua käyttää ehdollista muotoilua? No, tässä on muutamia syitä, miksi rakastan tätä Excel-ominaisuutta:
1. Tee datasi visuaalisesti houkuttelevammaksi.
2. Jotta laskentataulukot olisivat helpommin ymmärrettävissä.
3. Tunnistaa tietyntyyppiset ongelmanratkaisun numerot.
4. Auttaa sinua tekemään johtopäätöksiä tietojasi.
5. Voit visuaalisesti näyttää käyttäjälle, mikä on "hyvä" tai "huono" vihreällä ja punaisella.
Voit nyt käyttää ehdollista muotoilua jokaisen solun määrittämiseen alueittain omien kriteereidesi perusteella (ja paljon muokkausvaihtoehtoja on valittavissa). Jos sinulla on esimerkiksi voitto-arkki ja haluat värikoodata kaikki yli 200 dollarin voitot vihreiksi ja kaikki voitot, jotka ovat alle 200 dollaria keltaisina ja kaikki menetykset punaisina, voit käyttää ehdollista muotoilua nopeasti tekemään kaiken työn puolestasi .
Ehdollisen muotoilun avulla voit muodostaa huomattavia määriä tietoja nopeasti ja helposti - samalla kun pystyt erottamaan eri tyyppiset tiedot. Voit luoda sääntöjä muotoiluasetuksille, jotka mahdollistavat Microsoft Excelin automaattisen muotoilun sinulle. Sinun tarvitsee vain seurata kolmea yksinkertaista vaihetta.
Vaihe 1: Valitse solut, jotka haluat muotoilla.
Vaihe 2: Klikkaa Ehdollinen muotoilu -painiketta Koti-valikon Tyylit-osassa.
Vaihe 3: Valitse säännöt. On Korosta solujen säännöt ja Top / Bottom Rules yläreunassa, jonka avulla voit vertailla arvoja. Tässä esimerkissä asetimme kolme sääntöä. Ensimmäinen oli, että kaikki yli 200 dollarin arvo oli vihreä.
On syytä huomata, että vain Highlight Cells -sääntöjä voidaan käyttää myös vertaamaan tietosarjaa toiseen datasarjaan. Kaikki muu käyttää vain yhtä korjattua tietojoukkoa ja vertaa arvoja toisiinsa nähden. Esimerkiksi kun käytät Greater Than-sääntöä, voin verrata arvoja A1: stä A20: een tiettyyn numeroon tai voin vertailla A1: n A20: een B1: stä B20: een.
Sama logiikka sovellettiin toiseen ja kolmanteen sääntöön. Toinen sääntö oli, että jokin 0: n ja 200: n välinen arvo on muotoiltu keltaiseksi. Kolmas sääntö oli, että kaikki alle 0 dollaria muotoiltu punaiseksi. Tässä on osa valmiista laskentataulukosta.
Jos et pidä näistä muotoiluvaihtoehdoista, Excelillä on monia erilaisia ehdollisia muotoilutoimintoja, joita voit käyttää. Voit esimerkiksi lisätä kuvakkeita, kuten värillisiä nuolia (Kuvakeasetukset), kaaviot kuten toisessa esimerkissä (Datapalkit) tai jopa valikoima automaattisesti valittuja värejä, kuten edellisessä esimerkissä (Väri vaa'at). Nämä kolme vaihtoehtoa vertaa vain saman datasetin arvoja. Jos valitset A1-A20, se vertailee näitä arvoja vastakkain.
Jos päätät myöhemmin, ettet halua, että solut ovat ehdollisesti muotoiltuja, sinun on vain selvitettävä muotoilu. Voit tehdä tämän valitsemalla ehdollisen muotoilun -painikkeen ja valitsemalla Tyhjennä säännöt. Valitse sitten, haluatko poistaa säännöt vain valituista soluista tai koko laskentataulukosta.
Jos olet luonut useita sääntöjä, voit unohtaa, mihin soluihin sovelletut säännöt ovat. Koska voit soveltaa useita sääntöjä samaan solukokoonpanoon, se voi olla melko hämmentävä varsinkin jos joku muu on luonut laskentataulukon. Näet kaikki säännöt klikkaamalla ehdollista muotoilua -painiketta ja napsauttamalla sitten Hallitse sääntöjä.
Kun samaan solualueeseen sovelletaan useampaa kuin yhtä sääntöä, sääntöjä arvioidaan korkeammasta etusijasta alempaan etusijalle. Oletusarvoisesti uusin lisätty sääntö on korkeampi etusijalla. Voit muuttaa sitä klikkaamalla sääntöä ja muokkaamalla järjestystä ylös ja alas nuolinäppäimillä. Voit myös napsauttaa ylhäältä pudotusvalikkoa ja katsoa sääntöjä vain nykyiselle valinnalle tai kunkin työarkin arkille.
On myös valittu valintaruutu Pysäytä, jos on totta, jota en käsittele tässä yksityiskohtaisesti, koska se on varsin monimutkainen. Voit kuitenkin lukea tämän viestin Microsoftilta, joka selittää sen yksityiskohtaisesti.
Melkein kaikki on sama Excel 2010: ssa, kun kyseessä on ehdollinen muotoilu, joka sisältyy Excel 2007: een. On kuitenkin olemassa yksi uusi ominaisuus, joka todella tekee siitä paljon tehokkaamman.
Aiemmin olin maininnut, että Korosta solujen säännöt -osassa voit vertailla yhden datasarjan toiseen datasarjaan samassa laskentataulukossa. Vuonna 2010 voit nyt viitata toiseen laskentataulukkoon samassa työkirjassa. Jos yrität tehdä tämän Excel 2007: ssa, sen avulla voit valita toisen laskentataulukon tiedot, mutta antaa sinulle virheilmoituksen, kun yrität napsauttaa lopuksi OK-painiketta.
Excel 2010: ssa voit tehdä tämän, mutta se on vähän hankala, joten selitän sen vaiheittain. Sanotaan, että minulla on kaksi laskentataulukkoa ja jokaisella arkilla on tiedot B2: stä B12: lle jotain voittoa varten. Jos haluan nähdä, mitkä arvot B2-B12 arkista 1 ovat suurempia kuin taulukon B2 B2- ja B12-arvot, valitsisin ensin taulukon 1 B2- B12-arvot ja napsautan sitten Suuri kuin korostettujen solujen sääntöjen mukaisesti.
Napsauta nyt yllä olevaa solujen viittauspainiketta. Laatikko muuttuu ja kohdistinkuvake muuttuu valkoiseksi ristiksi. Siirry nyt eteenpäin ja napsauta arkki 2 ja valitseVAIN solu B2. Tehdä EI valitse koko valikoima B2 - B12.
Näet, että laatikossa on nyt arvo = Taul2! $ B $ 2. Meidän on muutettava tämä = Taul2! $ B2. Pohjimmiltaan vain päästä eroon $ joka tulee ennen 2. Tämä pitää sarakkeen kiinteänä, mutta salli rivi numero muuttua automaattisesti. Mistä tahansa syystä se ei vain anna sinun valita koko alue.
Napsauta soluviittauspainiketta uudelleen ja valitse sitten OK. Nyt arkin 1 arvot, jotka ovat suurempia kuin arkki 2, alustetaan valitsemiasi muotoiluasetuksiin.
Toivottavasti kaikki on järkevää! Kun katsot Excel 2013: ta, ehdollisen muotoilun osalta ei näytä olevan uusia ominaisuuksia. Viimeisenä vihjeenä, jos olet sitä mieltä, että oletussäännöt eivät vastaa sitä, mitä yrität suorittaa, voit napsauttaaUusi sääntö vaihtoehto ja aloita tyhjästä. Uuden säännön luominen on hienoa, että voit käyttää kaavaa määritellä, mitkä solut muodostavat, mikä on erittäin tehokas.
Vaikka ehdollinen muotoilu näyttää suhteellisen yksinkertaiselta ja yksinkertaiselta pinnalta, siitä voi tulla varsin monimutkaisia tietoja ja tarpeitasi riippuen. Jos sinulla on kysyttävää, lähetä kommentti. Nauttia!
