Lähdetään toimistosta pian ja täytyy asentaa Poissa toimistolta, Pois tai Loma viesti Outlookissa? Luulisi, että se olisi erittäin helppoa, mutta valitettavasti se ei ole! Automaattista vastausta on olemassa kahdella tavalla, ja se riippuu siitä, onko Outlook erillinen vai Microsoft Exchange.
Jos olet yritysympäristössä ja Outlook on yhteydessä MS Exchange -palveluun, asetusten poistaminen viraston vastauksesta on todella helppoa. Käy läpi tämä menetelmä ensin ja sitten keskustelemme siitä, miten se tehdään, jos et käytä Exchangeia.
Office 2007: ssä ja aikaisemmissa versioissa siirry osoitteeseen Työkalut ja klikkaa Out of Office Assistant. Huomaa, että tämä pitäisi olla siellä automaattisesti Outlook 2003: ssa ja Outlook 2007: ssa Exchange-versiossa. Jos et näe vaihtoehtoa, et käytä Exchangeia.
Office 2010: ssa ja Office 2013: ssa sinun on napsautettava tiedosto välilehti, sitten Tiedot ja näet kutsun Automaattiset vastaukset (toimiston ulkopuolella).
Napsauta Office 2007: ssa ja sitä aiemmin Olen tällä hetkellä pois toimistosta valintanappi ja kirjoita viesti sisään Automaattinen vastaus laatikko.
Mene eteenpäin ja aseta päivämäärä, jona lähdet ulos, ja anna myös yhteystiedot, jos on hätää jne. Jos napsautat OK, kaikki saavat tämän viestin, kunnes palaat tähän valintaikkunaan ja vaihdat sen Olen tällä hetkellä toimistossa.
Voit myös lisätä sääntöjä tuleviin viesteihin, kun olet poissa toimistosta klikkaamalla Lisää sääntö. Tämä on hyödyllistä, jos haluat suorittaa tiettyjä toimia eri ihmisiltä tulevilta sähköposteilta. Jos esimerkiksi saat sähköpostin asiakkaalta, voit halutessasi lähettää sen puhelimeesi tai vastata erilaisella sähköpostimallilla kuin sisäisille työntekijöille. Jos et tiedä, miten voit käyttää sääntöjä, lue edellinen postini Outlookin sääntöjen luomisesta.
Outlook 2010 ja 2013, se on hieman erilainen. Kun napsautat Automaattiset vastaukset, saat ponnahdusikkunan, kuten alla oleva.
Valitse Lähetä automaattiset vastaukset painiketta ja tarkista sitten Lähetä vain tämän ajanjakson aikana jos tiedät täsmälliset päivämäärät, että olet poissa. Jos jätät sen tarkistamatta, se jättää automaattisesti vastauksen, kunnes käsin tulevat ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tämä versio on myös hieno, sillä voit käyttää erillistä automaattista vastausasetusta ihmisille ja organisaatiosi ulkopuolisille ihmisille. Jälleen, kuten aiemmissa Office-versioissa, napsautat säännöt jos haluat lisätä poikkeuksia automaattiseen vastaukseen.
Joten tämä on hienoa, jos sinulla on Outlookin kanssa Exchange, mutta mitä jos sinulla ei ole pääsyä Out of Office Assistant tai Automaattiset vastaukset? No on olemassa tapa, jolla EMULAATTI toimistosihteeriltä luodaan automaattinen vastaus sääntö sekä toimistopohjasta. Seuraavassa on ohjeet.
Vaihe 1: Luo ensin uusi viesti Outlookiin ikään kuin aiot kirjoittaa sähköpostia jollekin. Älä laita mitään TO- tai CC-laatikoihin. Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja lähetä myös aihe.
Napsauta Microsoft Office -painiketta tai tiedosto välilehti Officein uudemmissa versioissa ja valitse Tallenna nimellä. Valitse Tallenna nimellä -tyyppinen kombo-ruutu Outlook-mallipohja. Kirjoita nimi, kuten Toimiston vastaus vuonna Tiedoston nimi laatikko ja napsauta Tallentaa.
Vaihe 2: Nyt meidän tarvitsee vain luoda sääntö ja kertoa Outlookille, että käytämme juuri luomammeamme uutta sähköpostimallia. Napsauta Office 2007: n painiketta Työkalut valikko ja mene Säännöt ja hälytykset.
Napsauta Office 2010: ssa ja 2013: ssa Koti välilehti ja napsauta sitten säännöt ja napsauta sitten Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä.
Klikkaa Uusi sääntö alla Sähköposti-säännöt luoda uusi Outlook-sääntö.
Jakson alla Aloita tyhjästä sääntöstä, mene eteenpäin ja napsauta Tarkista viestit, kun he saapuvat Office vanhemmissa versioissa tai Käytä sääntöjä, jotka saan viestejäe uudemmissa Office-versioissa ja napsauta sitten Seuraava.
Seuraavaksi sinun tulee valita, mitkä olosuhteet, jos haluat, haluat tarkistaa. Automaattisten vastausten poissa käytöstä en yleensä tarkista mitään, koska haluan sen sovellettavan mihin tahansa vastaanottamasi sähköpostiin.
Napsauta Seuraava ja sitten Toimet, valitse ruutu, jossa sanotaan "Vastaa tietyn mallin avulla"Ja sitten alla olevassa tekstikenttään, klikkaa linkkiä, joka sanoo tietty lämpötilamyöhään.
Valitse nyt malli, jonka olet luonut aiemmin mallien luettelosta. Jos et näe mallia, napsauta Katso sisään combo box ja valitse Käytä mallipohjia tiedostojärjestelmässä.
Klikkaus Avata ja napsauta sitten Suorittaa loppuun. Nyt kun saat uuden sähköpostiviestin, automaattinen vastaus lähetetään automaattisen vastausmallin avulla. Outlook muistaa, kenelle se lähettää viestejä, ja lähettää sen vain kerran jokaiselle sähköpostiosoitteelle.
Jos haluat poistaa sen, sinun on palattava sääntöihin ja hälytyksiin ja poista valinta ruutuun sen vieressä. Lisäksi sinun on varmistettava, että Outlook on auki tietokoneellasi ennen kuin lähdet, jotta se lähettää automaattiset vastaukset! Jos sinulla on kysyttävää, voit jättää kommentin. Nauttia!
