Etsitkö tapaa tehdä yhteistyötä muiden kanssa Word docissa? Jos näin on, voit tehdä sen hyvin helposti Wordissa. Toiminto on ollut käytössä pari versiota Officea varten ja se toimii vaikka vastaanottajalla ei olisi Worda asennettuna järjestelmäänsä.
Huomaa, että jotta voit aloittaa asiakirjan jakamisen Wordissa, sinun on tallennettava asiakirjat pilveen. Kaikki asiakirjat, mutta ainakin se, joka on tarkoitus jakaa. Tämä tarkoittaa, että sinun on ensin asetettava OneDrive-tili ja kirjauduttava Microsoft-tiliisi Word-ohjelmassa.
Kun OneDrive on asennettu oikein Wordissa, mene eteenpäin ja napsauta Jaa painiketta näytön oikeassa yläkulmassa.
Tämä tuo esiin ruudun oikealla puolella olevan ruudun. Jos asiakirjaa ei ole vielä tallennettu pilvilaan, sinun on napsautettava Tallenna Cloudiin painiketta.
Tämä tuo esiin Tallenna nimellä dialogi, jonka pitäisi olla jo asetettu OneDriveksi. Anna tiedostolle nimi ja tallenna se.
Kun se on tallennettu ja ladattu pilviin, palaa takaisin Jaa ja voit nyt kutsua ihmisiä liittymään. Kirjoita sähköpostiosoite, valitse, voivatko ne muokata tai tarkastella sitä, ja sitten lisätä valinnaisen viestin.
Vastaanottavassa päässä saapuu sähköposti, joka sisältää linkin lähettävän osapuolen OneDrive-tilille tallennettuun asiakirjaan:
Kun käyttäjä napsauttaa linkkiä, se vie ne Word-sanan selaimen versioon Word Online, jossa asiakirjaa voidaan muokata.
Klikkaa Muokkaa selaimessa -painiketta ja saat työpöydän Word-ohjelman tuttu nauhaliitäntä. Käyttäjä voi muokata asiakirjaa ilman tarvetta Wordin asentamiseen tai tarvitsemaan OneDrive-tiliä.
Asiakirja tallentaa automaattisesti, joten käyttäjän ei tarvitse huolehtia siitä, että hän yrittää itse tallentaa asiakirjan. Lopussa näet viestin ponnahdusikkunassa, jossa sanotaan, että muut muokkaavat asiakirjaa ja kysyvätkö, haluatko jakaa muutokset automaattisesti niiden tapahtuessa. Suosittelen klikkaamalla Joo tässä.
Huomaa, että muut käyttäjät eivät näy muutoksia, ennen kuin tallennat asiakirjan. Jos napsautat Tiedostoa, näkyviin tulee uusi viesti Info-välilehdessä Asiakirjan päivitykset ovat saatavilla.
Siirry eteenpäin ja tallenna asiakirja ja saat toisen viestin, jossa kerrotaan, että muut tekemät muutokset näytetään vihreällä peittokuvakkeella.
Napsauta OK ja selaa asiakirjaasi. Kaikki vihreässä on se, mitä joku muu on muuttanut tai lisännyt. Testauksessa, jos joku poistasi jotain dokumentista, se ei osoittanut mitään vihreällä.
Huomaa, että kun tallennat asiakirjan, vihreä koros häviää, kunnes muutokset tehdään. Jos haluat seurata, mitä muutoksia tehdään, sinun on otettava käyttöön Jäljitä muutokset ennen kuin jakat sen, muutoin on vaikea kertoa, mitä tapahtuu, varsinkin jos useat ihmiset muokkaavat asiakirjaa.
Yllä, olen ottanut käyttöön Jäljitä muutokset on Arvostelu välilehti ja nyt vihreän korostetun tekstin lisäksi minulla on myös punaiset pystysuorat palkit vasemmassa sarakkeessa. Koska poistot eivät näy vihreinä, voit nähdä ne vain seuraamalla muutoksia. Napsauta punaista riviä ja se näyttää poistetun sisällön lävitse.
Kaiken kaikkiaan Word on erinomainen työkalu reaaliaikaiseen yhteistyöhön useiden kirjoittajien tai toimittajien kanssa ja synkronointiosa toimii hyvin. Yksi ominaisuus, jonka huomasin, on se, että kun joku muu muokkaa tietyn kohdan, estää muita muokkaamasta kyseistä osaa, kunnes ensimmäinen henkilö on valmis. Näin varmistetaan, että ihmiset eivät korvaa samoja osia samanaikaisesti. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!
