Sanalla on kaksi todella hyödyllistä ominaisuutta, joita lähes kukaan ei koskaan käytä: Vertaa asiakirjoja ja Yhdistä asiakirjat. Niiden nimien mukaan ominaisuuksia voit joko verrata kahta Word-dokumenttia toisiaan vastaan tai yhdistää kaksi toisiaan.
Joten, milloin sinun tarvitsee käyttää tätä? Jos olet kuin minä, sinulla on luultavasti 20 eri versiota elokuvastasi, joka on tallennettu eri paikoissa vuosien varrella. Joskus muokkaan jonkin tietyn yrityksen jatkoa jonkin taidon tekemiseen tai joskus olen lisännyt tavaraa ja pelastanut vain uuden kopion.
Joka tapauksessa, olisi mukavaa nähdä nopeasti ero minun uusimman jatkaa ja vanhempia nähdä, onko jotain minun pitäisi lisätä viimeisimmän tai mahdollisesti poistaa. Tässä viestissä näytän sinulle, miten voit käyttää näitä kahta ominaisuutta nopeasti löytää kahden asiakirjan väliset erot ja yhdistää ne, jos haluat.
Minun esimerkissani halusin nähdä, mikä ero oli minun vanhan CV: n kirjoittamana vuonna 2007 ja viimeisimmässä päivitettynä vuonna 2013. Voit tehdä tämän avaamalla Word napsauttamalla Arvostelu välilehti ja napsauta sitten Vertailla.
Tämä tuo esiin Vertaa asiakirjoja valintaikkuna, jossa sinun on valittava alkuperäinen asiakirja ja tarkistettava asiakirja.
Alareunassa näet koko vertailuasetukset, jotka voit jättää kaikki tarkistetut. Oletusarvoisesti se näyttää myös kaikki uuteen asiakirjaan tehdyt muutokset, jotka ovat parempia kuin alkuperäisten tai tarkistettujen asiakirjojen sekoittuminen.
Uusi asiakirja avautuu useilla eri osioilla: vasemmalla vasemmalla olevaan tarkistettavaan luetteloon voidaan liittää vierekkäisiä asiakirjoja, joissa näkyvät kaikki muutokset keskellä ja kaksi alkuperäistä asiakirjaa oikealla puolella. Tarkastellaan tarkemmin jokaista osaa.
Kuten näet täällä, olen poistanut muutamia asioita ja lisännyt muutaman tekstirivin. Jos kaksoisnapsauta jotain otsakkeista (Aseem Kishore lisätty tai Aseem Kishore poistettiin), se siirtää kohdistimen siihen tarkkaan kohtaan asiakirjassa.
Keskustassa näet nämä tarkistukset eri väreillä. Oletuksena on, että kaikki läpivienti on poistettu, ja tarkistettuun asiakirjaan on lisätty jokin punaisella ja alleviivattu. Kaikki vihreässä on muutettu. Paikka, josta se oli siirretty, on kaksinkertainen läpikuultava vihreä ja paikka, johon se on siirretty, kaksinkertainen alleviivattu vihreäksi, kuten tässä on esitetty:
Lopuksi oikealla puolella näet alkuperäisen asiakirjan yläosassa ja tarkistetun asiakirjan alla. Kun vierität ylimmäistä asiakirjaa, pohja kulkee pitkin niin, että ne ovat synkronoituna. Voit vierittää pohjaa alhaalta ruutuista riippumatta.
Tämän näkymän lisäksi voit myös poistaa molemmat lähdeasiakirjat oikeasta ruudusta ja näyttää ilmapallot näyttämään muutokset helposti. Nähdäksesi, mitä tarkoitan, mene eteenpäin ja napsauta Vertailla painiketta uudelleen, sitten päälle Näytä lähdedokumentit ja lopuksi klikkaa Piilota lähdeasiakirjat.
Napsauta sitten Näytä merkintä painike alla Seuranta ja klikkaa ilmapallot ja sitten Näytä muutokset ilmapalloja.
Dokumentin oikealla puolella näet kaikki versiot, joissa on riviltä tulevia viivoja. Tämä voi helpottaa kaikkien muutosten näkemistä, jos sinulla on paljon niitä.
Huomaa, että jos haluat vain nähdä asiakirjojen väliset erot, sinun ei todellakaan tarvitse tehdä mitään muuta. Jos haluat luoda lopullisen asiakirjan näistä kahdesta asiakirjasta, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa muutosta ja valita Hyväksyä tai Hylätä.
Kun olet valmis, voit tallentaa uuden asiakirjan kaikki tekemäsi muutokset. Yhdistä asiakirjat on melko täsmälleen sama kuin Vertaa. Jos valitset Yhdistä, saat saman valinnan, jossa sinun on valittava alkuperäinen ja tarkistettu asiakirja.
Kun olet tehnyt niin, saat saman asettelun kuin ennen, jos näet yhdistetyt muutokset keskellä. Jälleen lyömätön teksti poistetaan, punainen alleviivattu teksti lisätään ja vihreä teksti on siirretty. Napsauta hiiren kakkospainikkeella jokaista muutosta ja valitse, hyväksykö vai hylkääthän jokaisen muutoksen. Kun olet valmis, tallenna uusi yhdistetty asiakirja.
Kaiken kaikkiaan nämä ovat todella hyödyllisiä silloin, kun sinulla on useita versioita samasta asiakirjasta tai kun useat ihmiset muokkaavat yhtä Word-asiakirjaa ja päätyy useisiin asiakirjoihin yhdistelemään yhteen. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!
