Outlookin sähköpostin etsiminen voi olla vaikea tehtävä, jos olet sellainen kuin minä, jolla on useita PST-tiedostoja ja kymmeniä tuhansia sähköposteja vuosikymmenien ajan. Useimmat yritysympäristöt käyttävät Outlookia sähköpostiin ja monet ihmiset päätyvät käsittelemään Outlookissa olevia yrityksiä ja henkilökohtaisia sähköpostiviestejä.
Vanhemmissa Outlook-versioissa tarvitsit kolmannen osapuolen lisäosia kuten Xobni sähköpostin etsimiseen nopeasti. Onneksi Office 2010: n jälkeen Microsoft on luonut käyttökelpoisen hakutoiminnon, joka todella toimii ja jonka avulla voit löytää sähköpostit nopeasti käyttämällä monenlaisia suodattimia. Voit etsiä tekstiä, osoitteita, liitetiedostoja, lähettäjiä jne. Ja voit suodattaa päivämäärän, koon, aiheen, tärkeyden ja paljon muuta.
Tässä artikkelissa näytän sinulle, miten voit varmistaa, että kaikki Windows-indeksointiindeksisi ovat indeksoineet, ja sitten miten voit tehdä erilaisia hakuja sen mukaan, mitä etsit.
Huomaa, että tässä artikkelissa oletetaan, että työskentelet Office 2010: ssa, 2013 tai 2016, koska nämä versiot ovat parasta hakua.
Ennen kuin voit tehdä salamannopeita hakuja Outlookissa, sinun on varmistettava, että kaikki sähköpostit on indeksoitu. Voit tarkistaa tämän napsauttamalla sähköpostiosoitteesi yläosassa näkyvää hakukenttää.
Kun napsautat hakukentässä, näet Hakutyökalut välilehti näkyy nauhassa. Napsauta oikealla puolella Hakutyökalut ja napsauta sitten Hakuvaihtoehdot.
Alla Lähteet, Klikkaa Indeksointivaihtoehdot painiketta.
Tämä tuo sinut Windowsille Indeksointivaihtoehdot jossa voit valita ja valita indeksoidut eri paikat. Jos et näe Microsoft Outlook luettelossa sinun on napsautettava Muuttaa painiketta.
Mene eteenpäin, tarkista Microsoft Outlook ja valitse sitten OK.
Windows alkaa indeksoida sähköpostit välittömästi ja voit tarkistaa, kun se on tehty napsauttamalla Indeksin tila kuten edellä on esitetty.
Näet viestin, joka kertoo, kuinka monta kohdetta jäljellä on indeksoitavaksi ja kun se on valmis, sanotaan, että Outlook on lopettanut kaikkien osien indeksoinnin. Nyt opimme etsimään Outlookissa.
Aloita haku Outlookissa napsauttamalla Saapuneet tai napsauta tiettyä kansiota. Jos napsautat Saapuneet-kansiota, huomaat, että ruudussa on Hae nykyinen postilaatikko listattu. Voit napsauttaa hieman pudotusvalikkoa oikealle ja valita muista vaihtoehdoista Nykyinen kansio, alikansiot, ja Kaikki Outlook-kohteet.
Kun napsautat Saapuneet-kansiota, Nykyinen postilaatikko valitaan automaattisesti. Tämä etsii kaikki sähköpostiviestit koko postilaatikosta, mukaan lukien kaikki Saapuneet, Lähetetyt, Poistetut, Lähtevät, Lähetetyt jne. Mukaan. Jos napsautat tietyn kansion, hakukenttä on oletuksena Nykyinen kansio, joka etsii vain kyseisen kansion sisältämää sähköpostia, ei kuitenkaan alikansioita.
Jos sinulla on kansio, jossa on alikansioita, muista valita alikansiot pudotusvalikosta, jotta etsitään vain alikansioita.
Nyt ymmärrämme, että oppikaamme tehdä erilaisia hakuja Outlookissa. Voit käyttää sitä kahdella tavalla: käyttämällä haku-nauhaa tai käyttämällä hakulausekkeen syntaksia. Kuten ehkä pystyt kertomaan, jälkimmäinen vaihtoehto on teknisempi, mutta voit luoda monimutkaisia hakuja.
Aloitetaan helppokäyttöisemmällä menetelmällä, joka toimii hyvin useimmille ihmisille. Napsauta hakukenttää, kun olet valinnut Saapuneet-kansion tai kansion ja napsauta sitten Hakutyökalut nauhalla. Katsotaanpa kaikki eri vaihtoehdot.
Kauas vasemmalla on laajuus, joka on sama kuin edellä mainitulla pudotusvalikolla. Seuraava on tulokset, joka ei ole aktiivinen, ennen kuin suoritat haun. Oletusarvoisesti Outlook näyttää vain viimeisimmät kohteet, jotka vastaavat hakuja, eivätkä välttämättä näytä kaikkia tuloksia. Voit napsauttaa Sisällytä vanhemmat tulokset Voit näyttää kaikki tulokset tai vierittää hakutulosten alareunaan ja valita Näytä lisää.
jalostaa jossa voimme todella porautua ja löytää tarkalleen mitä etsimme. Ensinnäkin, miten aiomme etsiä tarkkaa tekstiä Outlookissa? Oletetaan, että haluat etsiä kaikki sähköpostit SSN: llä tai tietyllä sana. Näissä tapauksissa käytät vain kaksinkertaisia lainauksia.
Yritin etsiä sanaa Sherlock asettamalla se kaksinkertaisiin lainausmerkkeihin. Jos sana on otsikkorivillä, se korostuu keltaisella. Kun napsautat jotain sähköposteja, näet myös sinulle korostetun sanan, joka on kätevä.
Tämä on yksi yleisimmistä hakutyypeistä. Toinen tavallinen haku on lähettäjä. Tämä on todella helppoa Outlookissa. Napsauta vain alkaen paina nauhaa ja aloita kirjoittamalla henkilön nimi tai sähköpostiosoite.
Jos haluat lisätä lisää hakuehtoja, kuten vain tietyn lähettäjän lähettämien sähköpostiviestien näyttöä, jossa on liitetiedostoja, napsautat Onko liitteitä painiketta.
Voit jatkaa lisäämällä suodattimia tulosteiden määrän vähentämiseksi. Useimmat muut vaihtoehdot ovat melko itsestään selvät, kuten lukemattomia, merkittyjä, tärkeitä, jne. Jos haluat hakea päivämäärän mukaan, voit napsauttaa tätä viikkoa ja saat muutaman vaihtoehdon, kuten tämän viikon, tämän kuukauden, tämän Vuosi jne., Mutta se on siitä.
Jos haluat etsiä päivämäärän mukaan tai tehdä jotain etsimään vanhimmat sähköpostit Outlookissa, sinun on käytettävä Lisäasetukset-vaihtoehtoa tai kyselysyntaksia. Aloitetaan Advanced Find -toiminnolla. Päästäksesi siihen, sinun on klikattava uudelleen hakutyökaluista ja valittava Tarkennettu haku.
Huomaa, että tämä haku etsii vain oletuksena valitsemasi nykyisen kansion. Jos haluat etsiä kaiken, sinun on napsautettava selailla painiketta oikeassa yläkulmassa.
Jos haluat etsiä kaiken, valitse Saapuneet ja tarkista sitten Etsi alikansioita laatikko alareunassa.
Nyt päähakusivulla näet Aika alhaalla, mutta se antaa sinulle vain samat vaihtoehdot kuin pudotusnauha nauha. Jos haluat tehdä edistyneemmän haun, sinun on napsautettava Pitkälle kehittynyt välilehti.
Tässä sinun täytyy rakentaa omat hakuehdot. Klikkaa Ala, mene sitten Päivämäärä / aika -kentät ja valitse Otettu vastaan. Napsauta sitten Kunto ja selaa alaspäin, kunnes näet muita vaihtoehtoja tai sen jälkeen, ennen tai aikaisemmin, ja välillä.
Jos valitset välillä, voit kirjoittaa päivämäärät, kuten 01/01/2005 ja 31.12.2005 ja napsauta sitten Lisätä listaan. Tässä on, mitä minun haulla näyttää.
Huomaa, että voit lisätä luetteloihin lisää kriteerejä, jotta tuloksia voidaan rajoittaa. Yllämainoksessani aion vain saada kaikki sähköpostiviestit tuohon ajanjaksoon, joka todennäköisesti on liian monta.
Jos haluat löytää vanhimman sähköpostin Outlookissa, valitse ennen tai aikaisemmin kun kirjoitat minkä tahansa päivämäärän, jonka mielestäsi on melko vanha.
Säädä päivämäärä riippuen siitä, kuinka paljon sähköposteja saat. Sinun pitäisi olla melko helppo löytää vanhimman sähköpostin koko Outlook-tiedostostasi tämän haun avulla.
Toinen suosittu haku on etsiä PST-tiedostosta suurin sähköpostiviesti. Voit tehdä tämän klikkaamalla Lisää valintoja -välilehdellä Tarkennettu haku ja näet vaihtoehdon koon pohjalle. Valita suurempi kuin ja kirjoita arvo kilotavuina. Jos haluat esimerkiksi löytää enemmän kuin 5 Mt: n sähköposteja, kirjoita se 5000.
Nämä ovat vain joitain hauista, joita voit tehdä käyttämällä Lisäasetukset. Voit myös kirjoittaa tämän kaiken hakukenttään hakusyntaksilla ja saada samat tulokset. Esimerkiksi voin vain kirjoittaa MESSAGESIZE:> 5MB ja saavat samat tulokset.
En aio käyttää kaikkia tässä hakutoiminnossa olevia hakuvaihtoehtoja, koska Microsoftilla on sivu, jossa luetellaan kaikki eri hakusyntaksivaihtoehdot. Toivottavasti edellä mainittujen työkalujen avulla voit löytää etsimäsi sähköpostiviestin. Nauttia!
