Jos olet yksi niistä ihmisistä, joilla on taulu tai muistio, jolla on jatkuvasti kehittyvä tehtäväluettelo, tai työpöytäsi ja näytöt on koristeltu Post-sen® muistuttaa sinua tärkeistä tapahtumista, niin tämä artikkeli sinulle.
Outlookin avulla voit tehdä tehtäväluetteloita, jotka koostuvat tehtävistä. Voit tehdä kaikenlaisia asioita, kuten asettamispäivämäärien, muistutusten, luokkien ja paljon muuta. Koko asia on luoda aktiivisempi tehtäväluettelon, jolla voit olla vuorovaikutuksessa ja pitää sinut rehellisenä.
Olemme keskustelleet äskettäin Outlook 2013: n eri kohteista, joten jos olet uusi, suosittelemme lukemaan esittelymme.
Muussa tapauksessa avaa Outlookin Tasot-näkymään asti ja katsele ympärillesi. Ensi silmäyksellä huomaat, että se on melko tyhjä ja karu. Tämä johtuu siitä, että emme vielä täytä sitä monilla tavoilla, joita meidän on tehtävä ja tehtävien suorittamiseksi.
Käy läpi ja näyttäkää, kuinka voit käyttää tehtäviä kuten ammattilainen ja järjestää elämäsi edelleen Outlookin avulla. Kun sinulla on vähän aikaa ja työtä, sinulla on kattava joukko tehtäviä, joita voit asettaa muistuttamaan sinua, kun he ovat tekemättä, tai voit jopa määrittää ne toiselle henkilölle!
Aloita, aiot lisätä tehtäviä. Huomaat, että tuttu kansio-osa on vasemmalla puolella. Voit lisätä uusia kansioita tähän näkymään ja tehokkaasti sitten järjestää tehtävät luokkiin. Voit jopa luoda uuden kansionryhmän, jotta voit tarvittaessa erottaa tehtävät ammatillisen ja henkilökohtaisen elämän välillä.
Aloitaksesi huomaat, että yksi tehtäväkansio ryhmä kutsuu minun tehtävät ja kaksi tehtäväluetteloa: To-Do List ja Tehtävät. Jos napsautat hiiren kakkospainikkeella ylintä kansiota, voimme luoda uuden kansiojoukon, jonka nimiimme työtehtävät.
Voit lisätä nopean tehtävän napsauttamalla "Napsauta tätä lisätäksesi uuden tehtävän" tai napsauttamalla "Uusi tehtävä" Home-nauhalla. Tutustu seuraaviin nimettömään tehtävään, johon voit hakea useita vaihtoehtoja, näyttää Tehtävä ja sen tiedot sekä hallinnoida sitä.
Tehdään tehtävässämme hieman perustiedot ja napsauta sitten Tallenna & Sulje. Voit valita aloituspäivän, päättymispäivän (jos sellainen on), tilan, ensisijaisuuden ja loppuprosentin. Voit myös tarkistaa "Muistutus" -ruudun ja Outlookin avulla voit tietää, milloin tehtävänne tulee.
Kun olet luonut muutamia tehtäviä, voimme nähdä ne näkyviin Tehtävät-näkymässä. Voit tehdä joitain peruskäsittelyt täällä, kuten päivämäärän muuttaminen tai luokan määrittäminen, mutta jos haluat todella tarkastella ja muokata, sinun on avustettava kaksoisnapsauttamalla sitä.
Tässä on taas tehtävä. Voimme tehdä muutoksia siihen, kuten tilan tai prioriteetin, tai voimme klikata "Tiedot" -painiketta.
Jos tehtävään liittyy muita yksityiskohtia, voit täyttää ne täällä. Vaikka tämä ei ehkä ole tärkeä useimmille ihmisille, jos käsittelet itsenäisiä urakoitsijoita tai konsultteja, niin tämä on hyvä paikka seurata, kuinka paljon he maksavat sinulle.
Muutama muu asia voidaan mainita ennen siirtymistä toistuvuuteen. Kun olet tekemässä tehtävän käyttöliittymässä, huomaa, että voit poistaa tai välittää tehtävän, jos päätät, että se ei ole kannattavaa, tai sinun on syötettävä joltakulta.
Voit myös hallita tehtävää, kuten merkitsemisen täydellisyyttä, sen myöntämistä ja tilaraportin lähettämistä. Puhumme lisää tästä pian. Seuraavaksi tarkastellaan lyhyesti kuinka toistuvat tehtävät asetetaan.
Toistuvan tehtävän luominen on sama kuin toistuvan tapaamisen tai toistuvan kokouksen luominen. Valinta, jonka näet napsautettaessa "toistuva" -painiketta, näyttää todennäköisesti melko tutulta.
Joten tässä on meidän "talk of work stuff" tehtävä, joka toistuu joka viikko keskiviikkona ilman loppua silmissä. Huomaa myös, että vaikka et suorita tehtävää tehtävän toistuessa, toinen luodaan vielä.
Voit ohittaa tämän valitsemalla "uusi tehtävä uudestaan" -vaihtoehdon, joka ei enää päivittyisi automaattisesti x päivässä, mutta ei regeneroi tehtävää, ennen kuin nykyinen merkintä on täydellinen.
Meillä on oma "puhua työtavoista!" Tehtävä, joka on nyt perustettu, nyt meidän on vain pantava ne varalle jollekin toiselle! Napsauta "Assign Task" -painiketta nauhan Hallinnoi tehtävä -osiossa.
Tämä avaa tehtävän sähköpostina, jota voit sitten käsitellä muille. Tässä tapauksessa aiomme antaa tehtäväksi puhua työstä jollekin toiselle, joten lähetämme sen sähköpostitse.
Jos haluat kirjoittaa osoitteen Vastaanottaja-kenttään tai voit ottaa haltuunne osoitekirjasi. Eikö osoitekirjaa ole luotu? Lue lisätietoja yhteystietojen luomisesta ja hallinnoinnista, mukaan lukien yhteystietojen tuonti Gmailista suoraan Outlookiin.
Tuo vastaanottaja saa sähköpostin, jossa on vaihtoehto "Hyväksy" tai "Hylkää". Emme halua tehdä pomosta järkyttävää, joten lähdemme eteenpäin ja hyväksymme tehtävän. Sitä paitsi puhuminen työtehtävistä ei ole koskaan huono idea!
Lopuksi, jos valtuudet, jotka haluavat tietää edistyksen (tai sen puuttumisen) nykyisessä tehtävässänne. Voit lähettää heille tilaraportin.
Kaiken kaikkiaan keskimääräinen kotivaiheen Outlook-käyttäjä käyttää todennäköisemmin tehtäviä keinona saada työtä tai tehdä työtä kotona, mutta on hyödyllistä tietää täyden valikoiman tehtävätehtäviä. Siirry nyt muuhun Home-nauhaan ja kerro siitä, mitä voit tehdä hallita tehtävää sieltä.
Sinun viikon aikana jotkut tehtävät saavat aikaan, ja jotkut eivät. Ne, jotka olet suorittanut, voit merkitä täydelliseksi ja unohtaa. Mutta niitä, joita et pääse, täytyy hallita jotenkin tai sinulla on vain kasvava luettelo puhalletuista tehtävistä.
On olemassa muutamia tapoja hallita niitä. Katsotaanpa sitten nauhan kyseisellä alueella ja näytämme sitten, kuinka hyödyntää näitä työkaluja.
Kun napsautat Poista luettelosta -painiketta, merkitse se täydelliseksi ja poista se luettelosta. Jos Outlook havaitsee ongelman, kuten jos tehtävä on toistuva tai se on epätäydellinen, se kysyy, mitä haluat tehdä sen suhteen.
Voit myös työskennellä suoraan tehtäväluettelossa näkyvien tehtävien kanssa. Katso lisätietoja seuraavasta kuvakaappauksesta. Näet, että voit napsauttaa lippukuvaketta merkitsemään sen täydelliseksi tai voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella nähdäksesi jatkotoimet.
Näet tässä seuraavassa kuvakaappauksessa, että meidän tehtävämme on "istua jalkapallon katselemiseen jalkapohjilla", koska huomenna, mutta olemme merkinneet myös seurantaa ensi viikolla. Seuranta-tehtävän luominen pohjimmiltaan kopioi sen ajan, joka parhaiten sopii sinut mahdollisesti täydentämään sitä. Tässä tapauksessa voisimme merkitä huomisen tehtävän täydelliseksi tai poistaa sen, mutta tämä päällekkäinen tehtävä olisi vielä ensi viikolla.
Huomaa, että voit seurata tehtäviä yhdestä viidestä ennalta määritetystä välein tai luoda mukautetun seurannan.
Lopulta näkymänsi muuttaminen voi auttaa jakamaan suuria tehtäviä. Jos sitä ei näy Ribbon kohdalla, voit napsauttaa Muuta näkymä -painiketta ja näet nämä vaihtoehdot.
Tässä yksinkertainen lista saattaa näyttää. Mielipiteessä ei ole syrjintää valmistumisvaltioiden tai luokkien välillä tai mitään muuta. Se esittää kaikki aiemmat, nykyiset ja tulevat tehtävät yhdellä yksinkertaisella näkemyksellä.
Toisaalta, jos lajittelemme näkemämme aktiivisilla tehtävillä, näemme, että asiat ovat kaventuneet paljon meille.
Muista aina muokata tehtävänäkymää, jotta voit nopeasti lajitella tai piilottaa ne mahdollisimman tuottaviksi mahdollisuuksiksi!
Lopuksi, tutustukaa tai tiedostetaan uudelleen tehtävän vaihtoehdoista. Tehtävien avulla voit muuttaa asetuksia ja muuttaa niiden käyttäytymistä ja ulkoasua. Voit tavoittaa ne Arkisto-valikosta valitsemalla Valinnat -> Tehtävät.
Voit asettaa vaihtoehtoja muistutuksiin tehtävistä päivämääristä, myöhässä olevista ja valmiista työväreistä, työajoista ja muista yksinkertaisista vinkkejä. Joten nyt, jos haluat, että myöhässä olevat tehtävät ovat kirkkaan sinisiä tai haluat päivitysten viimeisimmän muistutuksen aloittamisen sijaan, voit tehdä muutokset täällä.
Kuten voitte sanoa, Outlook paljastaa olevansa hyvin pyöreä sovellus, emmekä edes ole puhuneet vielä kalenterista ja muistiinpanoista! Toivomme, että voit käyttää Tehtäviä, jotta voit kehittää organisaatiosi taitoja pari lovia. He ovat todella helppoja asettaa ja määrittää, ja on mukavaa saada nämä muistutukset ja katsoa kaikki luettelossa olevat asiat hitaasti.
Tällä välin olemme kiinnostuneita kuulemaan sinua. Onko sinulla kysymys tai kommentti, jonka haluaisit lähteä kanssamme? Pudota keskustelufoorumiamme ja tulta pois.
