Ellei elämäsi ole vastuullista, aurinko todennäköisesti nousee ja asettuu päivittäiseen kalenteriisi. Jos et tiedä, mitä tapahtuu päivittäin, voit nopeasti löytää itsesi kadonnut sokkelo missatun tapaamisia ja yllätyskokouksia.
Puhutaanpa Outlookin kalentereista, koska sähköpostin ulkopuolella (ehkä jopa silloin tällöin) järjestäytynyt ja tuottava luottaa siihen, että se pystyy hallitsemaan tapahtumia ja tekemään tavaroita. Yksi asioista, joita Outlook tekee suurella aplombilla, ehkä paremmin kuin useimmat muut sovellukset, on kalentereita. Outlookin kalenteritoiminnot ovat toissijaisia, kun on kyse tapahtumien luomisesta, muokkaamisesta ja jakamisesta.
Tämä artikkeli keskittyy ensisijaisesti yksinkertaisiin tavaroihin. Näytämme sinulle, miten voit luoda ja hallinnoida kalentereitasi, lisätä tapaamisia, kokouksia ja jakaa ne osoitekirjaasi muiden kanssa helpottamaan yhteistyötä. Kun olemme valmiit, näytämme, miten Outlookin käyttämät perusasiat, kuten sähköposti tai yhteystiedot ja osoitekirjat, voit sisällyttää kalenterin kiireiseen elämään ja parantaa kodin tai pienen toimiston.
Aina kun käytät Outlookia, sinulla on sen kalenteriominaisuudet käytettävissänne. Vaikka sinulla ei olisi asetettua sähköpostitiliä, voit silti käyttää Outlookia muita ominaisuuksia varten. Kalenteri toimii parhaiten, jos voit hyödyntää sen yhteistyöominaisuuksia, joten sähköpostitilin avulla voit lähettää kokouskutsuja ja vastaanottaa osallistujien ilmoituksia.
Riippumatta, tässä on perustiedot, jokapäiväinen kalenteri, eli oletuskalenteri, joka liittyy oletus Outlook-profiiliisi. Tämä on kuukausittainen näkymä, mutta voit muuttaa Arrange-välilehden toimintoja muuttamalla näkymää.
Esimerkiksi alla on työviikkojen näkymä (verrattuna koko viikkonäkymään). Se on hyvin yksinkertainen, säällä (voit asettaa sen kaupunkiin) ja hakukenttään. Jos sinulla on kokouksia tai tapaamisia, näet ne täällä, ja voit siirtyä edelliseen tai seuraavaan viikkoon klikkaamalla kalenterin reunoja pitkin "Edellinen nimitys" tai "Seuraava nimitys" -painikkeet.
Siirrytään hieman ja keskitymme siihen, miten voit muuttaa kalenterisi järjestelyä paremmin vastaamaan erityisiä tai erityisiä tarpeitasi.
Voit tehdä melkoisesti kalenterin järjestelyn ja ulkonäön muuttamiseksi. Jos tarkastelet alla olevaa Näytä-välilehteä, näet koko valikoiman tyylejä, joita voit käyttää kalenterissa, joka sopii organisaation tarpeisiin.
Katso seuraava kalenteri. Olemme tehneet pieniä muutoksia sen ulkonäköön. Yhdestä voit vaihtaa väriä, joka on hienovarainen mutta mukava kosketus.
Näkymä-välilehdellä voit lisätä useita muita näkymiä korostamalla käyttämäsi tilan. Esimerkiksi Tehtävät-palkki, jonka avulla voit lisätä kalentereita, ihmisiä ja tehtäviä oikeanpuoleiseen sarakkeeseen (katso edellä). Tämä Tehtäväpalkki on muokattavissa siihen tilaan, jossa olet, joten vaikka olet saanut tehtävät ja kalenterin käyttöön, kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa, jos vaihdat postilaatikkoosi, sinun on otettava uudelleen käyttöön To - Bar.
On hyvä pelata jokaisen tilan Näytä-välilehdellä, koska ne eivät kaikki ole täsmälleen samat. Esimerkiksi Lukupaneeli ei ole kovinkaan hyödyllinen kalenterinäkymässä, mutta se on varmasti hieno lisäsi postilaatikkoon.
Samoin tarkista päivittäinen kalenterinäkymä, kun Päivittäinen tehtävä näkymä on käytössä. Näet täältä päivittäisen kalenterin seuraavien tehtävien mukaan.
Puhumme paljon enemmän esineistä tulevassa artikkelissa, mutta nyt keskitymme kaiken mitä haluat tietää tapaamisista ja kokouksista.
Tarkastellaan tapaamisten ja kokouksien asettamista. Seuraavassa esimerkissä järjestämme pizzajuhlat. Aihe on tietysti nimityksen luonne, ja vaikka pizza-osapuoli ei ole välttämättä "nimitys", saat idean. Tällöin voit lisätä muita yksityiskohtia, kuten esimerkiksi pizzajuhlan tapahtumia ja sen alkamis- ja päättymisaikoja.
On paljon tilaa (teknisesti rajoittamaton) lisätä muistiinpanoja, ohjeita tai ohjeita tapahtumaan. Tietenkään se ei ole paljon puoluetta, jos sinulla ei ole muita ihmisiä siellä. Joten meidän täytyy kutsua joitain osallistujia. Kun kutsut ihmisiä, sitä ei enää pidetä ajanvarauksena. Sen sijaan Outlook muuttaa sen kokoukseen. Seuraavassa kuvakaappauksessa näemme uuden tapaamamme kokouksen.
Voit kirjoittaa nimikkeitä käsin tai napsauttaa "To" -painiketta lisätäksesi osanottajia osoitekirjaasi. Jos et ole vielä asettanut osoitekirjaa, voimme kertoa, miten voit lisätä ja hallita yhteystietoja sekä tuoda yhteystietoja muista lähteistä, kuten Gmailista.
Voit leikata suoraan jahdata ja klikata "New Meeting" Ribbon Home -välilehdestä. Kun kutsut osallistujia, sinulla on mahdollisuus pyytää lisää vastausvaihtoehtoja.
Jos pyydät vastausta (sen sijaan, että pelkäsit sanan ja jättäisit sen pois), kutsutut henkilöt saavat mahdollisuuden vastata RSVP: hen. Huomaa, tämä toimii erinomaisesti Microsoftin tuotteella, kuten Outlook.com-sähköpostitilillä, jossa sinulle annetaan vasteasetuksia suoraan viestissä.
Gmailissa voit toimia kutsulla melko samalla tavalla. Voit kuitenkin vastata, se lähetetään tapahtuman järjestäjälle ja lisätään automaattisesti heidän Outlookiin.
Nyt, kun olemme selvillä tapaamisista ja kokouksista, siirrymme niiden muuttamiseen ja peruuttamiseen, koska muutos on väistämätöntä ja joskus parhaiten suunniteltuja suunnitelmamme putoavat.
Jotain on tullut esiin, ja meidän on siirrettävä pizzajuhlat lauantai-iltana.Tämä ei ole ongelma meille, mutta entä osallistujillemme? Heidän suunnitelmansa ovat täysin heille sopivia, mutta Outlookin avulla on helpompi varoittaa heitä muutoksista.
Jos haluat muokata kokousta ja ilmoittaa osallistujille, avaa tapahtuma ensin Outlook-kalenterista ja tee tarvittavat muutokset. Tässä tapauksessa siirrämme kokouksen takaisin jonain päivänä. Huomaa, että voit napsauttaa Lähetä päivitys -vaihtoehtoa ja kutsujasi päivitetään muutoksella.
Tässä vaiheessa, jos joku osanottaja olisi aiemmin hyväksynyt kutsusi, heidän on hyväksyttävä se uudelleen.
Nyt voi olla hyvä hetki näyttää, kuinka seurata kokouksenne edistymistä. Klikkaa "Seuranta" -painiketta ja täältä näet kokouksenne edistymisen. Juuri nyt vain yksi kutsuttu on hyväksynyt, joten ehkä tänä lauantaina ei ole niin hyvä aika.
Uh, taas jotain on juuri tullut esiin ja meidän on peruutettava kokous. Napsauta vain Peruuta kokous -painiketta. Kutsusi muuttuu nyt ja saat "Lähetä peruutus" -painikkeen napsauttamalla ja lähettämällä huonoja uutisia.
Se on niin helppoa, että aiemmat kutsutut saavat päivitetyn sähköpostin ja tapahtuma poistetaan Outlook-kalenterista.
Kun tapaamiset-turn-kokoukset on tallennettu ja tallennettu, näet sen kalenterissasi. Kun siirrät sen päälle, näet asiaankuuluvat yksityiskohdat. Tässä vaiheessa, jos kaikki on hyvä, voit jättää sen ja siirtyä muihin asioihin.
Jos haluat kuitenkin muuttaa tai poistaa sen, voit avata sen joko kaksoisnapsauttamalla sitä tai käyttämällä sopivaa toimintoa Ribbon-toiminnolla, joka on tässä Avaa-painike.
Voit käyttää useita samoja nauhakontrolliä myös napsauttamalla hiiren oikealla näppäimellä.
Kun kokous tai tapaaminen on avoinna, huomaa Asetukset-välilehdellä, jonka avulla voit vaikuttaa joitakin muutoksia, kuten tilan muuttamiseen (varattu, tentti, toimiston ulkopuolella), asettaa muistutuksen, muuttaa aikavyöhykettä ja lopulta asettaa tapahtuma toistuvana.
Toistuvat tapahtumat ovat yleisiä, kuten viikoittainen tapaaminen tai neljännesvuosittainen tulotapahtuma tai vain lounas ystävän kanssa, joten on hyvä tietää, miten ne asetetaan. Kuten näet kuvakaappauksesta, tämän pitäisi olla melko helppoa selvittää. Voit asettaa ajanoton, mallin ja tietenkin alueen tai kuinka kauan toistuminen tapahtuu.
Seuraavassa kuvassa näkyy toistuva tapahtuma joka maanantai kello 13.00, joka jatkuu loputtomiin.
On tärkeää muistaa, että vaikka kokouksissa ja tapaamisissa on useita keskeisiä eroja, ne näyttävät siltä, ja niitä voidaan muokata samalla tavalla, joten kaikki vaihtoehdot, joita näet tapaamisiin, ovat samat kokouksille.
Kuvitellaan, että olet tehnyt tapaamisen, kuten ottaa lemmikkisi eläinlääkäriin tai saada öljysi muuttumaan, ja kummassakin tapauksessa sinulla on asiakirja tai kuva, jonka haluat liittää siihen, jotta et unohda.
Seuraavassa esimerkissä öljy muuttuu lopulta, ja meillä on kuponki. Voit tulostaa kupongin ja yrittää muistaa sen etukäteen, tai voit yksinkertaisesti liittää sen nimitykseen, joten kun Outlook muistuttaa sinua, kuponki on oikeassa paikassa, jotta voit tulostaa sen samalla, kun ajattelet sitä.
Jotta voit tehdä tämän, haluat napsauttaa "Liitä tiedosto" ja selata sijaintia, johon se on tallennettu. Voit joko lisätä tiedoston sellaisenaan, liittää sen tekstiviestiksi tai lisätä tiedoston sijainti hyperlinkiksi. Tässä tapauksessa aiomme vain liittää PDF: n sellaisena kuin se on.
Tietenkin tämä on erittäin hyödyllinen ominaisuus, jos sinun täytyy jakaa asiakirjoja yrityksen kokoukselle, lähettää oppimateriaalia opiskelijoille tai aina, kun tilanne saattaa edellyttää lisätietoa.
Kalenterien hallinta antaa sinulle kaksi asiaa. Voit avata kalentereita eri lähteistä, ja voit luoda ja tallentaa kalenteriryhmiä.
Jos napsautat "Avaa kalenteri" -painiketta, voit luoda kalenterin useista lähteistä, mukaan lukien Internetistä tai luoda tyhjän kalenterin. Yksi etu tyhjän kalenterin luomisesta on se, että pystyt pitämään työn ja kodin elämästä erikseen.
Seuraavassa kuvakaappauksessa näet useita kalentereita, ja olemme myös luoneet erityisen työryhmän. Voit todella vetää tapahtumia kalenterista toiseen; näet, kuinka meillä on merkintä viikottaiseen kokoukseen kahdessa kalenterissa, jotka olemme valinneet näytettäväksi.
Jos haluat vetää tapahtumia kalentereihin, se tarkoittaa, että jos olet viettänyt aikaa lisäämällä tapaamisen tai kokouksen, jos haluat myöhemmin, että sen täytyy olla toisessa kalenterissa, sinun ei tarvitse luoda tapahtumia uudelleen.
Lopuksi voit jakaa kalentereita, joiden pitäisi olla melko itsestään selvää, mutta on myös mahdollista lähettää kalenteri. Käsittelemme tämän lyhyesti edellisessä artikkelissa, tämä on vain toinen tapa saavuttaa se. Seuraavassa kuvakaappauksessa näet, mitä tapahtuu, kun käytät tätä vaihtoehtoa.
Voit määrittää, mihin kalenteriin jaetaan, päivämääräalueella (yhdestä päivästä koko kalenteriin), ja jakaa tietoja yksityiskohtiin (yksinkertainen saatavuus, rajoitetut tiedot ja yksityiskohdat) ja sitten on muutamia vaihtoehtoja, joita voit käyttää.
Jakaminen tällä tavalla tarkoittaa, että voit nopeasti, helposti ja saumattomasti levittää kalenteritietoja muiden Outlook-käyttäjien kanssa sekä integroida sinulle lähetetyt kalenterit.
Joitakin kalenterivaihtoehtoja on lajitella (vaikkakaan ei aivan yhtä paljon kuin sähköpostilla). Useimmat näistä vaihtoehdoista aikovat määrittää kalenterin toimimaan tehokkaammin ammattimaisten ja henkilökohtaisten tarpeidenne mukaan.
Voit esimerkiksi vaihtaa työaikoja ja työviikkoa, lisätä lomaa, muuttaa aikavyöhykettä, asettaa oletusväri ja jopa valita Fahrenheit ja Celsius. Työskentele matkalla heidän mukaansa ja kokeile, mikä toimii parhaiten sinulle.
Outlookin kalenteritoiminnot ovat huippuluokkaa, ja jos työskentelet organisaatiossa, jossa on keskus Exchange -palvelin, olet todennäköisesti perehtynyt siihen, miten voit tehdä yhteistyötä jaettuja kalentereita, tapahtumia ja muita tietoja. Kaikki tämä toimii saumattomasti omassa paikallisessa Outlook-asennuksessa lisäämällä tehoa ja mukavuutta.
Kotona on mukavaa, että kalenteri sisältää niin monia ominaisuuksia samassa ohjelmassa. Sinun ei tarvitse siirtyä sähköpostisovelluksesta kalenterisovelluksestasi, voit ajoittaa tapahtumia ja kutsua nopeasti osanottajia vain muutamalla napsautuksella hiiren painikkeesta ja paljon muuta.
Mutta se riittää puhumasta meistä. Miksi emme kuule sinua nyt? Kerro meille mielipiteesi tai anna kommenttisi keskustelufoorumissamme.
