Outlook 2013: ssä voit jakaa luokkia tavaroihin ja mukauttaa kyseisiä kategorioita. Luokkien kohdalla on, että ne ovat yleisiä Outlookissa, ja voitko määrittää kunkin luokan näppäimistöyhdistelmään. Joten voit luokitella sähköpostiviestejä, kalenteritapahtumia ja muistiinpanoja muutamalla nopealla avaimella.
Viime kuukausina olemme keskustelleet paljon Outlook 2013: sta ja sen eri osista. Olemme keskustelleet sen tärkeimmistä ominaisuuksista, kuten sähköpostin kirjoittamisesta ja lähettämisestä sekä yhteystietojen luomisesta ja hallinnoinnista ja Gmail-yhteystietojen tuonnista. Olemme myös käsitelleet Outlookin muita asioita, kuten miten voit luoda tehtäväluettelon, joka pitää sinut hyvin, tehtävissä. Ja tietenkin on kaikki tärkeä kalenteri, joka on välttämätöntä kaikille, jotka haluavat pitää aikataulun tehokkaasti.
Tämä tarkoittaa sitä, että voit tehdä paljon tekemällä sitä paremmin hallitsemaan kiireistä työtä ja jopa henkilökohtaista elämääsi. Ennen kuin suljet pois Outlook 2013 -näkymämme, tunsimme kuitenkin, että meidän pitäisi vain lyhyesti kattaa kaksi jäljellä olevaa näkökohtaa, joista meidän on syytä huomauttaa: luokkiin ja hakuun.
Voit muokata luokkia napsauttamalla "Luokitella" -painiketta ja valitsemalla sitten "Kaikki kategoriat ..." avattavasta valikosta. Tämän valintaikkunan avulla voit luoda uusia luokkia, poistaa vanhat, nimetä, vaihtaa värejä ja määrittää pikavalintanäppäimet.
Huomaa seuraavassa kuvakaappauksessa, kuinka olemme määrittäneet "CTRL + F2" siniseen kategoriaan.
Voit esimerkiksi lisätä luokkia haluamaasi kohtaan. Ota hiljainen esimerkki alla, meidän tehtävämme on "live la vida loca" ja olemme merkinneet sen henkilökohtaisella (violetti) ja kiireellisellä (punaisella) luokalla.
Muista tämä erittäin hyödyllinen vinkki: kun olet määrittänyt luokkiin pikanäppäimet ja olet sitoutunut luokkiin muistiin, he voivat tehdä nopeasti postin, tapaamisten ja muiden Outlook-kohteiden järjestämisen.
Esimerkiksi tässä on sähköpostiotsikko postilaatikostamme lähettämästä viestistä, olemme merkinneet sen työluokkaan. Tästä eteenpäin, jos meidän on etsittävä tätä erityistä viestiä, voimme käyttää luokkia suodattamattomien viestien suodattamiseen.
Huomaa myös, että voit nopeasti merkitä tehtävät, sähköpostit ja muut Outlook-kohteet nopeasti oletusluokan mukaan, kuten seuraavassa kuvakaappauksessa. Täällä olemme merkinneet useita tehtäviä URGENT yksinkertaisesti klikkaamalla pieniä laatikoita CATEGORIES sarakkeessa.
On selvää, että luokat voivat olla erittäin hyödyllisiä, ja ne ovat suurelta osin ennennäkemätön ominaisuus Outlookissa. Opi käyttämään niitä tehokkaasti, ja voit pitää kaikki tavaraasi järjestettyinä sen aihealueisiin kuuluvilla alueilla.
Kääritään tämä esiin lyhyesti sanomalla kohteiden etsiminen Outlookissa. Tarkoitan, että tämä koskee lähinnä postia, mutta haku ulottuu sovelluksen koko ajan. Kun napsautat hakulaatikkoa, kuten postilaatikkoon (tai muuhun postikansioon), nauha muuttuu, jotta saat lukuisia hakutyökaluja.
Miksi kaikki täällä on täällä? Yksinkertaisesti, mitä enemmän tapoja etsiä viestiä, sitä paremmat mahdollisuudet löytää se. Katso seuraava kuvakaappaus napsauttamalla "Aihe" -painiketta ja voimme täyttää sopivan tilan, mitä haluamme sisällön sisältävän. Tässä tapauksessa haluamme löytää aiheita, jotka koskevat "työtä".
Huomaa, että popup-tulokset ovat tosiasiallisesti Tehtäviä, jotka osoittavat, miten Outlook palauttaa hakutulokset kaikesta, mitä se tallentaa.
Jos hakukentän maksimointi Outlookissa kiinnostaa sinua, voit leikata sekavuuden nopeasti ottamalla vähän aikaa ja kokeilemalla hakunauhan vaihtoehtoja. Muista, että jos tulosi ovat liian laaja ja monipuolinen, voit aina tarkentaa laajuutta käyttämällä asianmukaisesti määriteltyjä soveltamisalueita.
Lopuksi, jos tunnet, että tarvitset valtaa ja valitset tarkasti haun, käytä Lisäasetukset-lomaketta, joka löytyy napsauttamalla Valinnat-osion Hakutyökalut-painiketta.
Kehittynyt haku -lomake on kaukana ja paras, ei-hölynpölyä tapa etsiä Outlookia, mutta mitä tahansa menetelmääsi käytät, olemme varmoja, että tulet selvittämään, miten löytää tavaraasi hetkessä.
Outlook toimii Windows Searchin kanssa, jota kirjoitimme koko sarjasta vähän aikaa sitten. Nämä vaihtoehdot vaikuttavat kohteiden etsintään sekä Windowsissa että Outlookissa.
Huomaa, jos napsautat "Indeksointiasetukset" -toimintoa, avaat indeksointiasetukset-ohjauspaneelin, jossa voit säätää, miten Windows-haun indeksointi indeksoidaan. Muut näistä vaihtoehdoista käsittelevät ensisijaisesti hakutuloksia, kuten niiden esittämistä ja tulosten näyttämistä.
Kategoriat ja haku ovat kaksi käyttämättömiä ominaisuuksia, joita voit lisätä Outlook-ohjelmistoon, joka ympäröi Office-käyttökokemuksesi melko hyvin. Jos käytät laajasti Outlookia, ja saat paljon sähköpostia, luo paljon kalenterimerkintöjä tai luo pitkät tehtävät, niin ei vain järjestä niitä vaan on kyky etsiä mitä tahansa, varsinkin jos tiedät mitä etsit on korvaamaton.
