Saamiesi sähköpostiviestien määränä tietyn päivän aikana on vaikea pitää ne kaikki suorana, riippumatta siitä, miten järjestät postilaatikkosi. Tänään näytämme, kuinka voit käyttää Notes-ominaisuutta entistä paremmin.
Yksi Outlookin ominaisuuksista, joita ei puhuta kovin paljon ja ehkä liian vähän, on Notes. Huomautusten käyttäminen Outlookissa auttaa sinua muistaa tärkeitä ideoita ja organisoida työsi. Tässä tarkastelemme Notesin käyttämistä Outlook 2010: ssa, mutta ominaisuus on käytettävissä Office 2002: ssa ja uudemmissa.
Notesin käyttäminen Outlook 2010: ssa
Napsauta Notes-toiminnon käyttämistä Outlook 2010: ssa napsauttamalla Navigointipaneelin Notes-painiketta.
Voit myös klikata nuolipainiketta näyttääksesi enemmän tai vähemmän kohteita. Näin voit lisätä Notesin näkyviin suurempana painikkeena, jos haluat käyttää sitä paljon.
Huomautukset -ominaisuus avautuu ja uusi napsautus napsautetaan Uusi huomautus nauhalta.
Kun olet luonut muistiinpanoja juuri sen jälkeen, se tallentuu automaattisesti luetteloosi.
Nykyisen näkymän Koti-välilehdessä voit muuttaa muistiinpanojen näkymää. Tässä meillä on se asetettu Muistilista joten voimme helposti nähdä huomautuksen sisällön ja muita yksityiskohtaisia tietoja.
Jos näet ne ikoneina, voit ohjata hiiren nuolta ja nähdä esikatselun sen sisällöstä.
Voit myös lajitella muistiinpanoja aakkosjärjestyksessä Ikoni-näkymässä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tyhjää aluetta ikkunassa ja valitse Lajittele kontekstivalikosta.
Lajittele-näytössä valitse Lajittele kohteet aiheittain ja jos haluat sen nousevan tai laskevan ja napsauta OK.
Ole hyvä! Huomautuksesi lajitellaan sitten aakkosjärjestykseen. Voit lajitella ne myös värillä, yhteydellä, kuvakkeella jne.
Jos sinulla on muutamia muistiinpanoja avoinna Windows 7: ssa, voit helposti käyttää niitä tehtäväpalkissa ja kaikki muut mahdolliset Outlook-sovellukset.
Lisää uusi huomautus -painike pikavalintamateriaalipalkkiin
Jos huomaat, että käytät paljon Notes-ominaisuutta, voit lisätä sen pikalähtötyökalupalkkiin. Voit lisätä sen napsauttamalla avattavaa valikkoa ja valitsemalla Lisää komentoja.
Outlook-asetukset avautuvat ... pudota komentoja valikosta ja valitse Kaikki komennot.
Selaa sitten alaspäin ja korosta Uusi huomautus ja napsauta Lisää-painiketta.
Sinun pitäisi nähdä se Mukauttaa pikalähetys -työkalurivin osiossa, sulje pois Outlook-asetukset valitsemalla OK.
Nyt näet Pikaviestit-työkalupalkin Uusi huomautus -kuvake.
Napsauta sitä ja voit luoda uuden merkinnän, kun tarkastelet Saapuneet-kansioasi kirjautumatta Notes-osiin.
Sähköpostiviestit
Toinen siisti ominaisuus Notesin Outlookissa voit lähettää sähköpostia myös heille. Napsauta hiiren kakkospainikkeella haluamaasi huomautusta ja valitse Välitä.
Nyt lähetä se pois kuten haluatkin.
Voit myös liittää Notesin yhteystietoihin. Avaa muistiinpano ja napsauta kuvaketta vasemmassa yläkulmassa ja valitse Yhteystiedot.
Kirjoita nyt yhteyshenkilön nimi, jolle haluat liittää muistiinpanon tai napsauta Osoitekirja-painiketta.
Siirrä tai kopioi muistiinpanoja kalenteriin tai muihin kansioihin
Joskus saatat haluta siirtää tai kopioida muistiasi Outlookiin muuhun paikkaan. Tässä tarkastelemme muistiinpanon kopioimista Kalenteriin. Valitse Siirrä-pudotusvalikko Ribbonista ja valitse sitten siirrä tai kopioi se toiseen paikkaan.
Valitse, mihin haluat siirtää tai kopioida ... tähän tapauksessa Kalenteriin ja valitse sitten OK.
Kalenteri aukeaa ja voit mennä läpi ja aikatauluttaa sen haluamallesi
Muokkaa tietojasi
Jos et ole tyytyväinen muistiinpanojen tyypillisen keltaisen ulkoasun ulkoasuun, niitä voidaan muokata. Napsauta Tiedosto-välilehteä päästäksesi taustakuvaan ja napsauta Asetukset.
Napsauta Notes ja Journal ja Notes-vaihtoehdoissa voit mukauttaa väriä, fonttia ja kokoa.
Tässä on esimerkki huomautuksesta sen jälkeen, kun räätälöimme värin, koon ja fontin.
johtopäätös
Jos asut Outlookissa työpäiväsi aikana ja haluat nopean ja helpon tavan merkitä ajatuksiasi, Notes-ominaisuuden käyttäminen voi olla kätevää. Tämän oppaan pitäisi ehdottomasti aloittaa ymmärtäminen ja käyttää Notesissa Outlookia. Entä sinä? Käytätkö Notes-ominaisuutta? Löysitkö ne hyödylliseksi työkaluksi, jolla voit järjestää työnsä paremmin? Jätä kommentti ja ilmoita meille.
