Jokapäiväisten arkistointipalvelujen järjestäminen ja seuranta voi olla itsenäistä työtä. Tänään tarkastelemme värikoodien käyttämistä helpottamaan sanomien aiheiden tunnistamista ja lähettämistä.
Tämä ominaisuus on ollut Office 2007: ssa alusta alkaen, mutta emme koskaan peittäneet sitä vielä, ja se oli jotain, jota unohdin. Kun pelasin sen mukana jonkin aikaa, huomasin, että se on hyvä tapa hallita lukuisia sähköpostiviestejä, jotka saan jokapäiväistä. Täällä käymme läpi värikenkiä, jotka lähettävät viestejä, jotta he ovat helpommin paikalla. Myös kohteen luokittelu eri väriryhmiin auttaa pitämään asia suorana.
Värikoodin lähettäjät
Avaa Outlook ja napsauta korostaaksesi viestin, jonka haluat värikoodin.
Siirry Työkalut ja Järjestä.
Saapuneet-kansion organisointitavat avautuvat ja haluat napsauttaa Käytä värejä. Nyt voit valita värin, jonka haluat liittää kyseiseen yhteystietoon. Voit myös valita tiettyä väriä vain sinulle lähetetyistä viesteistä, jotka ovat käteviä erottamaan ryhmät ja henkilökohtaiset viestit.
Tässä on esimerkki siitä, mitä väreillä voidaan tehdä. Haluat ehkä vain luoda pari väriä tärkeimmälle lähettäjälle, mutta lähdin hieman yli laidan tämän esimerkin avulla.
Väri-luokat
Toinen kätevä tapa järjestää viestejä visuaalisesti on lisätä väriluokkia niihin. Voit muokata, mitkä sähköpostiosat liittyvät jokaiseen väriluokkaan.
Viestissä on kategoria -värivipu ylhäältä ja voit vaihtaa väriä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella.
Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella luokan Luokat-osiossa olevaa viestiä.
Voit nimetä kaikki luokat mihin tahansa järkevällä tavalla.
Haluat ehkä luoda uuden luokan eri postit. Siirry kohtaan Toiminnot \ Luokittelu ja Kaikki kategoriat.
Väriryhmät -näytössä napsauta Uusi ja anna luokalle nimi ja väri, ja voit myös määrittää siihen pikanäppäimen.
Nyt voit lajitella sähköpostiviestejäsi sen tyyppisen luokan mukaan, johon he ovat.
Jos haluat nähdä nopeasti sähköpostiasi saadaksesi käsityksen siitä, mikä on olemassa, väriluokkien käyttö voi olla hyödyllistä. Toivottavasti tämä voi aloittaa sähköpostiviestien järjestämisen, jotta tiedät, mitä kengänpäiset pomot haluavat tehdä tehokkaammin.
