Luoteko todella pitkät dokumentit Wordissa? Jos näin on, tiedät todennäköisesti, että Word ei aina toimi hyvin heidän kanssaan. Usein Word-tiedostojen jakaminen on yleensä älykkäämpiä.
Mutta miten varmistat, että sivut on numeroitu oikein ja helposti luodaan sisällysluettelo ja indeksi koko dokumentille? Tällöin Wordin päädokumenttiominaisuus voi auttaa. Sen avulla voit yhdistää useita Word-tiedostoja yhdeksi Word-tiedostoksi.
Pääasiakirja on Word-tiedosto, joka sisältää linkit joukkoon muita erillisiä Word-tiedostoja, joita kutsutaan alihakemistoiksi. Alihakemistojen sisältöä ei ole lisätty päädokumenttiin. Pääasiakirjassa on vain linkkejä alihakemistoihin. Tämän avulla voit muokata alikokoelmia erikseen. Alihakemistoihin tehdyt muutokset sisällytetään päädokumenttiin automaattisesti. Jos useammat ihmiset työskentelevät yhdessä asiakirjassa, pääasiakirjan avulla voit lähettää asiakirjan eri osia eri ihmisille työskentelemään.
Tässä artikkelissa esitämme perusasiakirjojen ja alihakemistojen luomisen alusta ja luomme pääasiakirjan olemassa olevista alihakemistoista. Osoitamme myös, kuinka helposti sisällyttää sisällysluettelo alkuopetuksen alkuun.
Jos käynnistät uuden pääasiakirjan, jossa ei ole olemassa olevia alihakemistoja, voit luoda sen tyhjästä. Voit luoda uuden, tyhjän Word-asiakirjan ja tallentaa sen, mikä osoittaa tiedostonimessä, että se on päädokumentti.
Kun olet tallentanut päädokumenttiedoston, napsauta Näytä-välilehteä ja napsauta Välilehteä välilehden Asiakirjanäkymät-osiossa.
Aloita otsikoiden lisääminen asiakirjaan ääriviivat-lomakkeessa käyttämällä tasoitustyyppien avattavaa luetteloa ja Outlining-välilehden Outline Tools -osiossa olevia vihreitä oikea- ja vasenta nuolia voit muuttaa otsikoiden tasoja.
Kun olet syöttänyt kaikki haluamasi otsikot, osoita Näytä asiakirja Outlining-välilehden Master Document -osiossa.
Lisää vaihtoehtoja on saatavilla Outlining-välilehden Master Document -osiossa. Valitse koko ääriviivat asiakirjasta ja napsauta Luo.
Napauttamalla Luo liittää jokaisen asiakirjan omaan ruutuunsa. Tallenna master-dokumentti uudelleen tässä vaiheessa.
Jokainen masterdokumentin laatikko tulee erilliseksi tiedostoksi, kuten alla on esitetty. Kunkin päädyn asiakirjan jokaisen laatikon ensimmäisen otsikon nimeä käytetään kunkin alitiedoston tiedoston tiedostona.
Jos haluat palata edelliseen näkymään, kuten Print Layout (Tulosta asettelu), napsauta Close Outline View (Outline-näkymä) Outlining (Sulje) -välilehden Sulje-osassa.
Jos haluat lisätä sisällysluettelon pääasiakirjaan, aseta kohdistin asiakirjan alkuun ja napsauta Viitteet-välilehteä. Napsauta avattavasta Sisällys-pudotuspainiketta Sisällys-osiossa. Valitse automaattinen taulukko -vaihtoehto, jos haluat lisätä automaattisesti luodun sisällysluettelon syöttöpisteeseen.
Jos haluat nähdä kohdan Word-lomakkeet, kun olet luonut alihakemistot, napsauta Aloitus-välilehteä ja napsauta kappaleen symbolipainiketta Kappale-osassa.
Sana näyttää leikkauskatkot ja minkä tyyppiset ne ovat.
HUOMAUTUS: Kun luot pääasiakirjan tyhjästä, Word lisää jatkuvaa leikkauskatkoa ennen jokaisen alihakemiston luomista. Tämä tarkoittaa, että asiakirjoissa ei ole sivukatkoja. Voit helposti vaihtaa kunkin leikkauksen tyypin.
Seuraavassa kuvassa näkyy, miten asiakirja näyttää ääriviivatilassa, kun alikokoelmat näytetään laajennettuna.
Jos sinulla on jo olemassa olevia asiakirjoja, jotka haluat sisällyttää päädokumenttiin, voit luoda uuden master-dokumenttitiedoston ja lisätä olemassa olevat asiakirjat alikokoisiksi. Voit tehdä tämän luomalla uuden, tyhjän Word-asiakirjan ja tallentamaan sen, kuten mainitsimme aiemmin master-dokumentin luomisesta tyhjästä.
Napsauta Näytä-välilehteä ja valitse sitten Asiakirjanäkymät-osiossa Outline. Suunnittelu-välilehti on käytettävissä ja aktiivinen. Aktivoi lisäasetukset valitsemalla Näytä asiakirja Master Document -osiossa. Jos haluat lisätä alikokoisen asiakirjan päädokumenttiin, napsauta Lisää.
Siirry Lisää alikokoelma -valintaikkunassa kohtaan, jonka haluat lisätä. Valitse ensimmäinen tiedosto ja napsauta Avaa.
HUOMAUTUS: Jos tallennat alihakemistotiedostot samaan hakemistoon kuin pääasiakirjatiedostosi, se voi olla helpompaa.
Jos näyttöön tulee seuraava valintaikkuna, jossa kerrotaan tyyli, joka on olemassa sekä alikansio- että päädokumentissa, napsauta Kyllä kaikkiin -painiketta. Tällöin kaikki alitulostuksen tyylit säilyvät master-dokumentin tyylien mukaisesti.
Toista vaiheet, joiden avulla voit lisätä asiakirjat, jotka haluat sisällyttää pääasiakirjoihin. Kun olet valmis, voit halutessasi tyhjentää alikokoelmat. Voit tehdä tämän valitsemalla Piilota-välilehden Materiaali-osiossa kohtaa Alakokoelmat.
Sinun on tallennettava asiakirja, jotta alitiedostot romahtaisiin, joten seuraava valintaikkuna tulee näyttöön, jos et ole niin tehnyt. Tallenna asiakirja napsauttamalla OK.
Huomaa, että kunkin alihakumistotiedoston koko polku näkyy kussakin alikansioon -ruudussa. Voit avata alikokoisen asiakirjan muokkausta varten joko kaksoisnapsauttamalla dokumenttikuvaketta alikansioisen asiakirjan yläosassa, tai Ctrl + Napsauta linkkiä tiedostoon.
HUOMAUTUS: Kun tuodaan olemassa olevia Word-tiedostoja päädokumenttitiedostoon, Word lisää seuraavan sivun leikkauskatkon ennen ja jatkuva leikkaus keskeytyy jokaisen alihakemuksen jälkeen. Jälleen kerran, voit helposti muuttaa kunkin leikkauksen tyypin tarvittaessa.
Jos haluat tarkastella päädokumenttia ei-ääriviivat-näkymässä, napsauta Näytä-välilehteä ja valitse Asiakirjojen tarkastelu -osiosta Tulostusasettelu tai muu näkymätyyppi.
Voit lisätä sisällysluettelon samalla tavalla kuin edellä mainittiin luotaessasi pääasiakirjan ja alihakemistoja tyhjästä.
Kun olet sisällyttänyt kaikki päädokumentin alikokoelmat, voit lisätä tai muokata otsikoita ja alatunnisteita, luoda sisällysluettelon (kuten havainnollistetaan), luoda indeksi ja työskennellä asiakirjan muilla osilla, jotka ovat yhteisiä koko asiakirja.
Molemmissa menetelmissä, joita käsitellään tässä artikkelissa master-asiakirjojen luomiseen, kun muokkaat pääasiakirjaan sisältyvää asiakirjaa, kyseisen alikokoelman sisältö päivitetään päädokumenttiin.
Wordin aikaisemmissa versioissa olevat päädokumentit ovat joskus vioittaneet asiakirjoja. Saatat kohdata tämän ongelman Word 2010: ssa. Lisätietoja saat Microsoft Answers-sivustosta.
