Microsoft Accessia käytetään useissa yrityksissä tallentamaan ja käyttämään tietoja. Voit myös luoda yksinkertaisen raportin helposti ohjatun raportin avulla.
Avaa Access Database ja napsauta Raportit, jotka sijaitsevat vasemmalla puolella olevien Objects-kenttään. Aloita uusi raportti napsauttamalla työkalurivin yläreunassa olevaa Uusi-painiketta.
Valitse Uusi raportti -ikkunassa Ohjattu raportti -vaihtoehto ja sen alapuolella olevasta avattavasta luettelosta, jonka kysely tai taulukko haluat kerätä tietoja raportin luomiseksi. Tässä tapauksessa haluan luoda raportin Tech_Companyin asiakkaista. Kun olet valinnut oikeat tiedot, napsauta OK.
Ohjattua ohjetta seuraavalla osalla voit valita eri kentät valitusta taulukosta tai kyselystä. Tämä on hienoa, kun haluat luoda raportin, joka perustuu tiettyihin tietoihin taulukon sisällä. Korosta saatavilla olevat kentät ja paina nuolipainiketta ja siirrä se valittuihin kenttiin. Täällä valitsin asiakkaiden etunimi, sukunimi, kaupunki ja puhelinnumero. Tässä vaiheessa voit valita Maali, mutta käytä ohjatun toiminnon hieman muuta toimintoa, napsauta Seuraava.
Tässä ikkunassa voit valita ryhmän lisäämisen eri osiin. Koska esitän yksinkertaisen raportin (lisää opetusohjelmia muokatuista raporttikirjoituksista on tulossa pian), napsauta Seuraava.
Tässä valitset, mihin järjestykseen tiedot näkyvät raportissa. Tämä on räätälöinti, jonka on päätettävä sen perusteella, miten haluat esittää tietoja. Tässä haluan lajitella kunkin asiakkaan sukunimen Nousevassa järjestyksessä.
Tässä valitset raportin asettelun. Jälleen riippuen siitä, miten haluat esittää tiedot määrittää asettelun. Tässä raportissa valitsemme Layout = Tabular, Orientation = Portrait, ja yleensä löydän sen parhaiten varmistaaksesi, että valitset kentän "Säädä kentän leveyttä niin, että kaikki kentät sopivat sivulle. Näin varmistetaan, että kaikki asiaankuuluvat tiedot ovat jokaisella sivulla ja niitä ei hajota useilla sivuilla. Napsauta Seuraava.
Seuraavaksi valitset raportin tyylin tai ulkoasun. Käytä jälleen kerran parasta luovaa mieltäsi. Tässä mietinnössä valitsen lihavoidun. Napsauta Seuraava.
Olet melkein valmis! Valitse raportille nimi. Jos tämä tulee olemaan raportti, jonka aiot säästää ja ajoa aika ajoin, varmista ja käytä hyvä nimeämiskokous, jotta sinä ja muut tietokannan käyttäjät voivat helposti löytää raportin ja suorittaa sen. Kun olet nimennyt raporttisi, valitse Valmis.
Näet nyt luomasi raportin tulokset. Tästä voit tulostaa raportin, palata takaisin ja tehdä muutoksia tai lisätä uusia taulukoita tai kenttiä. Jos olet tyytyväinen raportin näkymiseen, tallenna se ja voit vetää sen ylös, kun tarvitset sitä.
Jos et tunne käyttöoikeutta lainkaan, suosittelen menemään Access 2003 -koulutuksen etenemissuunnitelmaan.
