Excel-lomakkeessa voit täyttää automaattisesti rivin tai sarakkeen tiedot (numerot tai tekstin) vetämällä kahvaa. Tämä voi säästää paljon aikaa, kun syötät peräkkäisiä tietoja suurissa laskentataulukoissa ja tekee sinusta tuottavampaa.
Sen sijaan, että annat numeroita, aikoja tai jopa viikonpäiviä manuaalisesti useita kertoja uudestaan ja uudestaan, voit käyttää automaattisia täyttöominaisuuksia (täyttökahva tai nauhan täyttökomento) täyttämään soluja, jos tiedot seuraavat kuvioita tai jotka perustuvat tietoja muissa soluissa. Näytämme, miten voit täyttää erilaisia tietojoukkoja käyttämällä automaattisen täytön ominaisuuksia.
Yksi tapa käyttää täyttökahvaa on syöttää sarja lineaarisia tietoja vierekkäisten solujen riviin tai sarakkeeseen. Lineaarinen sarja koostuu numeroista, joissa seuraava numero saadaan lisäämällä "vaihearvo" sille edeltävään numeroon. Yksinkertaisin esimerkki lineaarisista sarjoista on 1, 2, 3, 4, 5. Lineaarinen sarja voi olla myös desimaalilukujen sarja (1,5, 2,5, 3,5 ...), pienempiä numeroita kahdella (100, 98, 96 ...) tai jopa negatiivisia lukuja (-1, -2, -3). Jokaisessa lineaarisessa sarjassa lisäät (tai vähennät) saman askelarvon.
Sanotaan haluamme luoda peräkkäisten numeroiden sarakkeen, joka kasvaa yhdellä kussakin solussa. Voit kirjoittaa ensimmäisen numeron, ja paina Enter-painiketta, niin pääset seuraavaan riviin tässä sarakkeessa ja anna seuraava numero ja niin edelleen. Erittäin tylsiä ja aikaa vievää, varsinkin suuria määriä tietoja. Säästämme itsemme jonkin verran aikaa (ja ikävystymää) käyttämällä täyttökahvaa populoimaan sarake lineaarisarjan kanssa. Voit tehdä tämän kirjoittamalla 1 sarakkeen ensimmäiseen soluun ja valitsemalla sen solun. Huomaa vihreän neliön valitun solun oikeassa alakulmassa? Se on täyttökahva.
Kun siirrät hiiren täyttökahvan päälle, se muuttuu mustaksi plusmerkiksi, kuten alla on esitetty.
Kun musta plus -merkki on täyttökahvan kohdalla, napsauta ja vedä kahva alaspäin sarakkeesta (tai riviä vastapäätä), kunnes saavutat niiden solujen määrän, jotka haluat täyttää.
Kun vapautat hiiren painikkeen, huomaat, että arvo on kopioitu soluihin, joille vedät täyttökahvan.
Miksi se ei täyttänyt lineaarisia sarjoja (1, 2, 3, 4, 5 esimerkissämme)? Oletusarvoisesti, kun syötät yhden numeron ja käytät täyttökahvaa, numero kopioidaan viereisiin soluihin, ei lisätty.
HUOMAUTUS: Jos haluat kopioida solun sisällön nopeasti valitun solun yläpuolelle, paina Ctrl + D tai kopioi solun sisältö valitun solun vasemmalle puolelle painamalla Ctrl + R. Varoitetaan, että tietojen kopiointi vierekkäisestä solusta korvaa kaikki tiedot, jotka ovat tällä hetkellä valitussa solussa.
Jos haluat korvata kopiot lineaarisilla sarjoilla, napsauta "Automaattinen täyttöasetukset" -painiketta, joka näkyy, kun olet valmis täyttökahvan vetämiseen.
Ensimmäinen vaihtoehto Copy Cells on oletusarvo. Siksi päädyimme viiteen 1: een eikä lineaariseen sarjaan 1-5. Lineaarisen sarjan täyttämiseksi valitaan "Täytä sarja" ponnahdusvalikosta.
Muut neljä 1: tä korvataan 2-5: lla ja lineaariset sarjat on täytetty.
Voit kuitenkin tehdä tämän ilman, että sinun on valittava Fill Fill-sarja Auto Täytä Asetukset -valikosta. Sen sijaan, että annat vain yhden numeron, anna kaksi ensimmäistä numeroa kahteen ensimmäiseen soluun. Valitse sitten nämä kaksi solua ja vedä täyttökahva, kunnes olet valinnut kaikki solut, jotka haluat täyttää.
Koska olet antanut sille kaksi dataa, se tietää vaiheittaisen arvon, jota haluat käyttää ja täyttää jäljellä olevat solut vastaavasti.
Voit myös napsauttaa ja vetää täyttökahvaa näppäimellä oikea hiiren painikkeen sijaan vasemmalle. Sinun on kuitenkin valittava "Täytä sarja" ponnahdusvalikosta, mutta tämä valikko tulee automaattisesti näkyviin, kun lopetat vetämällä ja vapautat oikean hiiren painikkeen, joten tämä voi olla kätevä pikakuvake.
Jos sinulla on vaikeuksia käyttää täyttökahvaa tai haluat vain käyttää komentoja nauhalla, voit täyttää sarjan viereisille soluille Koti-välilehden Täytä-komennolla. Täytä komento on myös hyödyllinen, jos täytät suuren määrän soluja, kuten näet vähän.
Jos haluat käyttää Fill-komentoa nauhan päälle, syötä soluun ensimmäinen arvo ja valitse se solu ja kaikki vierekkäiset solut, jotka haluat täyttää (joko alaspäin tai ylöspäin tai sarakkeen vasemmalla tai oikealla rivillä). Napsauta sitten "Täytä" -painiketta Koti-välilehden Muokkaus-osiossa.
Valitse pudotusvalikosta "Sarja".
Valitse Sarja-valintaikkunasta, haluatko Sarjan rivit tai sarakkeet. Valitse Tyyppi-ruutuun nyt "Lineaarinen". Keskustelemme kasvun ja päivämäärän vaihtoehdoista myöhemmin ja Automaattinen täyttö -vaihtoehto yksinkertaisesti kopioi arvon muihin valittuihin soluihin. Syötä "Vaihearvo" tai lineaarisen sarjan lisäys. Esimerkiksi lisäämme sarjanumeroita numeroilla 1. Napsauta "OK".
Lineaarinen sarja täytetään valituissa soluissa.
Jos sinulla on todella pitkä sarake tai rivi, jonka haluat täyttää lineaarisella sarjalla, voit käyttää sarjan valintaikkunan Stop-arvoa. Voit tehdä tämän syöttämällä ensimmäisen rivin tai sarakkeen sarjan ensimmäiseen soluun ensimmäisen arvosanan ja napsauttamalla Koti-välilehden "Täytä" uudelleen. Edellä mainittujen vaihtoehtojen lisäksi anna arvo "Lopeta arvo" -ruutuun, jonka haluat sarjan viimeiseksi arvoksi. Napsauta sitten OK.
Seuraavassa esimerkissä laitamme 1 ensimmäisen sarakkeen ensimmäiseen soluun ja numerot 2 - 20 syötetään automaattisesti seuraavaan 19 soluun.
Täydellisen laskentataulukon luettavuuden lisäämiseksi siirrymme joskus riveihin ja asetamme tyhjät rivit rivien välille. Vaikka on tyhjiä rivejä, voit silti käyttää täyttökahvaa lineaarisen sarjan täyttämiseksi tyhjillä riveillä.
Jos haluat ohittaa rivin lineaarisen sarjan täyttämisen yhteydessä, kirjoita ensimmäinen numero ensimmäiseen soluun ja valitse sitten solu ja toinen vierekkäinen solu (esimerkiksi seuraava solu alaspäin sarakkeessa).
Vedä sitten täyttökahvaa alaspäin (tai yli), kunnes täytät haluamasi solujen lukumäärän.
Kun olet lopettanut täyttökahvan vetämisen, näet, että lineaarinen sarja täyttää joka toinen rivi.
Jos haluat ohittaa useamman kuin yhden rivin, valitse ensin solu, joka sisältää ensimmäisen arvon, ja valitse sitten rivien määrä, jotka haluat ohittaa heti kyseisen solun jälkeen. Vedä sitten täyttökahva solujen päälle, jotka haluat täyttää.
Voit myös ohittaa sarakkeet, kun täytät rivit.
Voit myös käyttää täyttökahvaa propagoi kaavoja vierekkäisiin soluihin. Valitse solu, joka sisältää kaavan, jonka haluat täyttää vierekkäisiin soluihin, ja vedä täyttökahva alaspäin sarakkeessa olevien solujen tai rivien rivien päälle, jotka haluat täyttää. Kaava kopioidaan muihin soluihin. Jos käytit suhteellisia soluviitteitä, ne muuttuvat vastaavasti, jotta ne viittaavat vastaavien rivien (tai sarakkeiden) soluihin.
Voit myös täyttää kaavat käyttämällä Riippu-komentoa nauhalla. Valitse solu, joka sisältää kaavan ja solut, jotka haluat täyttää kyseisen kaavan avulla. Napsauta sitten "Täytä" Kotisivu-välilehden Muokkaus-osiossa ja valitse Alas, Oikea, Ylös tai Vasen riippuen siitä, mihin suuntaan haluat täyttää solut.
HUOMAUTUS: Kopioidut kaavat eivät laske uudelleen, ellei automaattista työkirjanlaskua ole otettu käyttöön.
Voit myös käyttää pikanäppäimiä Ctrl + D ja Ctrl + R, kuten aiemmin keskusteltiin, kaavojen kopioimiseksi vierekkäisiin soluihin.
Voit nopeasti täyttää lineaarisen datasarjan sarakkeeseen kaksoisnapsauttamalla täyttökahvaa. Tätä menetelmää käytettäessä Excel täyttää solut sarakkeessa vain laskentataulukon pisimmän viereisen sarakkeen perusteella. Viereinen sarake tässä yhteydessä on jokainen sarake, jonka Excel täyttää täytettävän sarakkeen oikealle tai vasemmalle, kunnes tyhjä sarake saavutetaan. Jos valitun sarakkeen molemmilla puolilla olevat sarakkeet ovat tyhjiä, et voi käyttää kaksinkertaisen klikkauksen menetelmää sarakkeiden solujen täyttämiseen. Myös oletusarvoisesti, jos jotkin solualueen soluista, joille täytät, on jo tietoja, vain ensimmäisestä solusta, jotka sisältävät tietoja, tyhjät solut täytetään. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa on arvo solussa G7, joten kun kaksoisnapsautat solun G2 täyttökahvaa, kaava kopioidaan vain solun G6 kautta.
Tähän saakka olemme keskustelleet lineaaristen sarjojen täyttämisestä, joissa sarjan jokainen numero lasketaan lisäämällä vaihearvo edelliseen numeroon. Kasvusarjassa tai geometrisena kuviona seuraava numero lasketaan arvolla kertomalla edellinen numero askelarvolla.
Kasvussarjaa voidaan täyttää kahdella tavalla syöttämällä kaksi ensimmäistä numeroa ja syöttämällä ensimmäinen numero ja askelarvo.
Jos haluat täyttää kasvusarjan kahdella ensimmäisellä numerolla, syötä kaksi numeroa rivin tai sarakkeen kahteen ensimmäiseen soluun, jotka haluat täyttää. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja vedä täyttökahva niin monta solua kuin haluat täyttää. Kun olet valmis vetämällä täyttökahvasta täytettävien solujen päälle, valitse ponnahdusvalikosta "Kasvuhenkisyys", joka näkyy automaattisesti.
HUOMAUTUS: Tätä menetelmää varten sinun on annettava kaksi numeroa. Jos et, Growth Trend -vaihtoehto on harmaana.
Excel tietää, että vaihearvo on 2 kahdesta ensimmäisestä solusta syötetystä numerosta. Jokainen seuraava numero lasketaan kertomalla edellinen numero kahdella.
Mitä jos haluat aloittaa muulla kuin 1 tällä menetelmällä? Jos esimerkiksi haluat aloittaa yllä olevan sarjan 2: ssä, syötät 2 ja 4 (koska 2 × 2 = 4) kahdessa ensimmäisessä solussa. Excel selvisi, että askelarvo on 2 ja jatka kasvusarjaa 4: stä kertoen jokaisen seuraavan numeron 2: llä saadaksesi seuraavan rivin.
Jos haluat täyttää kasvusarjan yhden numeron ja askeleen perusteella, kirjoita ensimmäinen numero (ei tarvitse olla 1) ensimmäisessä solussa ja vedä täyttökahva solujen päälle, jotka haluat täyttää. Valitse sitten sarja "ponnahdusvalikosta", joka tulee automaattisesti näkyviin.
Valitse Series (Sarja) -valintaikkunassa, täyttääkö sarja rivit tai sarakkeet. Valitse Tyyppi-kohdassa: "Kasvu". Syötä "Vaihearvo" -ruutuun arvo, jonka haluat moninkertaistaa kunkin numeron saadaksesi seuraavan arvon. Esimerkissämme haluamme lisätä jokaisen numeron numeroon 3. Napsauta "OK".
Kasvussarja täytetään valituissa soluissa, joista kukin seuraavista numeroista on kolme kertaa edellistä lukua.
Toistaiseksi olemme selvittäneet, miten täytämme sarjan numeroita, sekä lineaarisia että kasvua. Voit myös täyttää sarjan kohteita, kuten päivämäärät, viikonpäivät, arkipäivät, kuukaudet tai vuodet käyttämällä täyttökahvaa. Excelillä on useita sisäänrakennettuja sarjoja, joita se voi automaattisesti täyttää.
Seuraavassa kuvassa näkyy eräitä sarjoja, jotka on rakennettu Exceliin, joka ulottuu rivien yli.Lihavoidut ja punaiset kohteet ovat alun perin antamia arvoja ja loput rivissä olevat kohteet ovat laajennetut sarja-arvot. Nämä sisäänrakennetut sarjat voidaan täyttää täyttökahvalla, kuten aiemmin on kuvattu lineaarisille ja kasvusarjoille. Syötä vain alkuperäiset arvot ja valitse ne. Vedä sitten täyttökahva haluttujen solujen päälle, jotka haluat täyttää.
Kun täytät sarjan päivämääriä, voit käyttää värikasetin Täytä-komentoa määrittääksesi lisäyksen käytettäväksi. Anna sarjasi ensimmäinen päivämäärä solussa ja valitse solu ja solut, jotka haluat täyttää. Valitse Kotisivu-välilehden Muokkaus-osiosta "Täytä" ja valitse sitten "Sarja".
Sarja-valintaikkunassa Sarja-vaihtoehto valitaan automaattisesti vastaamaan valitsemasi solujen sarja. Tyyppi on myös automaattisesti päivämäärä. Määritä sarjan täyttämiseen käytettävä lisäys valitsemalla Päiväyksikkö (päivä, viikonpäivä, kuukausi tai vuosi). Määritä vaihearvo. Haluamme täyttää sarjan jokaisena arkipäivänä, joten annamme arvon Step arvo. Napsauta "OK".
Sarjassa on päiviä, jotka ovat vain arkisin.
Voit myös täyttää sarjan omilla tavaroilla. Sano, että yrityksellesi on toimistoja kuudessa eri kaupungissa, ja käytät näitä kaupunkeja usein Excel -tehtäväsi. Voit lisätä luettelon kaupungeista mukautetuksi luetteloksi, jonka avulla voit käyttää täyttökahvaa täyttämään sarjan, kun annat ensimmäisen kohteen. Voit luoda mukautetun luettelon napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä.
Valitse taustavalikosta vasemmalla olevista kohteista luettelosta "Asetukset".
Napsauta Lisäasetukset-painiketta Excel Options -valintaikkunan vasemmassa reunassa olevien kohteiden luettelossa.
Selaa oikeassa paneelissa Yleisosiota kohtaan ja napsauta Muokkaa mukautettuja luetteloita -painiketta.
Kun olet mukautetut luettelot -valintaikkunassa, voit täyttää useita mukautettuja kohteita kahdella tavalla. Voit perustaa sarjan uudelle luettelolle kohteista, jotka luot suoraan Custom Lists -valintaikkunaan tai olemassa olevaan luetteloon, joka on jo nykyisen työkirjan laskentataulukossa. Näytämme molemmat menetelmät.
Varmista Custom Lists -valintaikkunassa, että UUSI LUETTELO on valittuna Mukautetut-listassa. Napsauta "Luettelotiedot" -ruutuun ja kirjoita kohteita mukautettuihin luetteloosi, yksi kohde riville. Varmista, että annat kohteet järjestyksessä, jonka haluat täyttää soluihin. Napsauta sitten Lisää.
Mukautettu luettelo lisätään Mukautetut-listat -ruutuun, jossa voit valita sen, jotta voit muokata sitä lisäämällä tai poistamalla kohteita Luettelo-merkinnät -ruudusta ja valitsemalla uudelleen "Lisää" tai voit poistaa luettelon napsauttamalla Poista. Napsauta "OK".
Napsauta OK-painiketta Excel Options -valintaikkunassa.
Nyt voit kirjoittaa ensimmäisen kohteen mukautettuun luetteloosi, valita solun sisältävän kohteen ja vetää täyttökahvan solujen päälle, jotka haluat täyttää luettelolla. Mukautettu luettelo täyttyy automaattisesti soluihin.
Ehkä tallennat mukautetun luettelon erilliseen laskentataulukkoon työkirjassasi. Voit tuoda luettelosi laskentataulukosta mukautettujen luetteloiden valintaikkunaan. Jos haluat luoda mukautetun luettelon olemassaolevasta luettelosta laskentataulukon perusteella, avaa Mukautetut luettelot -valintaikkuna ja varmista, että UUSI LUETTELO on valittuna Mukautetut-luettelot -ruudussa aivan kuten ensimmäisessä menetelmässä. Napsauta kuitenkin tätä menetelmää napsauttamalla solualuepainiketta oikealla puolella olevasta "Tuo listasta soluista" -ruudusta.
Valitse laskentataulukko, joka sisältää mukautetun luettelon Excel-ikkunan alaosassa. Valitse sitten solut, jotka sisältävät luettelossa olevat kohteet. Työtason ja solualueen nimi syötetään automaattisesti Custom Lists -muokkausruutuun. Palaa täyteen valintaikkunaan napsauttamalla solun uudelleenvalintanäppäintä uudelleen.
Napsauta nyt "Tuo".
Mukautettu luettelo lisätään Mukautetut-listat -ruutuun ja voit valita sen ja muokata luetteloa luettelon merkinnät -ruudusta, jos haluat. Napsauta "OK". Voit täyttää solut mukautetun luettelon avulla täyttökahvaan, aivan kuten teet ensimmäisen yllä olevan menetelmän avulla.
Excelin täyttökahva on erittäin hyödyllinen ominaisuus, jos luot suuria laskentataulukoita, jotka sisältävät paljon peräkkäisiä tietoja. Voit pelastaa itsesi paljon aikaa ja tyytymättömyyttä. Hyvää täyttöä!