Jos olet poissa kaupungista, saatat haluta laittaa merkinnän sähköpostiviestiisi, jotta ihmiset saisivat tietää, että et ole käytettävissä tai ottaisit yhteyttä jonkun toisen kanssa, kun olet poissa.
Useimmat sähköpostipalvelut tarjoavat mahdollisuuden lähettää automaattinen vastaus saapuviin viesteihin, kun et ole käytettävissä sähköpostisi tarkistamiseen. Näin määrität lomavastaajan suosituimpiin sähköpostipalveluihin.
Kun kyseessä on lomapysäytin, olet yksi muutamasta veneestä:
Osoitamme, kuinka voit määrittää lomapalautteen Gmailissa, Yahooessa, Windows 10 Mailissa (Microsoft-tileissä), Outlook.comissa, Outlook for Windowsissa (IMAP- ja POP3-tileissä), Exchangeissa ja jopa Apple Mailissa Macissa (IMAP- ja POP3-tileille).
Niille käyttäjistä, joilla on Gmail-osoite tai joidenkin Google Apps -palvelua käyttävän pienyrityksen avulla, lomamatkaaja Gmailissa on yksinkertainen. Kirjaudu sisään vain Gmail-tilillesi, napsauta Asetukset-valikkoa ruudun oikeassa yläkulmassa ja valitse Asetukset. Kun Asetukset-sivu avautuu uudelle välilehdelle, selaa alaspäin, kunnes näet kohdan Vastaajaviesti. Vaihtoehdot ovat hyvin intuitiivisia. Kytke vain loma vastaaja, valitse ensimmäinen päivä ja viimeinen päivä (jos on), ja kirjoita aihe ja viesti. Jos et halua, että loma-vastaus menee ulos kenellekään, joka lähettää sinulle sähköpostiviestin, valitse "Vain lähetä vastaus yhteyshenkilöihini" -ruutuun, jotta vain loma-vastaus päätyisi Google-yhteystiedot -luettelosi henkilöihin.
Jotta voit luoda loma-vastauksen Yahoo Mailissa, avaa selain ja kirjaudu Yahoo Mail -tiliisi. Napsauta sitten rataskuvaketta selaimen ikkunan oikeassa yläkulmassa ja valitse avattavasta valikosta Asetukset. Valitse Asetukset-valintaikkunasta vasemmalla olevasta vaihtoehdosta "Lomavastaus" ja tarkista "Ota automaattinen vastaus näiden päivämäärien (mukaan lukien)" -ruutuun. Valitse päivämäärät alkaen ja päivämäärät ja anna automaattinen vastaus, jonka haluat lähettää. Jos haluat lähettää vastauksen toiseen tai useampaan tietylle verkkotunnukselle, tarkista "Erilaiset vastaukset sähköposteihin muodostavat tietyn verkkotunnuksen", kirjoita verkkotunnukset ja kirjoita sitten lähetettävä viesti kyseisten verkkotunnusten sähköposteihin.
Yahoo antaa sinulle myös mahdollisuuden saada erilaisia sähköpostivastauksia sen mukaan, kenelle se aikoo. Vain tarkistaa "Eri vastaus sähköpostiin tietystä verkkotunnuksesta" -valintaruutu ja lisää sähköpostiviesteihin, joista haluat toisen vastauksen.
Napsauta Asetukset-valintaikkunan alaosassa olevaa Tallenna-painiketta, kun olet valmis. Lomasi vastaus lähetetään automaattisesti tietyn päivämäärän aikana.
Windows 10 Mailin avulla voit määrittää loma-vastaukset Microsoftin sähköpostitileille, mukaan lukien outlook.com, live, com, hotmail.com ja Office 365 -tilit. Jotta voit määrittää vastauksen Windows 10 Mailissa, avaa sovellus ja napsauta rataskuvaketta ikkunan vasemmassa alakulmassa. Napsauta sitten Asetukset-ruudusta Automaattiset vastaukset, joka liukuu oikealla ja valitse tili, jolle haluat lähettää automaattiset vastaukset avattavasta Valitse tili -valikosta. Napsauta Lähetä automaattisia vastauksia -liukusäädintä niin, että se muuttuu tummanharmaaksi ja lukee Käytössä. Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää automaattisena vastauksena liukusäätimen painikkeen alla olevassa ruudussa. Jos haluat, että vastaus lähetetään vain yhteystietoluettelossa oleville henkilöille, valitse Lähetä vastaukset vain yhteystietoihin -ruutuun. Voit määrittää automaattiset vastaukset kaikille tuetuille tileille Mailissa, mutta sinun on tehtävä se erikseen jokaiselle.
Jos haluat määrittää automaattisen vastauksen Outlook.com-sivustolle, siirry osoitteeseen http://www.outlook.com suosikki-selaimellasi ja kirjaudu Microsoft-sähköpostitiliin, josta haluat lähettää automaattisen vastauksen. Napsauta sitten Outlook-sivun oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta ja valitse avattavasta Automaattiset vastaukset. Napsauta paneelin "Lähetä automaattisia vastauksia", joka liukuu ikkunan oikealla puolella. Aseta alkamisaika ja lopetusaika ja syötä viesti, jonka haluat lähettää automaattisesti. Valitse muut haluamasi vaihtoehdot, esimerkiksi haluatko lähettää automaattisia vastauksia vain henkilöille, jotka ovat Yhteysluettelossa tai jotka lähettävät sinulle sähköpostia.
Kun olet määrittänyt automaattisen vastauksen, klikkaa "OK" ruudun yläosassa. Mukautettu viesti poistuu automaattisesti automaattisesti sen ajanjakson aikana, jonka olet määrittänyt vasteena saapuneisiin sähköpostiviesteihin, jotka täyttävät asetetut vaatimukset.
HUOMAUTUS: Voit käyttää vain Outlook.com-palvelua Microsoftin sähköpostitileillä-live.com, outlook.com, hotmail.com ja msn.com.
Jos olet yhteydessä Microsoft Exchange Server -palvelimeen (tavallisesti työpaikallasi), voit käyttää Out Of Office Assistant -palvelua, joka on sama kuin loma-vastaaja. Voit määrittää tämän napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä siirtyäksesi taustakuvaan ja napsauttamalla Automaattiset vastaukset -painiketta.
Tästä lähtien loma-vastauksen luominen on melko helppoa.Napsauta Lähetä automaattisia vastauksia -vaihtoehtoa ja valitse "Lähetä vain tämän ajanjakson aikana" -ruutu, jos haluat rajoittaa automaattisia vastauksia tiettyyn aikakehykseen. Valitse "Alkamisaika" ja "Lopetusaika" päivämäärät ja ajat. Sitten voit kirjoittaa viestin, joka lähetetään "Inside My Organisation" tai "Outside My Organization" tai molemmat.
Jos et ole yhteydessä työpaikallesi olevaan Exchange-palvelimeen, mutta käytät ehkä Outlookia kotona, voit määrittää loma-vastauksen suoraan näkymän kautta. Tämä toimii kuitenkin vain, jos tietokoneesi pysyy käynnissä, kun olet poissa, joten on parasta tarkistaa ja tarkistaa, tukeeko sähköpostiosoitteesi vastaajia webmail-palvelussa. Jos ei, Outlook tekee hyppysissä.
Jotta voit määrittää lomapalstan Outlookin Windowsille, sinun on ensin luotava sähköpostimalli, jonka viestin haluat lähettää. Sähköpostimallin luominen luo pohjimmiltaan uuden sähköpostiviestin, kirjoita tallentamasi viestin (ilman To, Cc, Bcc tai Subject) ja tallenna viesti Outlook-malliksi. Kun olet luonut sähköpostimallin, luo sääntö, joka lähettää kyseisen sähköpostimallin automaattisesti tietyn ajanjakson aikana vastaanotettuihin sähköpostiviesteihin.
Kun joku lähettää sinulle sähköpostia, valitsemaasi mallia lähetetään automaattisesti niille määritetyn ajanjakson aikana.
Apple Maililla ei ole sisäänrakennettua toimintoa toimiston vastauksissa, mutta voit määrittää yhden tai useamman säännön automaattisesti lähettämään mukautettuja vastauksia saapuneisiin sähköpostiviesteihin sovellukselle lisättyjen IMAP- tai POP3-tilien yhteydessä. Jos haluat määrittää Apple Mail -tilin sähköpostitilille viraston vastauksen, määritä säännöt Asetukset-valintaikkunan säännöt -näytössä (siirry kohtaan Mail> Asetukset ja napsauta sitten Säännöt-painiketta). (tili, jolle haluat lähettää automaattisia vastauksia) ja suoritettava toimenpide (vastaus viestiin, jossa on tietty viesti). Voit myös lisätä muita ehtoja, kuten tarkistaa, onko lähettäjä yhteystietosi vai ei tai tarkistaa, että To-kentässä on tietty sähköpostiosoite.
Luottamuksellinen vastaus-sääntö voidaan aktivoida tai olla käyttämättä sääntöjen näytössä valitsemalla tai poistamalla säännön vieressä oleva ruutu. Koska sääntöä ei voi määrittää ajanjaksolle, sinun on otettava sääntö käyttöön manuaalisesti, kun haluat sen toimivan, ja sammuta se sitten, kun et halua sen toimivan enää. Varmista siis, että poistat valintaikkunan säännön valintaruudun, kun palaat lomasta tai työmatkasta.
Niin kauan kuin sääntö on aktiivinen, kaikki vastaanotetut sähköpostit, jotka täyttävät valitut ehdot, vastataan asetettuun mukautettuun sanomaan. Jokainen lähettäjä saa automaattisen vastauksen joka kerta, kun he lähettävät sinulle sähköpostia.
HUOMAUTUS: Mac Mailin on jätettävä Apple Mail avoinna, jotta sääntö toimisi. Jos suljet Apple Mailin, automaattisia vastauksia ei lähetetä, mutta ne avautuvat, kun avaat Apple Mailin uudelleen ja vastaanotat sähköpostiviestit postilaatikossa tilissä valitulle tilille. Olisi parasta luoda lomapalautteen sähköpostipalvelusi sähköpostiasetuksissa, jos sellainen on käytettävissä, joten sinun ei tarvitse jättää tietokonetta.
