Jos työskentelet toimistossa, on todennäköistä, että käytät paljon aikaa sähköpostin käsittelemiseen, todennäköisesti Microsoft Outlookissa. On syytä ottaa vähän aikaa Outlookin näyttämään tarvitsemasi tiedot. Sähköpostia varten paras tapa tehdä tämä on kansionäkymät. Näin he työskentelevät.
Jokainen paikka, jolla pidät sähköpostisi Outlookissa - onko se postilaatikko, lähetetyt kohteet, arkistointi, poistetut kohteet tai mikä tahansa muu paikka - on kansio. Jokainen näistä kansioista näyttää oletusarvoisesti samanlaiselta, sillä sarakkeet sisältävät metatietoja sähköpostin, kuten lähettäjän, aiheen, vastaanotetun päivämäärän ja kellonajan jne. Perusteella. Outlook ryhmittelee sähköpostit päivämäärän mukaan (viimeisimmän yläosan mukaan), tukee lukemattomia viestejä lihavalla tekstillä ja näyttää tavalliset mustat kirjasimet.
Tämä on kansion oletusnäkymä.
Mutta voit muuttaa tätä näkymää, jos haluat. Voit luoda eri näkymän jokaiselle kansiolle tai voit luoda haluamasi kansionäkymän ja soveltaa sitä jokaiseen kansioon. Outlookissa on myös joitain vaihtoehtoisia sisäänrakennettuja näkymiä, joita voit aloittaa.
Aloita muokkaamalla jokin muu sisäänrakennettu näkymä valitsemalla Näytä> Vaihda näkymä.
Pienikokoinen näkymä on jokaisen kansion oletusnäkymä, mutta voit vaihtaa jompaankumpaan seuraavista:
Voit mukauttaa nykyistä kansionäkymää valitsemalla Näytä> Näytä asetukset.
Tämä avaa Lisäasetukset-ikkunan, jossa voit muuttaa näkymän kaikkia asioita.
Muutetaan näytettävät sarakkeet ja järjestysasetukset esimerkkinä. Avaa Näytä sarakkeet -ikkuna napsauttamalla "Sarakkeet".
Valitse oikeassa sarakkeessa "Maininta", napsauta Poista-painiketta ja valitse sitten OK.
Napsauta Lisäasetukset-ikkunassa Napsauta "Lajittele" -painiketta avataksesi Lajittele-ikkunan.
Valitse avattavasta "Lajittele kohteet" -valikosta "From" ja valitse sitten "OK".
Napsauta sitten "OK" Lisäasetukset -asetuksissa. Kansionäkymä on nyt muuttunut niin, että "Maininta" -sarakkeista on piilotettu ja kansio lajittelee lähettäjä.
Nämä ovat vain kaksi nopeaa esimerkkiä siitä, mitä voit tehdä. Voit lisätä tai poistaa useita eri sarakkeita, ryhmittää ja lajitella viestejä eri tavoin ja jopa muuttaa viestejä näyttävien fonttien ja tyylejä. Voit etsiä, mikä toimii parhaiten sinulle.
Kun olet muokannut näkymääsi, voit käyttää samaa näkymää mihin tahansa muuhun kansioon ilman, että sinun tarvitsee muokata jokainen. Klikkaa Näytä> Näytä asetukset uudelleen ja tällä kertaa, napsauta kohtaa "Käytä nykyistä näkymää muihin kansioihin" -komennolla.
Valitse kansioita, joihin haluat käyttää näkymää, ja napsauta sitten "OK".
Voit valita niin monta kansiota (tai alikansioita) kuin haluat.
Voit myös pitää mukautetun näkymän mallina, jotta voit käyttää sitä muille kansioille tulevaisuudessa. Napsauta uudelleen Näytä> Näytä asetukset ja valitse "Tallenna nykyinen näkymä uudeksi näkymään" -komento.
Tämä avaa Kopioi-näkymä -ikkunan, jossa voit antaa näkymän nimen ja valita, kuka näkee näkymän. Napsauta "OK", kun olet määrittänyt kaiken.
Jos napsautat Näytä> Näytä asetukset uudelleen, Outlook näyttää uuden näkymän käytettävissä olevana vaihtoehtona. Napsauta "Hallinnoi näkymiä" nähdäksesi kaikki näkymät, joihin sinulla on pääsy.
Hallinnoi kaikkia näkymiä -ikkunan avulla voit lisätä, muokata ja poistaa näkymiä sekä nähdä kunkin näkymän asetukset.
Jos haluat luoda uuden näkymän, klikkaa "Uusi" -painiketta Manage All View -ikkunassa. Tämä avaa Luo uusi näkymä -ikkunan.
Valitse perusnäkymä, jonka haluat aloittaa ja napsauta "OK" -painiketta. Advanced View Settings -ikkuna avautuu ja voit muokata näkymää haluamallasi tavalla. Kun olet valmis, klikkaa "OK", kunnes pääset takaisin hallintaan kaikki näkymät -ikkunassa ja napsauta sitten sovellusnäkymää, jos haluat soveltaa näkymää nykyiseen kansioon.
Kun olet luonut uuden näkymän, voit hakea johonkin muuhun kansioon, muokata sitä edelleen tai käyttää sitä uuden uuden näkymän pohjana.
Jos olet tehnyt joitain mukautuksia nykyiseen näkymään, voit palata nykyiseen näkymään helposti. Tämä on hyvä tapa kokeilla asioita ilman, että tarvitsee huolehtia niiden kumoamisesta, jos muutokset eivät toimi sinulle. Voit poistaa tallentamattomat muokkaukset nykyisestä kansiosta valitsemalla Näytä> Nollaa näkymä.
Näiden View-työkalujen avulla voit tehdä kansioista täsmälleen haluamasi ja aloittaa ylivuorovaikutusviestin luettelon.
