Kuva: uniinnsbruck
Professorit ovat osa vilkkaimpia ihmisiä. Heidän on pidettävä luentoja, pidettävä työaikoja, työskenneltävä jatko-opiskelijoiden ja kollegoiden kanssa, osallistuttava konferensseihin ja muihin julkisiin tapahtumiin sekä harjoittamaan, julkaisemaan ja esittämään tutkimusta. Mutta vaikka he ovat lyhyitä ajoissa, on tapoja viestiä heidän kanssaan sähköpostilla ja saada ajoissa vastauksen, jotta voit jatkaa tekemällä työtäsi vähemmän takaiskuja.
Se on ihanteellinen tapa tavata professoriasi henkilökohtaisesti ennen lähettämistäsi ensimmäisestä sähköpostista. Esittele itsesi ensimmäisen koulun viikon aikana. Kerro professorille tietoa kiinnostuksistasi, kysymyksistänne tai muuksi ainutkertaiseksi. Osoittamalla, että pidät tarpeeksi, jotta voit tutustua niihin henkilökohtaisemmin, rohkaisee heitä reagoimaan ajoissa pyyntöihinsä. Mitä parempi jättää, sitä paremmin he muistavat sinut.
Kun on aika lähettää ensimmäinen sähköpostiviesti kysymyksiin tehtävistä, professori pystyy asettamaan kasvosi nimesi mukaan. Tämä auttaa heitä lähettämään sähköpostisi asiayhteyteen. Jos he ovat menestyneet menestyksekkäästi kanssasi, he ovat valmiita kommunikoimaan uudelleen epäröimättä. Ja ehkä he jo luottavat siihen, että olet vakava opiskelija.
Aihe-rivi on kaiken, kun on kyse ajankohtaisesta vastauksesta sähköpostiviestiin. Ensinnäkin, kun ihmiset saavat sähköpostia lähettäjiltä, joita he eivät tiedä, he etsivät vihjeitä aihealueelle. Pelkästään otsikkorivin perusteella he voivat poistaa postia, joka näyttää roskattuna tai yksinkertaisesti merkityksettömänä.
Professorit ovat nyt velvollisia vastaamaan oppilaan sähköpostiosoitteisiin hallinnollisista ja luokkakysymyksistä. Mutta aihealue on edelleen tärkeä, jotta voit siirtyä professorille nopeasti. Käsittele aihepiiriä niin, että kun se näkyy, professori avataan ja lukee sen heti - sen sijaan, että se jätettäisiin myöhemmin. (Seuraava tavoite on luoda sähköpostin siten, että heti lukemisen jälkeen professori vastaa välittömästi, mutta saamme sen myöhemmin.)
Joten ennen sähköpostin lähettämistä kavenna se sen nimenomaiseen tarkoitukseen. Ilmoita tämä tavoite niin suoraan kuin mahdollista.
Sen sijaan, että käytät "Haluaisin ilmoittautua luokkaasi", ilmoita nimenomaan luokan nimi ja miten he voivat auttaa sinua ilmoittautumaan:
Mitä erityisempää voit olla, sitä helpompi voit tehdä sen professorille. Erittäin tarkka otsikko antaa heille mahdollisuuden nähdä yhdellä silmäyksellä, mitä heiltä odotetaan.
Kun olet käyttänyt hyvää aihealuetta, sinun on varmistettava, että avautumisesi ei estä professoriasi lukemasta koko viestiä. Et halua sanoa "Hei" ja jatka sitten viestiäsi. Tämä asettaa epäammattimaisen sävyn, joka voi estää tehokkaan viestinnän. Haluat erehtyä kohteliaisuuden puolelta.
Kirjoita viesti mahdollisimman kohteliaasti ja kunnioittavasti, vaikka se merkitsisi epätarkkuuden sallimista. Oletetaan esimerkiksi, että käytät yhteisön korkeakouluopetusta kesällä täyttämään yleiset vaatimukset. Opettajasi ei ole teknisesti professori, mutta hän on juuri alkanut osa-aikojen opettaa tänä vuonna.
Haluat silti puhua heille "professoriksi", koska se on muodollinen, kohtelias, ja se osoittaa, että olet innokas luomaan hyvää viestintää. Err puolelta kohteliaisuutta kunnes korjattu - kun ohjaaja vaatii sinua viitata heihin "Mr. Bob "tai" Joey ".
Seuraavassa on muutamia tapoja pitää viestisi kohtelias:
Kuten aiemmin on käsitelty, käytä asianmukaisia otsikoita tietyn aihepiirin sisällä ja ota yhteyttä professoriin kohteliaasti. Varmista, että etiketit, numerot, päivämäärät ja ajat ovat oikein. Jos et ole selvillä kokousajan tai väärästä viittauksesta väärässä kokeessa, professori joutuu viettämään lisäaikaa tarkistamaan ja mahdollisesti sähköpostitse uudelleen selvyyden vuoksi. Tämä puolestaan antaa nopean vastauksen keskusteluun, joka ulottuu useille sähköpostiviesteille.
Kun siirryt tangenttiin sähköpostissa tai paljastat enemmän (henkilökohtaisia) tietoja kuin on tarpeellista käsillä olevassa tehtävässä, se lopulta tuhoaa professorin arvokkaan käsittelyajan - sekä oman aikasi. Kiinnitys kohtaan on yksi useista tavoista vähentää lähettämistäsi aikaa ja vähentää tarvetta kirjoittaa ylimääräisiä sähköposteja selkeyttämiseen.
Hylkää tarpeettomia sanoja ja lauseita, kuten "mietin, jos" tai "Luuletko, että voisitte ehkä ..." Sen sijaan kysy kysymöltä. Se voi olla pelottavaa olla niin rehellinen professorin kanssa, mutta käytännössä se ei ole pitkäaikaista. Koska opit perehtymään ammattimaiseen tapaan ja luottaa siihen.
Tässä on esimerkki viestistä, joka kestää kauemmin lukemaan ja häiritsevämpää sen pidempään muotoon:
Kuten näette, tiivistetty lomake saa viestin tehokkaammin:
Pidä se lyhyt on samanlainen kuin pysyttele pisteessä. Ihannetapauksessa et halua kappaleessa yli kolmea neljää lauseita. Etkä halua kopioida yhtä viestiä liian monilla kappaleilla. Ellet jakaa palautetta tai henkilökohtaista tarinaa, joka auttaa professoria tutustumaan sinuun ja ymmärtämään paremmin, miten he voivat auttaa sinua.
Vaikka sinulla on hyvä aihealuetta, sinun on vielä seurattava viestiä itse. Teet niin tekemällä pyynnön suoraan. Voi olla selvempi, jos ilmaiset pyynnön kysymyksenä. Tai jos käytät avainta "Please ... [request here]". Muista, että jos lähetät sähköpostia professoriisi vain saadaksesi mielipiteesi aiheesta, se on silti pyyntö, koska pyydät, että he käyttävät aikaa jakaa mitä he tietävät.
Tee pyyntösi niin selväksi, että professorillasi ei ole kysymyksiä siitä, mitä kysyit niistä. Jos pystyt saavuttamaan tämän tärkeän askeleen, voit auttaa professoriasi ryhtymään toimiin heti lukemisen jälkeen. Ja paitsi saat myös nopean vastauksen heiltä, mutta tulet myös siihen, että odotat luokassa paljon aikaisemmin.
Vaikka ymmärrätte edellä mainitut periaatteet sähköpostiviestissä professorissasi, etkä saa ajankohtaista vastausta, voi olla, että professori ei ole vielä saanut sähköpostiasi tai ole tällä hetkellä käytettävissä jonkin aikaa. Älä ole huolissasi syistä, yksinkertaisesti seuraa kohteliaasti, jos et ole kuullut heitä takaisin yli kaksi päivää. Eri kampuksilla on erilaisia toimintatapoja tai kulttuureja (vaikka niitä ei ole kirjoitettu), mitä pidetään ajankohtaisena vastauksena, joten se voi vaihdella oppilaitoksestasi tai kontekstista riippuen.
Käytä yllä lueteltuja otosperiaatteita seurantaviesteihisi. Jos jostain syystä et vieläkään pääse läpi, toinen seurantaviesti saattaa olla sopiva vielä kolmen tai neljän päivän kuluttua (taas tilanteesta riippuen). Tai saattaa olla aika puhua professorille henkilökohtaisesti. Jos näin on, varmista, että huomaat niistä, miten parhaiten viestiä sähköpostitse.
Tehokkaasti kommunikointi professorin kanssa tarpeen mukaan parantaa huomattavasti mahdollisuuksiasi menestyä tietyllä luokalla. Pidä viestintä ajoissa, sileänä ja tuottavana, jotta voit pysyä keskittymällä työhösi.
