Osaa jakaa asiakirjoja yhteistyöhön on korvaamaton ja vähäinen kyky nykypäivän toimistosovelluksiin. Applen iWork-toimistohakemisto ei ole erilainen, mikä sisältää myös mahdollisuuden jakaa paitsi OS X: stä myös iCloudista.
Tänään keskustelemme siitä, miten jakaa iWork-dokumentti, joka sisältää sivut, numerot ja Keynote-tiedostot. Yksi mukavista asioista siitä, että voin jakaa iWork-dokumentteja, on, että sinun ei tarvitse käyttää OS X: tä tekemään niin. Apple antaa kenelle tahansa, joka kirjautuu iCloud-tiliin tämän kyvyn mukaan.
Jos sinulla on sähköpostiosoite, voit rekisteröityä iCloud-tilille ja luoda ja jakaa iWork-asiakirjoja. Kun luot tai avaa iWork-dokumentin iCloud.com-sivustolla, näet työkalurivin oikeassa yläkulmassa olevan osakesymbolin (punaisella korostettuna).
Napsauttamalla tätä painiketta avaat jakamisikkunan, josta voit antaa kenelle tahansa, jolla on linkki (ja salasana, jos haluat lisätä sen), muokkaus tai yksinkertaiset katseluoikeudet.
Kun olet jakanut, sinulla on mahdollisuus lähettää linkki asiakirjaan kenelle tahansa, jolle haluat tehdä yhteistyötä. Voit silti lisätä salasanan tai lopettaa asiakirjan jakamisen.
Jos olet OS X-käyttäjä, on helppo jakaa asiakirjoja kaikista iWork-sovelluksista. Lisäksi nämä asiakirjat (tai pitäisi) automaattisesti synkronoidaan iCloudin, joten voit tehdä yhteistyötä kenenkään kanssa, jolla on linkki.
Jos haluat jakaa iWork for OS X: stä, napsauta yläpalkin oikeassa yläkulmassa olevaa jako-painiketta. Valitse "Jaa linkki iCloudin kautta".
Aivan kuten iCloudilla, sinulla on vaihtoehtoja muuttaa Allow Editing -ohjelman lupa "View Only". Voit myös lisätä salasanan, jos haluat ylimääräisen tietoturvan.
Lisäksi sinulla on useita vaihtoehtoja, joiden avulla voit jakaa asiakirjan.
Jos sinulla on OS X: ään liittyviä Internet-tilejä, voit jakaa Twitterissä tai Facebookissa. Jos olet jo jakanut asiakirjan, voit tarkastella jakamisasetuksia ja tehdä muutoksia tarvittaessa.
Esimerkiksi tässä on dokumentti, jonka olemme jakaneet, mikä mahdollistaa muokkaamisen. Kuten iCloud-jakamisessa, sinulla on samat vaihtoehdot. Jälleen voit lisätä salasanan sen jälkeen, kun olet jakanut sen (vain varmista, että kertokaa kenelle olet jakanut sen jo), vaihda käyttöoikeudet tai lopeta jakaminen kokonaan.
Ja napsauttamalla linkin vieressä olevaa jakokuvaketta näet kaikki keinot, joilla voit levittää asiakirjaa.
Valitettavasti, ja tämä on melko valtava varoitus, et voi seurata asiakirjan muutoksia ja tehdä yhteistyötä (muokata) samanaikaisesti.
Tämä näyttää olevan melko suuri ongelma todellisessa yhteistyössä. Jos jakat asiakirjoja useiden muiden kirjoittajien kesken, ja he tekevät muutoksia, on itsestään selvää, että joku voi haluta pystyä seuraamaan muut tekijät, jotka muut tekijät tekevät.
Silti on hienoa, että voit jakaa iWork-asiakirjoja helposti, eikä vain muiden Mac-käyttäjien, vaan kenenkään kanssa iCloud-tilillä.
Jakamismenetelmä on sama, käytätkö Sivut, Numerot tai Keynote, joten kun tiedät, miten voit tehdä sen yhdellä, jakat toisille muulloin ollenkaan.
