Jos olet Outlook.com-käyttäjä, saatat olla kiinnostunut tietämään, että sääntöjen määrittäminen tulevien ja lähtevien sähköpostiviestien hallintaan voi tehdä elämästäsi paljon yksinkertaisemman.
Yksinkertaisimmassa muodossaan Outlook-säännöt ovat toimia, joita sähköpostiosoitteesi automaattisesti suorittaa määrittämälläsi ohjeissa. Voit luoda kaksi sääntöä. Nämä ovat organisaation sääntöjä ja ilmoitusperusteisia sääntöjä. Nämä säännöt eivät ole takautuvia, mikä tarkoittaa, että ne koskevat vain lukemattomia viestejä.
Kun olet kirjautunut Outlook.com-sähköpostitiliisi, napsauta "Asetukset" -painiketta ja sitten uusi säännön luominen "Hallitse säännöt" -vaihtoehtoa.
Napsauta ensin "Uusi" -painiketta ja luo ensimmäinen sääntö. Kuten näette, on kaksi pääosaa. Vasemmalla voit määrittää ehdon tai useita ehtoja, jotta tunnistat sähköpostit, joihin uutta sääntöä sovelletaan. Oikea puoli on, jossa määrität, mitä toimintoa Outlook tekee sähköpostinne.
Tässä esimerkissä valitaan kaksi yhdeksästä ehdosta, jotka sähköpostin on täytettävä, sekä kaksi kahdeksasta toiminnosta.
Ensin klikkaamme ehtoja -linkin lisätäksesi toisen ehdon. Sanomme, että sähköpostiviestit "[email protected]", jotka sisältävät sanaa "omena" aihealueessa, pitäisi lähettää osoitteeseen "Apple Emails", ja ne on luokiteltava "TÄRKEÄÄ!"
Tee tämä muokkaamalla sääntösi, kunnes kaksi osaa näyttävät alla olevilta kuvilta.
Napsauta lopuksi "Luo sääntö" ja anna sen voimaan. Tästä lähtien kaikki [email protected] -sähköpostit, joissa on sanaa omena, luokitellaan tärkeiksi ja siirretään "Apple Emails" -kansioon.
Jos haluat muokata aiemmin luotuja sääntöjä, sinun tarvitsee vain klikata sääntöä ja muokata sitä avautuvassa ikkunassa. Jos haluat poistaa säännön, napsauta sääntöön vieressä olevaa pienintä kierrätyslaatikkoa.
Säännöt-säännöt -sivu ei ole ainoa tapa luoda sääntöjä sähköposteihisi. Vaihtoehtoisesti, jos haluat luoda säännön, joka perustuu vastaanotettuun sähköpostiviestiin, etsi se postilaatikostasi ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse sitten "Luo sääntö" -vaihtoehto.
Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa sähköpostia avaamalla sen ja luoda säännön valitsemalla vaihtoehdon laajennetusta valikosta.
Kun olet tehnyt tämän, näet alla olevan ponnahdusikkunan, jossa voit muokata sääntöä tarpeen mukaan.
On tärkeää muistaa, että Outlook.com valitsee automaattisesti säännöt, jotka määrität ja toteutat sen mukaan, missä järjestyksessä ne näkyvät sääntöluettelossasi. Tämän vuoksi on tärkeätä järjestää säännöt tärkeysjärjestyksessä. Napsauta sääntöjen vieressä olevia ylä- ja alanuolia, jotta ne voidaan järjestää tarpeen mukaan.
Nyt, kun tiedät sääntöjen luomisen ja järjestämisen, sinun on tiedettävä, että Outlook.com-verkkosovelluksessa on myös joitain rajoituksia. Rajoittaa kuinka monta sääntöä voit luoda. Jostain syystä sinulle myönnetään vain 64 kt Outlook.com -sääntöihisi. Ei ole lopullista vastausta siihen, kuinka monta sääntöä voit luoda, koska sääntöjen koko vaihtelee säännön pituuden ja määrittämien edellytysten ja toimien perusteella. Kun olet saavuttanut rajan, Outlook.com ilmoittaa sinulle, että et voi luoda uusia sääntöjä. Tällöin sinun on vahvistettava sääntöjä tai poistettava vanhoja sääntöjä, joita ei enää tarvita.
Jos sallit luoda sääntöjä, jotka ovat sallittuja, jos käytät myös Microsoft Outlookin työpöytäohjelmia sääntöjen kanssa, saatat saada varoituksen siitä, että sääntösi ovat ristiriidassa työpöytäsovelluksen kanssa. Sinun on tarkistettava, että voit poistaa ristiriitaiset säännöt käytöstä tai poistaa ne tarvittaessa.
Onnittelut, tiedät nyt melko paljon kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää luoda, manipuloida ja käyttää sääntöjä Microsoft Outlook Web Appissa. Pidä hauskaa digitaalisen viestinnän hallinnassa Outlook.comissa.
