Etsiminen Outlookissa on melko helppoa, mutta miksi vaivaa kirjoittamalla samat haut uudelleen ja uudelleen, jos suoritat niitä säännöllisesti? Mukautettujen hakukansioiden avulla voit tallentaa ne muokatut haut, jotta voit saada ne takaisin vain yhdellä napsautuksella.
Ja vaikka on houkuttelevaa ajatella muokatun hakukansiota, kuten tallennettu haku, ne ovat tosiasiassa viileämpiä. Koska ne päivittyvät automaattisesti, ne toimivat enemmän kuin virtuaaliset kansiot, jotka muistuttavat Gmailin Tarrat-ominaisuutta, paitsi tehokkaampia. Haluatko kansion, joka näyttää vain tietyn henkilön lukemattomia viestejä ja joilla on yksi tai useampia liitetiedostoja? Ei ongelmaa.
Katsotaanpa, miten ne asetetaan.
Outlookissa on jo ennalta määritetyt hakukansit, joita voit käyttää. Et voi enää muokata mitään näistä, mutta kannattaa katsoa ensin vain siinä tapauksessa, että ne kattavat tarpeitasi.
Aluksi löydät hakukansioasi ikkunan vasemmalla puolella olevan Outlook-datatiedoston kansioiden luettelon pohjalta. Jokaisella datatiedostolla on oma hakukansio, joten jos käytät Outlookia tarkistamaan useampi kuin yksi tili, voit luoda eri hakukansioita jokaiselle.
Et kuitenkaan voi valita edes hakukansio-kansiota, ennen kuin olet luonut ensimmäisen hakukansion. Voit luoda hakukansioon siirtymällä nauhan "Kansio" -välilehdelle ja napsauttamalla sitten "Uusi hakukansio" -painiketta.
Tämä avaa uuden hakukansio -ikkunan. Näet joukon ennalta määritettyjä hakukansioita, jotka on järjestetty luokkiin kuten Reading Mail, Mail From People ja Lists ja Mailin järjestäminen. Suurin osa kansioista on melko itsestään selvää, joten emme peitä niitä yksityiskohtaisesti - voit selata niitä.
Täällä luodaan uusi hakukansio, joka näyttää lukemattomia postia. Se on erittäin kätevä hakukansio, koska se näyttää kaikki lukemattomat viestit riippumatta siitä, mihin kansioon se on tallennettu. Napsauta vain hakukansioa, jonka haluat luoda ja paina sitten OK-painiketta.
Melko yksinkertainen, eikö? Katsotaan nyt luomalla omia hakukansioita, jotka ovat tehokkaampia.
Muokatut hakukansit antavat sinulle lisää kriteerejä, joita etukäteen määritellyt hakukansit eivät sisällä - voit melko paljon etsiä minkä tahansa kentän sisältäessä Outlook-viestin. Mikä tärkeintä, voit luoda mukautetun hakukansion, joka käyttää useita kriteerejä viestien valitsemiseen. Esimerkiksi sinulla voi olla vain yksi näyttöviesti tietyistä ihmisistä ja joilla on tiettyjä sanoja aihealueella.
Voit luoda hakukansioon siirtymällä nauhan "Kansio" -välilehdelle ja napsauttamalla sitten "Uusi hakukansio" -painiketta.
Siirry Uusi hakukansio -ikkunaan alas luettelon alareunaan, valitse "Luo mukautettu hakuhakemisto" -vaihtoehto ja napsauta sitten "Valitse" -painiketta, joka tulee näkyviin.
Kirjoita Custom Search Folder -ikkunaan kansion nimi.
Seuraavaksi asetat kriteerit etsintään, niin paina "Criteria" -painiketta.
Hakukansiperusteet -ikkunassa voit todella muokata haun, ja voit valita niin monta kuin haluat.
Viestit-välilehdessä on peruskriteerejä, joiden avulla voit etsiä tiettyjä sanoja aiheessa tai viestirungossa, lähettäjillä ja vastaanottajilla. Voit myös rajoittaa haun viesteihin, joissa olet ainoa henkilö "To" -rivillä tai "To" tai "Cc" -rivillä muiden ihmisten kanssa.
Voit myös määrittää viestien aikajänteen, joka perustuu siihen, kun ne on vastaanotettu, lähetetty, muokattu ja niin edelleen. Joten voit esimerkiksi näyttää vain viimeisen seitsemän päivän aikana vastaanotetut viestit.
"Lisää valintoja" -välilehdellä on vieläkin enemmän kriteerejä hakun kaventamiseksi. Voit etsiä viestejä tietyillä luokilla, lukemattomilla tai liitetiedoilla, viestin tärkeillä merkinnöillä, ilmoitetuilla tai ei-mainoksilla ja jopa viestin todellisen koon mukaan. Tämä viimeinen voi olla hyödyllistä löytää ja poistaa suuria liitetiedostoja, muuten.
Lisäasetukset-välilehdellä voit lisätä kriteerejä kaikkien Outlook-objektin tallentamien kenttien perusteella. Niitä on runsaasti, joten emme peitä niitä täällä. Mutta jos haluat etsiä jotain, jota et ole löytänyt muissa välilehdissä, voit löytää sen napsauttamalla "Kentän" -painiketta ja selailemalla valikkoja.
Kun olet valmis asettamaan kaikki haluamasi kriteerit näille kolmelle välilehdelle, mene eteenpäin ja napsauta "OK" -painiketta palataksesi mukautettuun hakukansioon. Sinulla on vielä yksi asia, jonka haluat määrittää tässä ennen kuin olet valmis.
Oletuksena luomasi muokatun haun vetää kaikki Outlookin datatiedostosi kansiot. Jos haluat rajoittaa sen tiettyihin kansioihin, napsauta "Selaa" -painiketta.
Valitse Valitse kansioista -ikkunasta kansiot, jotka haluat sisällyttää hakuun ja napsauta sitten "OK" -painiketta.
Ja sitten takaisin muokkausikkunassa, mene eteenpäin ja napsauta uudelleen OK.
Outlook luo mukautetun hakukansion ja lisää sen kansionäkymään.
Kun saat käyttöösi sen, Custom Search Folder -ominaisuus on melko tehokas. Tässä on vain muutamia esimerkkejä asioista, joita voit käyttää hakukansioissa:
Ja se vain naarmuttaa pinnan. Joten millaisia hakukansioita voit luoda? Kerro meille kommentit!
