Tässä viestissä tarkastelemme, miten voit hallita Outlook-sähköpostiasi paremmin, koska saapuvat postit siirtyvät automaattisesti erillisiin kansioihin. Jos saat paljon sähköpostia päivittäin, se voi säästää paljon aikaa. Saatat vastaanottaa sähköpostiviestejä postilaatikostasi luokkakansioihin lähettämällä tunnin välein kerran viikossa, sähköpostiasetukset auttavat saapuvan postilaatikon organisaation automatisoimiseen. Tämä on hyvin samanlainen kuin etikettien ja suodattimien käyttäminen Gmailissa.
Sähköpostiasetukset voivat vaikuttaa monimutkaisilta, ja ne voivat olla, jos haluat todella tehdä hienostunutta lajittelua, mutta jos haluat vain siirtää työviestejä Work-kansioon automaattisesti, niin se on kakku.
Jotta säännöt olisivat käyttökelpoisia, sinun on ensin luotava joitain kansioita Saapuneet-kansion alta luokitella sähköpostisi, kuten Hankkeet, Työ, Perhe jne. Voit luoda kansioita napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Saapuneet tai minkä tahansa kansion ja valitsemalla Uusi kansio. Seuraava proseduuri toimii Outlook 2010, 2013 ja 2016.
Aloita nyt avaamalla Outlook napsauttamalla tiedosto välilehti ja näet Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä painiketta pohjaan nähden.
Säännöt ja hälytykset -ikkuna avautuvat ja oletuksena saatat nähdä yhden säännön, joka on jo luotu Outlookin version mukaan.
Tästä napsautat Uusi sääntö -näppäintä aloittaaksesi ensimmäisen Outlook-sähköpostisäännön. Ohjattu ohjesääntö -valintaikkuna avautuu ja se näyttää sinulle yhteisiä sääntömalleja. Nämä ovat yleisimpiä ja luultavasti kaikki mitä tarvitset. Yleisin sääntö on ensimmäinen lueteltu, "Siirrä viestejä joltakulta kansioon”. Siirry eteenpäin ja valitse se, valitse sitten Seuraava.
Huomaat, että alhaalta ylhäällä oleva ruutu, joka on nimeltään "Vaihe 2:", pysyy alhaalla joidenkin alleviivattujen tekstien kanssa. Todellisuudessa sinun kaikkien täytyy tehdä sääntöjen määrittäminen napsauttamalla hyperlinkkejä ihmiset tai julkinen ryhmä ja määritetty valita sähköpostiosoitteen ja sinne haluat, että kyseiset sähköpostit tulevat. Sitten voit napsauttaa Suorittaa loppuun ja olet valmis. Jos haluat kuitenkin tehdä säännön monimutkaisemmaksi, napsauta sitten Seuraava-painiketta, saat paljon enemmän vaihtoehtoja:
Kun tarkistat eri olosuhteita yläosassa olevasta luetteloruudusta, alhaalla oleva sääntökohtainen kuvaus täyttyy myös lisää hyperlinkkejä. Voit myös luoda sääntöjä, jotka etsivät tiettyjä sanoja sähköpostiorganisaatiossa ja toimivat sitten kyseisissä sähköposteissa. Seuraava tehtäväsi on napsauttaa jokaista hyperlinkkiä ja valita niihin liittyvät arvot, kuten sähköpostiosoitteet, kansiot jne. Edellä olevasta esimerkistä haluat klikata ihmiset tai julkinen ryhmä ja valitse sähköpostiosoite.
Napsauta sitten sanaa määritetty ja selaa kansioon, josta haluat sähköpostin siirtämisen tai napsautuksen Uusi ja uusi kansio luodaan tällä hetkellä korostetun kansion alla.
Nyt näet pohjaosan, joka päivittyy säännön todellisilla arvoilla.
Kun valitset Seuraava, voit asettaa lisää toimia sääntöä varten. Voit yleensä jättää tämän yksinään, jos se on yksinkertainen sääntö, mutta jos haluat myös suorittaa muita toimia, kuten soittaa ääntä, välittää sähköpostia, tehdä siitä kopion, tulostaa sähköpostin, käynnistää toisen ohjelman, suorittaa komentosarjan jne. voit tehdä kaiken tämän näytöllä.
Napsauta Seuraava, kun olet valmis, ja sinut viedään Exceptions-valintaikkunaan, jossa voit valita, mitkä ehdot, joita et halua käsitellä tätä sääntöä. Ellei sinulla ole yksittäisiä tapauksia, voit jättää sen tyhjäksi, mikä on oletusarvo.
Napsauta Seuraava ja olemme vihdoin päässyt ohjatun säännön loppuun! Anna säännölle nimeksi "Siirrä ystäväsi sähköposti", niin että tiedät, mitä se tekee, kun tarkastelet sitä myöhemmin. Sitten jos olet jo Saapuneet-kansioissasi, joka vastaa uutta sääntöäsi, valitse ruutu "Suorita tämä sääntö jo Saapuneet-kansiossa olevista viesteistä”. Voit jättää kaiken muun oletuksena ja klikkaa Valmis!
Nyt voit luoda sääntöjä ihmisille, uutiskirjeille, pankki- / luottokorttitiedostoille ja muille, mitä voit ajatella aloittaaksesi Outlook-sähköpostisi tehokkaamman käytön!
