Olen hiljattain kirjoittanut artikkelin siitä, miten Excelin yhteenvetotehtäviä voidaan käyttää helposti yhteenvetona suurista määristä tietoja, mutta artikkelissa otettiin huomioon kaikki laskentataulukon tiedot. Entä jos haluat vain tarkastella tietyn osa-alueen ja tiivistää datan osajoukon?
Excelissä voit luoda suodattimia sarakkeisiin, jotka piilotavat rivit, jotka eivät sovi suodattimelle. Lisäksi voit käyttää Excelin erikoistoimintoja tiivistämään tiedot vain suodatettujen tietojen avulla.
Tässä artikkelissa käyn läpi vaiheet, joiden avulla voit luoda suodattimia Excelissä ja käyttää sisäänrakennettuja toimintoja tiivistämään suodatetut tiedot.
Excelissä voit luoda yksinkertaisia suodattimia ja monimutkaisia suodattimia. Aloitetaan yksinkertaisilla suodattimilla. Kun työskentelet suodattimien kanssa, yläosassa on aina oltava yksi rivi, jota käytetään tarroissa. Tämä vaatimus ei ole vaatimus, mutta suodattimien käyttäminen on helpompaa.
Yllä, minulla on väärennettyjä tietoja ja haluan luoda suodattimen Kaupunki sarake. Excelissä tämä on todella helppoa. Siirry eteenpäin ja napsauta data välilehdessä ja napsauta sitten painiketta Suodattaa painiketta. Sinun ei tarvitse valita arkistossa olevia tietoja tai napsauttaa ensimmäistä riviä.
Kun napsautat Suodata, jokaisella sarakkeella ensimmäisellä rivillä on automaattisesti pieni oikealla puolella oleva pudotusvalikko.
Siirry nyt napauttamalla Kaupunki-sarakkeen avattavaa nuolta. Näet muutamia erilaisia vaihtoehtoja, joita selitän alla.
Ylhäältä voit nopeasti lajitella kaikki rivit City-sarakkeen arvojen mukaan. Huomaa, että kun lajit tietoja, se siirtää koko rivin, ei vain City-sarakkeen arvoja. Näin varmistat, että tietosi pysyvät ennallaan.
Lisäksi on hyvä lisätä sarakkeeseen aivan etupuolella nimeltään ID ja numero sen yhdestä useisiin lukuihin, jotka sinulla on laskentataulussa. Tällä tavalla voit aina lajitella ID-sarakkeen avulla ja saada tiedot takaisin alkuperäisessä järjestyksessä, jos se on sinulle tärkeä.
Kuten näet, kaikki laskentataulukon tiedot lajitellaan City-sarakkeen arvojen perusteella. Toistaiseksi rivit eivät ole piilossa. Tutki nyt suodattimen valintaikkunan alaosassa olevia valintaruutuja. Minun esimerkissani Kaupunki-sarakkeessa on vain kolme ainutlaatuista arvoa, ja nämä kolme näkyvät luettelossa.
Menin eteenpäin ja tarkkailtiin kahta kaupunkia ja jätin yhden tarkistaa. Nyt minulla on vain 8 riviä tietoja, ja loput ovat piilossa. Voit helposti sanoa, että etsit suodatettua dataa, jos tarkista rivinumerot vasemmalla puolella. Riippuen siitä, kuinka monta riviä on piilotettu, näet muutaman ylimääräisen vaakasuoran viivan ja värin numerot ovat sinisiä.
Sanotaan nyt, että haluan suodattaa toisella sarakkeella tulosten määrän vähentämiseksi edelleen. Sarakkeessa C on kussakin perheessä jäsenten kokonaismäärä ja haluan vain nähdä tuloksia yli kahden jäsenen perheille.
Siirry eteenpäin ja napsauta C-sarjan pudotusvalikosta ja näet samat valintaruudut sarakkeen yksittäisille arvoille. Tässä tapauksessa haluamme kuitenkin klikata Määrä suodattimia ja napsauta sitten Suurempi kuin. Kuten näet, on joukko muita vaihtoehtoja.
Avautuu uusi valintaikkuna ja täällä voit kirjoittaa suodattimen arvon. Voit myös lisätä useampia kriteerejä AND- tai OR-toiminnolla. Voisit sanoa, että haluat rivit, joissa arvo on suurempi kuin 2 ja ei esimerkiksi 5.
Nyt olen vain 5 riviä dataa: perheitä vain New Orleansilta ja 3 tai useammalta jäseneltä. Onko tarpeeksi helppoa? Huomaa, että voit helposti poistaa sarakkeessa olevan suodattimen napsauttamalla pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten Tyhjennä suodatin "Sarakkeen nimi" linkki.
Niinpä kyse on yksinkertaisista suodattimista Excelissä. Ne ovat erittäin helppokäyttöisiä ja tulokset ovat melko suoraviivaisia. Katsotaan nyt monimutkaisia suodattimia käyttäen Pitkälle kehittynyt suodattimien valintaikkuna.
Jos haluat luoda kehittyneempiä suodattimia, sinun on käytettävä Pitkälle kehittynyt suodattimen valintaikkuna. Haluaisin esimerkiksi sanoa, että halusin nähdä kaikki perheet, jotka asuvat New Orleansissa yli kahdella perheenjäsenellä TAI kaikki Clarksville-perheet, joilla on yli 3 jäsentä perheessään JA vain ne, joilla on a .edu lopettaa sähköpostiosoite. Nyt et voi tehdä sitä yksinkertaisella suodattimella.
Tätä varten Excel-arkki on asetettava hieman eri tavalla. Mene eteenpäin ja lisää pari riviä tietojoukon yläpuolelle ja kopioi otsikkotunnisteet täsmälleen ensimmäiseen riviin, kuten alla.
Nyt tässä on kuinka kehittyneet suodattimet toimivat. Sinun on ensin kirjoitettava kriteerit yläosassa oleviin sarakkeisiin ja napsauta sitten Pitkälle kehittynyt painike alla Lajittele ja suodata on data välilehti.
Joten mitä voimme kirjoittaa sellaisiin soluihin? OK, aloimme esimerkillämme. Haluamme vain nähdä tietoja New Orleansista tai Clarksvilleista, joten kirjoita ne soluihin E2 ja E3.
Kun kirjoitat arvot eri riveille, se tarkoittaa OR. Nyt haluamme New Orleansin perheitä, joissa on yli kaksi jäsentä ja Clarksville-perheitä, joissa on yli kolme jäsentä. Voit tehdä tämän kirjoittamalla >2 C2 ja >3 C3: ssä.
Koska> 2 ja New Orleans ovat samassa rivissä, se on AND-operaattori. Sama pätee myös rivi 3 edellä. Lopuksi haluamme vain perheitä, joissa .EDU lopettaa sähköpostiosoitteen. Voit tehdä tämän vain kirjoita sisään * .edu sekä D2: een että D3: een. * -Merkki tarkoittaa mitä tahansa merkkien määrää.
Kun olet tehnyt niin, napsauta missä tahansa tietojasi ja napsauta sitten Pitkälle kehittynyt painiketta. Luettelo sijoituse-kenttä automaattisesti selvittää tietojasi, koska napsautit siihen ennen kuin napsautat Lisäasetukset-painiketta.Napsauta sitten pienen pieni painiketta oikealla Perusteet painiketta.
Valitse kaikki A1: stä E3: een ja napsauta sitten samaa painiketta uudelleen, niin pääset takaisin Lisäasetukset-valintaikkunaan. Napsauta OK ja tiedot on nyt suodatettava!
Kuten näette, nyt minulla on vain kolme tulosta, jotka vastaavat kaikkia näitä kriteereitä. Huomaa, että kriteerien alueet on sovitettava täsmälleen datasarjan tarrojen kanssa, jotta tämä toimisi.
Voit luonnollisesti luoda paljon monimutkaisempia kyselyitä tämän menetelmän avulla, joten voit pelata haluamaasi tulosta. Lopuksi puhutaan summaustoimintojen soveltamisesta suodatettuihin tietoihin.
Nyt sanon, että haluan kertoa perheenjäsenten määrän suodatetuista tiedoista, miten voisin tehdä sen? Selvä suodattimemme napsauttamalla Asia selvä painiketta nauha. Älä huoli, on edistyksellistä suodatinta helppoa yksinkertaisesti klikkaamalla Lisäasetukset-painiketta ja valitsemalla OK uudelleen.
Lisää tietojoukkoamme pohjaan lisättävä solu nimeltä Kaikki yhteensä ja lisää summatoiminto koko perheenjäsenten yhteenvetoon. Minun esimerkissani kirjoitin vain = SUM (C7: C31).
Joten jos katson kaikkia perheitä, minulla on yhteensä 78 jäsentä. Nyt mennään eteenpäin ja käytä uudelleen edistynyttä suodatinta ja katso, mitä tapahtuu.
Oho! Sen sijaan, että näytit oikean numeron, 11, näen yhä, että summa on 78! Miksi niin? No, SUM-toiminto ei välitä piilotetuista riveistä, joten se tekee laskennan aina kaikilla rivillä. Onneksi on olemassa muutamia toimintoja, joiden avulla voit ohittaa piilotetut rivit.
Ensimmäinen on VÄLISUMMA. Ennen kuin käytämme jotain näistä erikoistoiminnoista, haluat tyhjentää suodattimen ja kirjoittaa sen.
Kun suodatin on poistettu, mene eteenpäin ja kirjoita se = SUBTOTAL ( ja sinun pitäisi nähdä avattava ruutu, jossa on joukko vaihtoehtoja. Tämän toiminnon avulla voit ensin valita summatoiminnon tyypin, jota haluat käyttää numeron avulla.
Esimerkissämme haluan käyttää SUMMA, joten kirjoitan numeron 9 tai klikkaamalla sitä pudotusvalikosta. Kirjoita sitten pilkku ja valitse solujen alue.
Kun painat Enter-näppäintä, sinun pitäisi nähdä, että arvo 78 on sama kuin aiemmin. Jos kuitenkin nyt käytät suodatinta uudelleen, näemme 11!
Erinomainen! Juuri sitä haluamme. Nyt voit säätää suodattimia ja arvo heijastaa aina vain tällä hetkellä näkyviä rivejä.
Toinen toiminto, joka toimii melko tarkalleen samalla tavalla kuin SUBTOTAL-funktio AGGREGAATTI. Ainoa ero on, että AGGREGATE-funktiossa on toinen parametri, jossa sinun on määritettävä, että haluat ohittaa piilotetut rivit.
Ensimmäinen parametri on summaustoiminto, jota haluat käyttää, ja kuten SUBTOTAL, 9 edustaa summatoimintoa. Toinen vaihtoehto on, jos sinun on kirjoitettava viiteen piilotettujen rivien huomiotta jättämiseen. Viimeinen parametri on sama ja solualue.
Voit myös lukea artikkelini tiivistelmätoiminnoista oppiaksesi käyttämään AGGREGATE-toimintoa ja muita toimintoja, kuten MODE, MEDIAN, AVERAGE, jne. Tarkemmin.
Toivottavasti tämä artikkeli antaa sinulle hyvän lähtökohdan suodattimien luomiseen ja käyttämiseen Excelissä. Jos sinulla on kysyttävää, lähetä kommentti. Nauttia!
