Se on aina kauhea tragedia, kun joku menettää jotain tärkeää, jota he työskentelivät, koska he eivät tallentaneet asiakirjansa kunnolla. Tämä tapahtuu useammin kuin uskot Excel- ja Word-käyttäjille!
Onneksi Microsoft on lisännyt monia ominaisuuksia viimeisimmissä versioissa, jotka vähentävät tietojen menettämismahdollisuuksia kaatumisten, sähkökatkosten, tahattomien poistojen jne. Vuoksi. Yksi ominaisuus on nimeltään AutoRecover ja toinen vähemmän tunnettu ominaisuus, kutsutaan AutoBackupiksi.
Tässä artikkelissa puhun molempien asetusten määrittämisestä siten, että tietosi ovat mahdollisimman turvallisia. Haluan myös mainita, että viimeisimmät Office-versiot mahdollistavat asiakirjojen tallentamisen suoraan OneDrive-ohjelmaan, mikä on hyvä vaihtoehto harkita, koska voit silti käyttää työtäsi, vaikka kiintolevy ei onnistu.
Automaattinen palautus -toiminto on oletusarvoisesti käytössä ja periaatteessa tallentaa asiakirjan automaattisesti väliaikaiseksi alueeksi määritetyn ajanjakson jälkeen. Voit tarkastella automaattisen palautuksen asetuksia napsauttamalla tiedosto ja sitten vaihtoehdot.
Klikkaa Tallentaa vasemmanpuoleisessa valikossa ja näet Automaattinen palautus -asetuksen kohdassa Tallenna työkirjoja.
Oletusarvoisesti AutoRecover-tiedot tallennetaan 10 minuutin välein. Intervallin lisäksi Excelin on oltava käyttämättömänä 30 sekuntia ennen tietojen tallentamista. Automaattisesti tallennetut tiedot tallennetaan myös AutoRecover-tiedoston sijainti lueteltu tässä. Niin miten se toimii? Oletetaan periaatteessa, että sinulla on laskentataulukko, kuten alla oleva, ja se on tallennettu.
Sanotaan nyt, että lisäät seuraavat tiedot Excel-laskentataulukkoon ja odota noin 10 minuuttia tallentamasta asiakirjaa. Koska AutoRecover-aikaväli on asetettu 10 minuutiksi, sinun on odotettava vähintään kauan tietojen tallennusta varten.
Minun tapauksessani simuloin Excel-kaatua avaamalla tehtäväjohtajan ja tappamalla Excel-prosessin. Tämän jälkeen aioin uudelleen Excelin ja näki heti kutsun Näytä palautetut tiedostot.
Jos napsautat sitä, se tuo esiin Excel-tiedostoja, jotka voidaan palauttaa. Minun tapauksessani sillä oli alkuperäinen tiedosto, jolla oli tietoja vain A1 ja A2, ja sillä oli myös automaattinen palautettu tiedosto, johon sisälsivät tiedot, joita en ollut tallentanut levylle.
Napsauttamalla jotain luettelossa olevista kohteista avautuu uusi Excel-istunto, joka näyttää kyseisessä tiedostossa olevat tiedot. Kaiken kaikkiaan tämä on todella hyödyllinen ominaisuus niille aikoille, jolloin et tallentanut työtäsi, mutta Excel päättyy yllättäen.
Tämän piirteen tärkein haittapuoli on se, että AutoRecover-tiedot tallennetaan samalle kiintolevylle kuin tiedostosi, joten jos jokin kovalevyyn tapahtuu, kaikki on poissa. Voit vaihtaa sijainnin edellä olevissa asetuksissa erilliselle kiintolevylle tai jopa verkkoasemaan, jota suosittelen.
Huomaa, että Excel poistaa myös automaattisen palautuksen tiedot seuraavissa tilanteissa:
Joten periaatteessa, kun tallennat tiedoston, se pääsee eroon AutoRecover-tiedoista. Lisäksi, jos poistut Excelistä manuaalisesti ja et halua tallentaa tietoja, se poistaa automaattisen palautuksen tiedot. Pidä tämä mielessä, kun käytät tätä toimintoa. Jos olet raskas Excel-käyttäjä, ehdotan, että AutoRecover-aikaväli asetetaan noin 2 tai 3 minuuttia 10: n sijaan.
Toinen ominaisuus, jota monet ihmiset eivät todellakaan tiedä, on AutoBackup. Jotta voit käyttää sitä, sinun on ensin mentävä ja tallennettava tiedosto päästäksesi Tallentaa valintaikkuna. Jos sinulla on jo tallennettu Excel-asiakirja, siirry osoitteeseen tiedosto ja sitten Tallenna nimellä ja valitse paikka. Kun teet tämän, se tuo esiin Tallenna nimellä dialogi.
Klikkaa valintaikkunassa Työkalut painiketta, joka on vasemmalla Tallentaa painiketta. Näet muutaman vaihtoehdon, joista toinen on Yleiset asetukset. Kun napsautat tätä, pieni ikkuna tulee esiin muutamilla lisäasetuksilla.
Mene eteenpäin ja tarkista Luo aina varmuuskopio laatikko. Napsauta OK ja nyt, kun tallennat tiedoston, myös Excel-varmuuskopiotiedosto luodaan .XLK-laajennuksella. Huomaa, että ensimmäistä kertaa, kun tiedät, tiedostot ovat täsmälleen samat. Jos teet muokkaukset alkuperäiseen tiedostoon ja tallennat sen uudelleen, varmuuskopiotiedosto pysyy samana (alkuperäiset tiedot). Kolmannen kerran tallennat sen, mutta varmuuskopiotiedosto päivitetään toisella tallennetulla tiedolla.
Periaatteessa varmuuskopiotiedosto on aina yksi versio nykyisen version takaa. Joten jos olet tehnyt joukon muutoksia, tallentanut tiedoston ja halunnut palata versioon, jolla ei ole näitä muutoksia, voit avata varmuuskopiotiedoston.
Tiedosto tallennetaan samaan paikkaan kuin alkuperäinen tiedosto ja ei näytä olevan tapa muuttaa sitä. Tämä ominaisuus ei lisää asiakirjan koko turvallisuutta, mutta se on hyvä tietyissä olosuhteissa.
Näiden varmuuskopiointi- ja palautusominaisuuksien käyttöönotto Excelissa toivottavasti säästää sinua menettämästä tärkeitä tietoja. On aina hyvä vaihtoehto käyttää pilvitallennusta (kuten OneDrive) ylimääräisenä turvaverkona, jos tietokone katastrofaalisesti epäonnistuu. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!
