Microsoft Office 2016 on parantanut yhteistyöominaisuuksiaan, joten useat kirjoittajat voivat työskennellä dokumentilla reaaliajassa. Voit jakaa asiakirjan OneDrive-ohjelmaan ja katsoa, kuka työskentelee, ja jopa saada linkin muille lähettämään helpottamaan asiakirjaa.
Käytämme tässä artikkelissa Worda, joka havainnollistaa kuinka toimia asiakirjojen kanssa. Tämä reaaliaikainen yhteistyöominaisuus on kuitenkin käytettävissä myös Excelissä ja PowerPointissa.
Aloita avattava asiakirja, jonka haluat jakaa ja napsauta Word-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevan palkin Bar-palkin Jaa-painiketta.
HUOMAUTUS: Ennen kuin asennat asiakirjan jakamista varten, sinun on varmistettava, että sinulla on jaettu kansio OneDrive-tililläsi. Voit myös käyttää tililläsi olevalla "Julkinen" -kansiota oletusarvoisesti.
Näyttöön tulee "Jaa" -ruutu. Jos haluat tallentaa asiakirjan OneDrive-tilisi jaettuun kansioon, napsauta "Tallenna pilviin".
Valitse "Tallenna nimellä" taustavalikosta jakautunut sijainti, johon haluat tallentaa asiakirjan, tai napsauta "Selaa" -painiketta valitaksesi sijainnin OneDrive-tililläsi, joka ei ole viimeisimmässä luettelossa.
Siirry tarvittaessa jaettuun kansioon Tallenna nimellä -valintaikkunassa. Jos haluat muuttaa tiedoston nimeä, kirjoita uusi nimi Tiedostonimi-muokkausruutuun. Napsauta Tallenna.
Palaat asiakirjaan ja "Jaa" -ruutu yhdistyy ja voit kutsua ihmisiä joko katselemaan tai muokkaamaan tiedostoa tai katselemaan sitä. Jos haluat kutsua jonkun tekemään yhteistyötä asiakirjasta, kirjoita kyseisen käyttäjän sähköpostiosoite "Kutsu ihmisiä" -ruudusta. Valitse, voivatko ne "Muokata" tai "Katsella" avattavasta luettelosta. Jos haluat lähettää mukautetun viestin, kirjoita se "Sisällytä viesti" -ruutuun. Jaa dokumentti napsauttamalla Jaa.
Käyttäjä lisätään niiden henkilöiden luetteloon, joiden kanssa olet jakanut asiakirjan.
Voit myös määrittää, onko "Aina" vai "Älä koskaan" jakaa muutoksia automaattisesti tai pyydetään ("Kysy minulta") joka kerta, kun muutos tehdään valitsemalla vaihtoehto "Jaa automaattisesti muutokset" -luettelosta.
Käyttäjä, jonka kanssa olet jakanut asiakirjan, vastaanottaa sähköpostin, joka on samanlainen kuin seuraava kuva. He käsittelevät dokumenttia napsauttamalla "View in OneDrive".
HUOMAUTUS: Voit helposti saada linkin jaettuun dokumenttiin, jotta voit lähettää sen sähköpostilla käyttäjille napsauttamalla Jaa Jaa -ruudun alareunassa olevaa Jaa jakamis-linkkiä.
Kaksi nappia näkyy "Jaa" -ruudussa. Jos haluat lähettää linkin, jonka avulla käyttäjä voi tarkastella ja muokata asiakirjaa, napsauta Muokkaa linkkiä -painiketta. Jos haluat lähettää linkin, jonka avulla käyttäjä voi vain tarkastella asiakirjaa eikä muokata sitä, napsauta Luo näkymä -vinkki -nappia.
"Muokkaa linkki" -ruutu näyttää sisältävän URL-osoitteen, jolla pääsee käsiksi oikeisiin käyttöoikeuksiin. Kopioi URL-osoite napsauttamalla ruutuun oikealla puolella olevaa Kopioi-painiketta, jotta voit jakaa linkin esimerkiksi sähköpostissa.
Napsauttamalla linkkiä, jonka käyttäjä vastaanottaa sähköpostissa, avaa asiakirja asianmukaisen Office 2016 -sovelluksen verkkoversiona.
Kun käyttäjä aloittaa asiakirjan muokkaamisen, ponnahdusikkunat kertovat, että "Vieras muokkaa tätä asiakirjaa".
Toisen henkilön tekemät muutokset näkyvät korostettuna tekstinä asiakirjasi instanssissa.
Jos annat käyttäjän muokata asiakirjaa ja muuttaa mieltäsi, voit helposti muuttaa kyseisen käyttäjän oikeuksia. Napsauta hiiren kakkospainikkeella käyttäjän nimeä luettelossa ja valitse "Muuta lupaa: voi katsella". Voit myös siirtyä muulla tavoin antamalla käyttäjälle lupa muokata asiakirjaa sen jälkeen, kun se on sallittua vain katsomaan sitä.
Jos olet lopettanut asiakirjan jakamisen käyttäjän kanssa, voit lopettaa käyttäjän sallia tarkastella tai muokata asiakirjaa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella käyttäjän nimeä luettelossa ja valitse "Poista käyttäjä" ponnahdusvalikosta.
Sulje "Jaa" -ruutu napsauttamalla ruudun oikeassa yläkulmassa olevaa "X".
Olipa kyseessä suuri tai pieni projekti, Office 2016: n uusi yhteistyöominaisuus reaaliajassa edistävällä ja yhdellä OneDrive-integroinnilla on tehokas.
