Jos olet käyttänyt Outlookia huomattavan paljon aikaa, sinulla on luultavasti muutamia sääntöjä, jotka auttavat sinua hallitsemaan sähköposteja. Jos sinulla on uusi tietokone tai asennat Windowsin uudelleen, sinun ei tarvitse asettaa kaikkia uudelleen - vain viedä ne.
Outlook-säännössä on useita vaiheita, jotka olet määrittänyt automaattisesti ottaaksesi tiettyjä toimia sähköpostiviesteissä, kun ne vastaanotetaan. Voit esimerkiksi näyttää ilmoituksen automaattisesti, kun vastaanotat tärkeitä sähköposteja, siirrät samankaltaisia sähköposteja tiettyyn kansioon tai merkitsemällä viestin tiettyyn ajanjaksoon.
Onneksi Outlookilla on mahdollisuus varmuuskopioida nämä säännöt. Tämä on hyödyllinen, jos haluat asentaa Windowsin uudelleen, määrittää Outlookin uuden tietokoneen tai jakaa säännöt muiden käyttäjien kanssa.
Aloita varmista, että Home-välilehti on aktiivinen. Valitse Siirrä-osiossa "Säännöt" ja valitse avattavasta valikosta "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä".
HUOMAUTUS: Voit myös käyttää sääntöjä ja hälytyksiä napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä ja valitsemalla sitten "Säännöt ja hälytykset" -painiketta "Tilitiedot" -näytössä.
Säännöt ja hälytykset -valintaikkuna avautuu. Napsauta "Sähköpostisäännöt" -välilehdellä työkalurivin "Asetukset" luomasi luomiesi sääntöjen yläpuolella olevasta työkalupalkista.
HUOMAUTUS: Kaikki tässä luetellut säännöt varmuuskopioidaan, eivät vain valittuja sääntöjä.
Napsauta "Asetukset" -valintaikkunassa "Vienti sääntöjä".
Näyttöön tulee Tallenna tallennetut säännöt -valintaikkuna. Siirry kansioon, johon haluat tallentaa sääntöjen varmuuskopiotiedoston. Anna varmuuskopiotiedoston nimi "Tiedoston nimi" muokkausruutuun. Ohjatun säännön sääntö (* .rwz) -tyyppi valitaan oletusarvoisesti avattavasta "Tallenna nimellä" -luettelosta ja .rwz-laajennus lisätään automaattisesti tiedostoon. Jos jakat sääntöjä muiden käyttäjien kanssa samassa Outlook-versiossa kuin sinä, klikkaa Tallenna. Jos jakat sääntötiedostoasi jonkun Outlookin vanhemman version kanssa, sinun on valittava toisenlainen sääntötiedosto ennen tiedostojen tallentamista alla kuvatulla tavalla.
Pudotusvalikosta "Tallenna nimellä" avattavassa luettelossa on kolme muuta muotoilua Outlookin, 2002: n tai 98: n yhä käyttäville henkilöille, jotka käyttävät edelleen Outlookin nykyistä versiota. valitse haluamasi vaihtoehdot ja napsauta sitten OK -painiketta.
HUOMAUTUS: Jos jakat sääntöjä useiden ihmisten kanssa käyttäen vanhempia vanhempia versioita Outlookissa, valitse aikaisin versio, koska vanhojen sääntöjen tiedostot voidaan aina avata uudemmissa Outlook-versioissa.
Kun olet vienyt sääntötiedoston, valitse "OK" sekä "Valinnat" ja "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkunat palataksesi pääposti-näyttöön (tai "Tilitiedot" -näyttöön riippuen siitä missä olet aloittanut).
Nyt voit varmuuskopioida syntyvän .rwz-tiedoston mihin tahansa ulkoiseen tai verkkoasemaan tai jakaa sen muiden kanssa.
Nyt sanotaan, että olet asentanut uuden tietokoneesi, asentanut Office, tuodan varmuuskopioidun Outlook-datatiedoston (sääntöjä ei tallenneta Outlook-tiedostoihin) vanha tietokoneesi ja olet valmis tarkistamaan sähköpostisi. Tuo tuon luomasi ja varmuuskopioidut säännöt, joten Outlook voi automaattisesti ryhtyä toimiin sähköpostin ollessa mukana. Avaa "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkuna jollakin kahdesta aiemmin keskustelusta. Huomaa, että sääntöluettelo on tyhjä. Voit korjata ja tuoda säännöt napsauttamalla Asetukset.
Valitse "Asetukset" -valintaikkunasta "Tuo säännöt".
"Tuo sääntöjä" -valintaikkuna avautuu. Siirry kansioon, johon tallennat sääntöjen varmuuskopiotiedoston, valitse .rwz-tiedosto ja napsauta sitten "Avaa".
Huomaat, että säännöt ja hälytykset -valintaikkunan säännöt, jotka ovat edelleen avoinna "Valinnat" -valintaikkunan takaa, täyttävät omat säännöt. Sulje "Asetukset" -valintaikkunan "OK" ja palaa "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkunaan.
Jos tarkistat sähköpostin ennen sääntöjen tuomista, voit käyttää sääntöjäsi nyt vastaanottamasi sähköpostiviestin. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkunan yläpuolella olevasta työkalupalkista "Suorita säännöt nyt".
Valitse Suorita säännöt -valintaikkunasta haluamasi säännöt ja napsauta "Suorita nyt". Kun säännöt ovat käynnissä, sulje sulje ikkuna Sulje ja napsauta sitten "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkunan OK. Nyt säännöt toimivat automaattisesti, tarkistamalla vastaanottamasi viestit ja suorittamalla määrittämäsi toiminnot, kaikki kulissien takana.
HUOMAUTUS: Jotkin säännöt eivät ehkä toimi muiden tietokoneiden kanssa, jos alkuperäisessä tietokoneessa luotuihin sääntöihin on olemassa tiettyjä kansioita, ihmisiä jne., Mutta niitä ei ole saatavilla muissa tietokoneissa.
