Word-dokumentit voivat saada valtavia, epätavallisen pitkiä, monimutkaisia asiakirjoja, joissa on paljon upotettuja kuvia, fontteja ja muita esineitä. Mutta näyttää siltä, että asiakirjat voivat kasvaa kädestä näennäisesti mitään syytä. Jos sinulla on valtava asiakirja, tässä on joitain asioita, joita voit yrittää vähentää sen tiedostokokoa.
Kun sinulla on Word-asiakirja, joka on hieman liian suuri, ensimmäinen asia, jonka yrität, pakkaa kuvat siihen. Tämä johtuu osittain siitä, että How-To Geek-sivustot ovat kirjoittaneet kattavia artikkeleita, jotka selittävät, miten tämä tehdään, ja osittain siksi, että kuvat näyttävät aina kaatumasta Word-asiakirjan koon syystä. Sinun pitäisi silti mennä eteenpäin ja noudattaa tässä artikkelissa kirjoitettuja vinkkejä, koska jos sinulla on kuvia, he auttavat sinua.
Mutta jos sinulla ei ole kuvia tai olet noudattanut näitä vinkkejä ja haluat vähentää tiedostokokoa enemmän, olemme saaneet sinut peittämään. Meillä on paljon vinkkejä jakamiseen, joten olemme rikkoneet ne asioihin, jotka varmasti auttavat vähentämään Word-dokumentin kokoa, asioita, jotka saattavat auttaa, ja joitakin yleisesti ehdotettuja vinkkejä, joita sinun ei pitäisi häiritä .
Aloitetaan.
Kaikki kärjet, joita löydät, eivät ole hyödyllisiä sinulle. Joskus tämä johtuu siitä, etteivät ne koske omaa tilannettasi (jos sinulla ei ole kuvia, niin vinkkejä kompressointiin ei ole hyötyä), mutta joskus vinkit ovat vain väärässä. Olemme testanneet kaikki tässä kohdassa mainitut vinkit, joten tiedämme heidän toimivan.
Microsoft julkaisi DOCX-muodon Office 2007: ssä, joten jos käytät edelleen .doc-muotoa, on aika muuntaa. Uudempi .docx-tiedostotyyppi toimii pääasiallisesti ZIP-tiedostona pakkaamalla asiakirjan sisältö, joten yksinkertaisesti .doc-tiedoston muuntaminen .docx-muotoon tekee asiakirjasta pienemmän. (Tämä koskee myös muita Office-muotoja, kuten Excel (.xls - .xslx), PowerPoint (.ppt to .pptx) ja Visio (.vsd to .vsdx).)
Voit muuntaa .doc-tiedoston avaamalla sen Wordissa ja valitsemalla Tiedosto> Info> Muunna.
Napsauta "OK", joka tulee näkyviin, napsauta "Tallenna" -painiketta ja Word muuntaa asiakirjan .docx. Sana tekee tämän tuloksen luomalla uuden version dokumentista uuteen muotoon, joten sinulla on vielä vanha .doc-versio.
Testasimme tämän näytteen 20-sivuisella .doc-tiedostolla, joka sisälsi kuusi kuvaa, erilaisia taulukoita ja muotoilumerkkejä. Alkuperäinen .doc-tiedosto oli 6,001 kilotavua, mutta muunnettu .docx-tiedosto painoi vain 721 kilotavua. Tämä on 12% alkuperäisestä koosta. Mikään muu ehdotamme alla ei tee enemmän vähentääksesi tiedostokokoasi, joten jos sinulla on .doc-tiedostoja, voit muuntaa .docx-tiedostoon, työsi voidaan tehdä.
Kun kopioit ja liität kuvan asiakirjaan, Word tekee tiettyjä oletuksia siitä, miten käsitellä sitä. Yksi näistä oletuksista on, että haluat liittää kuvan olevan BMP-muoto, joka on suuri tiedostotyyppi tai joskus PNG, joka on vielä melko suuri. Yksinkertainen vaihtoehto on liittää kuva muokkausohjelmaan sen sijaan, tallenna se pienempänä muotoon, kuten JPG, ja lisää sitten kuva asiakirjasi kohtaan Lisää> Kuva.
Pienen kuvakaappauksen liittäminen suoraan muuhun aihioon -arkistoon teki asiakirjan koon siirtymisen 22 kt: sta 548 kt: n tarkkuuteen.
Tämän kuvakaappauksen liittäminen Paintiin tallentamalla se JPG: ksi ja asettamalla sitten JPG tyhjään asiakirjaan aiheutti asiakirjan siirtymisen vain 331 KB: iin. Se on hieman yli 40% pienempi. Vielä parempi, GIF-formaatin käyttäminen johti asiakirjaan, joka oli yli 60 prosenttia pienempi. Skaalattu, tämä on ero 10 Mt: n ja 4 Mt: n asiakirjan välillä.
Tietenkään et voi aina päästä eroon tästä. Joskus tarvitset paremman kuvanlaadun, kuten BMP: n ja PNG: n muodot. Mutta jos se on pieni kuva tai sinun ei tarvitse olla erittäin laadukas, käyttämällä kevyempää painoa ja kuvan lisääminen voi auttaa.
Kun muokkaat kuvaa Wordissa, se tallentaa kaikki kuvasi muokkaukset osana asiakirjaa. Sillä, jos rajaat kuvan asiakirjaan, Word säilyttää edelleen täydellisen alkuperäisen kuvan. Muuta kuvaa mustavalkoiseksi, ja Word säilyttää edelleen alkuperäisen värillisen kuvan.
Tämä lisää dokumentin kokoa tarpeettomasti, joten kun olet tehnyt muutoksia kuvasi, ja olet varma, että näitä kuvia ei tarvitse palauttaa, Word voi hylätä muokkaustiedot.
Mutta parempi kuin poistaa tarpeettomia tietoja asiakirjasta, ei ole, että tarpeettomat tiedot dokumentissa ovat ensinnäkin. Kaikki muokkaukset, joita voit tehdä, jopa yksinkertaisia, kuten leikkaus tai nuolen lisääminen, voidaan parhaiten tehdä kuvankäsittelyohjelmassa ennen kuin liität kuvan asiakirjaan.
Kyllä, sanoimme alussa, että tämä artikkeli oli kyse muut tapoja pienentää tiedostokokoasi, mutta useimmat tämän aiheen artikkelit kertovat, miten voit pakata kuvat kerrallaan (mukaan lukien artikkeli), ja tässä How-To Geekissä etsimme parempia tapoja tehdä asioita.
Valitse Tiedosto> Tallenna nimellä> Lisää vaihtoehtoja. (Sinulla saattaa olla "Tallenna kopio" kuin "Tallenna nimellä", jos sinulla on OneDrive ja AutoSave on päällä.)
Tämä avaa "Tallenna nimellä" -valintaikkunan, jossa pääset käyttämään joitain lisävaihtoehtoja. Valitse Työkalut> Pakkaa kuvat.
Tämä avaa "Pakkaa kuvat" -paneelin, josta voit päättää, mitä pakkausta haluat käyttää kaikkiin kuvasi kerralla.
"Käytä vain tähän kuvaan" -asetus on harmaasävy, koska tämä on kaikki tai ei mitään työkalu - kaikki kuvat ovat käytössä, kun tallennat asiakirjan tai mikään niistä ei ole. Joten jos haluat valita eri vaihtoehtoja eri kuville, tämä ei toimi sinulle. Mutta jos haluat pakata kaikki kuvat yhdellä kertaa, tämä on vaihtoehto käyttää.
Valitse valintasi, napsauta "OK" ja tallenna sitten dokumentin uusi versio kaikkien pakattujen kuvien kanssa.
Ellei käytät epätavallista kirjasinta kaukana kauas galaksista, on melkein varmaa, että joku, jonka kanssa jaat asiakirjan, pystyy lukemaan sen käyttämällä Word-versiota (tai vapaata vaihtoehtoa, kuten Libre Office). Joten miksi haluat hukata tiedostosi tilaa upottamalla fontit? Pysäytä tämä tapahtumalla valitsemalla Tiedosto> Valinnat> Tallenna "Tiedostojen upottaminen kirjasimet" -vaihtoehto ja poista se käytöstä.
Saatat ajatella, että tämä ei tee paljon eroa, mutta sinä olisit väärässä. Jos fontin upottaminen on käytössä ja sen "Ei upottaa yleisiä järjestelmäfontteja" -asetus on poistettu käytöstä, tiedostokoko on lähes 2 Mt. Jopa "Älä upottaa yhteisiä järjestelmäfontteja" -kytketty päälle (mikä tarkoittaa, että fontit, kuten Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman ja niin edelleen eivät sisälly), tiedosto on edelleen lähes 1,3 megatavua suurempi.
Joten kyllä, lopeta fonttien upottaminen asiakirjaan.
Olemme äskettäin osoittaneet, miten Excel-laskentataulukko upotetaan tai linkitetään Word-dokumenttiin (ja voit tehdä sen myös muilla tiedostoilla, kuten PowerPoint-esityksillä tai Visio-kaavioilla). Jos voit liittää laskentataulukon sen sijaan, että upotit sen, tallennat itsellesi suurimman osan Excel-tiedoston koosta. Et tallenna kaikkia, koska linkitetyt laskentataulukot lisäävät vielä jonkin verran kokoa, mutta dokumentti on paljon pienempi linkin kanssa kuin upotettu. Tietenkin liittyy haittoja yhdistelemiseen samoin kuin etuja, joten lue tämä artikkeli ymmärtääksesi ne ennen kuin teet tämän.
Taaksepäin päivällä Word voit tallentaa asiakirjan pikkukuvan niin, että Windows voi näyttää esikatselun tiedostoselaimessa. Näinä päivinä File Explorer voi tehdä tämän itse eikä tarvita Word-apuohjelmaa, mutta vaihtoehto on edelleen dokumentissa. 721KB: n testituloksessamme tämän asetuksen kääntäminen kasvatti tiedostokokoa 3247 kt: n tarkkuudella. Se on 4,5-kertainen alkuperäisen tiedoston koko - ei mitään. Tämä asetus löytyy tiedostosta Tiedon> Ominaisuudet> Lisäominaisuudet.
Poista "Tallenna kaikki sanakirjojen pienoiskuvat" -valintaruutu ja napsauta "OK".
Tämän vaihtoehdon nimi on hieman harhaanjohtava, koska sen poistaminen käytöstä vaikuttaa vain avoimeen asiakirjaan, vaikka se sanoo "kaikki Word-dokumentit". Jos tämä on otettu käyttöön oletuksena, kun luot dokumentin, Sinun on katkaista se Normal.dotx-mallissa ja Microsoft on antanut erinomaiset ohjeet, jos et ole varma, miten.
Voit myös poistaa tämän asetuksen käytöstä Tallenna nimellä -kohdassa, jossa sitä kutsutaan hieman oikeammin "Tallenna pienoiskuva".
Asiakirjan kokoa lisäämällä ei ole vain henkilökohtaisia tietoja, mutta se voi myös antaa lukijoille tietoja, joita et halua heidän olevan. Saattaa olla myös tietoja, jotka on muotoiltu piilotettuna, ja jos et tarvita tätä piilotettua tekstiä asiakirjassa, miksi et pääse eroon siitä?
Poista tarpeettomat tiedot asiakirjasta otsikolla Tiedosto> Info> Tarkista ongelmat ja napsauta sitten Asiakirjan tarkastus -painiketta.
Varmista, että "Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot" on kytketty päälle ja napsauta sitten Tarkista. Kun tarkastaja on päättynyt, valitse "Poista kaikki" kohdassa Asiakirjan ominaisuudet ja henkilötiedot -osio.
Tämä toiminto pienensi testitiedoston kokoa 7 KB, joten ei ole valtava määrä. On kuitenkin hyvä käytäntö poistaa henkilökohtaisia tietoja tiedostoistasi, joten sinun pitäisi todennäköisesti tehdä tämä joka tapauksessa. Huomaa, että tietoja ei voi palauttaa sen poistamisen jälkeen, joten varmista, että olet tyytyväinen siihen, ennen kuin poistat sen. Voit tehdä saman kohdan "Invisible Content" ja "Piilotettu teksti" -asetuksissa, mutta tämä vain pienentää tiedostoa, jos sinulla on piilotettua sisältöä.
Yksi Wordin suurista ominaisuuksista - itse asiassa yksi kaikkien Office-sovellusten suurista ominaisuuksista - on AutoRecover. Tämä ominaisuus tekee säännölliset varmuuskopiot tiedostostasi toimimalla, joten jos Word kaatuu tai tietokone käynnistyy odottamattomasti (esimerkiksi silloin, kun Windows tekee järjestelmän päivityksen yön yli), sinulle esitetään automaattisesti palautetut versiot avoimista asiakirjoista, kun käynnistät seuraavan kerran Sana. Tietenkin kaikki nämä versiot lisäävät tiedostosi kokoa, joten jos poistat automaattisen palautuksen käytöstä, tiedostosi on pienempi.
Siirry kohtaan Tiedosto> Valinnat> Tallenna ja poista "Tallenna automaattisesti palautustiedot joka [x minuuttia]".
Tämä ei tee välitöntä eroa, mutta se lopettaa uusien AutoRecover-versioiden lisäämisen tiedostoon, kun työskentelet sitä.
Varo, että sinulla ei ole enää AutoRecover-versioita, joten jos Word kaatuu tai sulkeutuu odottamattomasti, menetät kaiken työn viimeisen tallennuksen jälkeen.
Kun työskentelet asiakirjassa, Word säästää erilaisia asioita taustalla auttamaan sinua.Olemme osoittaneet, kuinka voit poistaa ne, jos mahdollista, ja poistamalla Wordin keräämät tiedot, mutta dokumentissa ei todennäköisesti ole vielä asioita. Jos huomaat, että tämäntyyppinen asiakirjan koko voi olla, voit luoda uuden asiakirjan ja kopioida sen kaiken sen päälle.
Aloita luomalla uusi tyhjä dokumentti. Valitse kaikki nykyisen asiakirjan sisältö painamalla Ctrl + A. Liitä uusi asiakirja painamalla Ctrl + V. Tämä kopioi kaikki tekstit, osiot, muotoilut, sivun asetteluvaihtoehdot, sivunumerointi - kaikki, mitä tarvitset.
Uudessa asiakirjallasi ei ole mitään aiempia taustapainikkeita, automaattisen palautuksen tietoja tai aiempia versioita, mikä pienentää tiedoston kokoa.
Muista, että kopioit kuvien muokkaustiedot, joten haluat poistaa sen alkuperäisestä asiakirjasta ennen kopioimista kaikkiin uuteen asiakirjaan. Jos et, se ei ole iso juttu. Voit silti poistaa sen uudesta dokumentista.
Emme voi kertoa, kuinka paljon tämä säästää, koska se voi olla mikä muutamasta kilotavuusta monta megatavua kohden, mutta se kannattaa aina tehdä, jos haluat poistaa asiakirjasta mahdollisimman paljon rasvaa.
Bonuksena olemme myös nähneet tämän kopion / liiman uudeksi dokumenttikuvaksi ratkaisemaan outoja virheitä Word-dokumenteissa, joita oli vaikea jäljittää muutoin.
Joitakin vinkkejä näyttäisivät auttavan, mutta emme voineet saada aikaan myönteistä tulosta heidän kanssaan. Emme sano, että ne eivät vähennä tiedostokokoasi, mutta näyttää siltä, että tarvitset tiettyjä olosuhteita saadaksesi niistä hyötyä. Suosittelemme etukäteen yrittämään vinkit edellisestä osasta ja antamalla nämä mennä, jos tarvitset.
Mitä monimutkaisempi asiakirja on, ja mitä kauemmin se on tallennettu, sitä kauemmin se voi säästää, kun napsautat Tallenna-painiketta. Jotta voisit saada tämän, Wordissa on asetus Tiedosto> Valinnat> Lisäasetukset nimeltä "Salli taustasäästö."
Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä ja tallentaa asiakirjan taustalla työskentelemässäsi. Ajatuksena on, että kun napsautat Tallenna, tallennetaan vähemmän muutoksia, joten se säästää paljon nopeammin. Tämä on paljolti palautus niille päiville, jolloin Word otti suhteellisesti suuremman määrän järjestelmäresursseja, ja nykyaikaisissa järjestelmissä, luultavasti ei tarvita, varsinkin jos et editoi erittäin pitkät tai monimutkaiset asiakirjat.
Tuomaristo on selvittämässä, eroako tiedoston koko. Järjestelmän ollessa avoinna tämän asetuksen ollessa päällä ei ollut mitään eroa testitiedoston koolle (kun AutoRecover-toiminto jätettiin päälle teki lisätä tiedoston kokoa). Muutosten tekeminen noin 30 minuutin jaksolla ei myöskään aiheuttanut asiakirjan koon tuntuvaa muutosta riippumatta siitä, onko "Salli taustasäästäminen" vai ei. Myöskään sen poistaminen käytöstä ei muuta, kuinka nopeasti dokumentti tallennetaan.
Lyhyesti sanottuna: tämä on sinun tehtäväsi. Jos sammuttaminen ei vähennä tiedostokokoasi, jätä se päälle, koska kaikki, mitä Word sallii tallentaa asiakirjat automaattisesti, on hyvä asia.
RTF on Rich Text Format, ja se on avoin standardi asiakirjoille, joka tarjoaa hieman enemmän muotoilua kuin pelkkää tekstiä, mutta ei kaikki DOCX: n kelloja ja pillejä. Ajatus DOCX: n muuntamisesta RTF: ään on se, että se poistaa kaikki ylimääräiset muotoilut ja piilotetut tiedot niin, että kun tallennat RTF: n takaisin DOCX-tiedostoksi, tiedoston koko pienenee.
Muuntaminen 20 sivun, 721 KB: n testiasiakirjasta RTF: lle kääntyi tiedoston koon 19,5 megatavuksi (joten älä käytä RTF-tiedostoa, jos haluat pienen tiedoston). Sen muuntaminen DOCX-tiedostoon johti 714 kt tiedostoon. Se on 7 megatavua säästävä - alle 1% - ja koska RTF ei pystynyt käsittelemään joitakin yksinkertaisista taulukkomuodosta, jota käytimme, meidän oli uudistettava ..., joka toi koko takaisin jopa 721 kt.
Tämä ei näytä siltä, että sillä on monia etuja asiakirjallesi, varsinkin kun modernilla DOCX: lla on niin monta muotoilukykyä, jota RTF ei pysty käsittelemään.
Tämä on sama ajatus kuin RTF-muunnos, paitsi että HTML on web-muoto. Konversiotestimme osoitti melkein samanlaisia tuloksia RTF: n käyttämiseen.
Yritimme tätä 721 KB: n DOCX-tiedostossamme ja se muunnettiin 383 kt: n HTML-tiedostoksi. Sen muuntaminen takaisin DOCX-tiedostoon johti 714 KB: n tiedostoon. Se on 1%: n säästö, mutta se haittasi muotoilua, varsinkin otsakkeita, ja nämä olisi uudistettava.
DOCX-dokumentti on pakattu tiedosto, kuten 7-Xip- tai WinRar-arkisto. Tämä tarkoittaa sitä, että voit avata sen yhdellä näistä työkaluista ja nähdä kaiken sisällön. Yksi vinkki, jonka näet, on purkaa kaikki tiedostot DOCX: stä, lisätä ne pakattuun arkistoon ja nimetä sitten arkisto DOCX-tiedostopäätearkiksi. Hey presto, sinulla on Word-asiakirja, joka on pakattu! Teoriassa tämä kuulostaa hyvältä, mutta käyttämällä sekä 7-Zip- että WinRar-tiedostoja ja erilaisia arkistoformaatteja havaitsimme, että aina kun yritimme avata .docx-tiedosto, jonka olimme luoneet, Word kertoi meille, että tiedosto on vioittunut.
Tässä ajatuksessa voi olla joitain ansioita - 721 kt: n tiedostomme päätyi vain 72 kt: n, mutta emme suosittele sitä, ellei haluat viettää paljon aikaa pelaamalla sen kanssa yrittääkseen saada sen toimimaan. Myös säästäminen voi johtua vain siitä syystä, että pakkausprosessi on poistanut / pakannut jotain, joka estää Worda avaamasta asiakirjaa, mutta emme voi olla varma.
Internetissä on muutamia ehdotuksia, jotka heijastavat sitä ääni järkevää, mutta sillä ei ole suurta vaikutusta. Tämä ei tarkoita sitä, että sinun ei pitäisi kokeilla niitä, että sinun ei pitäisi odottaa suurta vaikutusta asiakirjan koosta.
Word säilyttää asiakirjan aiemmat versiot työskennellessään sitä. Tämä on AutoSave-toiminto, ja jotkut suosittelevat, että poistat ne valitsemalla Tiedosto> Info> Hallitse asiakirjaa ja poistamalla vanhat versiot.
Ei kuitenkaan ole mitään syytä tehdä tätä, koska nämä vanhat versiot tallennetaan Windows-tiedostojärjestelmään, ei Word-dokumenttiin. Niiden poistaminen ei tee asiakirjasta pienempää. Jos haluat poistaa aiemmat versiotiedot asiakirjasta, kopioi sisältö uuteen asiakirjaan tai tee Tiedosto> Tallenna nimellä tallentaaksesi uuteen asiakirjaan, kuten aiemmin ehdotimme.
Kun haluat kopioida ja liittää yhdestä asiakirjasta nykyiseen asiakirjaan, voit käyttää erilaisia liimausvaihtoehtoja.
Oletusasetus, jota käytetään, jos napsautat "Liitä" -painiketta (tai paina Ctrl + V), on "Keep Source Formatting". Tämä kopioi ei-oletusfontit ja muotoilut kuten lihavoidut, kursivoidut ja niin edelleen. Mutta jos napsautat "Pidä vain tekstiä" -vaihtoehdon sijaan, tämä - tai niinpä teoria menee - pienentää tiedostokokoa poistamalla muotoilun.
Yritimme tätä 20-sivuisella dokumentilla, jolla oli eri muotoilua jokaisella sivulla tekstiä varten, ja keskimääräinen koon ero oli alle 2 kt sivulla. Tämä mahti olla merkittävä, jos sinulla on 250 sivua sisältävä asiakirja, jossa se olisi yhteensä noin 0,5 megatavua, mutta sinulla on todella 250-sivuinen Word-dokumentti ilman muotoilua? Luultavasti ei, koska se olisi enimmäkseen lukukelvoton, joten menetät säästöt, kun lisäät muotoilun takaisin.
Kaikki tämän menetelmän edut ovat todennäköisesti alhaalla kärkeen, jonka annoimme edellä - kopioi ja liitä koko asiakirja uuteen asiakirjaan aiempien versioiden, vanhojen muokkausmuutosten ja niin edelleen.
Word antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa sivukokoa siirtymällä Layout> Size ja muuttamalla oletusarvoisesta "Letter" -kokosta. Siellä on vinkkejä, jotka sanovat, jos valitset pienemmän, mutta samanlaisen koon, kuten "A4", muut lukijat eivät huomaa, ja saat pienen koon säästämisen.
Yritimme tätä 20-sivuisella dokumentilla, jonka Letter-koko oli 721 kt. Muutimme kokoa "A4", "A5" (puolet A4-kokoisista) ja "B5". Dokumenttimme pysyi aina tasaisena 721 kt aina. Toisin sanoen se ei vaikuttanut tiedostokokoon lainkaan.
Asetuksessa on Asetukset> Asetukset> Lisäasetukset nimeltä "Upota kielitiedot", ja näet vinkkejä eri paikoissa, jotka kertovat, että tämä poistetaan käytöstä. Pinnalla tämä kuulostaa kohtuulliselta - eikö ylimääräisiä kielitietoja lisätä asiakirjan kokoa?
Lyhyesti sanottuna vastaus ei ole, jos käytät nykyaikaista .docx-tiedostoa. Sanalla käsitellään kielitietoja kulissien takana, eikä se sisällä mitään tilaa dokumentissa.
Tämän vaihtoehdon poistaminen voi tehdä pienen eron vanhoihin .doc-tiedostoihin, mutta vasta sitten, jos olet käyttänyt käsinkirjoitustyökalua ja Wordissa on joitain "käsinkirjoituksen tunnistusta koskevia korjaustietoja" tallentaaksesi. Muussa tapauksessa se ei ole mitään eroa.
Tämä on melko kattava luettelo tavoista, joilla voit leikata Word-tiedostojasi koon mukaan, mutta olemme aina etsimässä uusia menetelmiä kokeilemalla (tai debunkilla). Tuhoa kommentit, jos tiedät sellaisen tekniikan, jota meillä ei ole, ja tarkistamme sen!
